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Faut-il acheter son logiciel de comptabilité ou le louer ?

L’achat d’un logiciel de comptabilité n’est plus obligatoire. Dorénavant, les entreprises peuvent les louer. Dans le jargon, on parle de comptabilité dans les nuages (cloud) ou comptabilité en mode SaaS. Cependant, elles n’y trouvent pas forcément toutes leur compte. Voici quelques axes de réflexion permettant de répondre à la question : location ou achat de logiciel de comptabilité, que choisir ?

faut il acheter ou louer son logiciel de comptabilité

Acheter ou louer, critère n° 1 : la simplicité

Ce sont les deux principaux atouts de la location de logiciel de comptabilité par rapport à l’acquisition :

  • Aucun logiciel ne doit être installé

L’entreprise ne doit pas vérifier, au préalable, l’éventuelle compatibilité du logiciel avec son matériel informatique (PC ou mac) et son système d’exploitation (Windows 10, Vista, etc.). Elle pourra l’utiliser tant qu’elle dispose d’une connexion à Internet.

  • Aucune mise à jour ni maintenance ne doivent être gérées

L’entreprise ne doit pas se soucier de mettre à jour son logiciel de comptabilité (installation sur l’ordinateur ou sur le serveur et déploiement sur les postes concernés) : c’est l’éditeur du logiciel qui s’en charge directement.

Cela étant dit, les installations et mises à jour, si elles sont correctement appréhendées et déployées, ne sont pas un frein pour les entreprises qui disposent des compétences internes appropriées.

Acheter ou louer, critère n° 2 : la flexibilité

L’entreprise doit, avant d’acheter ou de louer, s’interroger sur la nature de son besoin : sera-t-il durable ? Ou est-il ponctuel ? Dans le premier cas, une acquisition pourra être envisagé (pour des investissements importants, elle est généralement plus rentable qu’une location sur le long terme).

Dans le second et, afin que l’entreprise « rentre dans ses frais », elle a tout intérêt à opter pour la location. En effet, dans la plupart des cas, l’abonnement est mensuel et il peut être mis fin à la location à tout moment. Elle présente donc un caractère plus flexible.

Acheter ou louer, critère n° 3 : la qualité de la connexion Internet

C’est un critère simple à comprendre : une entreprise ne doit opter pour une location de logiciel de comptabilité que si elle dispose d’une bonne connexion à Internet, sur les plans du débit et des coupures. En effet, en cas de coupures Internet, l’application hébergée n’est plus accessible. Impossible donc, dans ce cas, d’accéder aux données comptables de l’entreprise.

Les entreprises situées dans des zones peu ou mal desservies ont donc tout intérêt à acheter un logiciel de comptabilité plutôt que de le louer.

Acheter ou louer, critère n° 4 : la confiance en l’éditeur du logiciel

Lorsque le logiciel de comptabilité est loué, toutes les données de l’entreprise sont hébergéesstockées et sécurisées par l’éditeur du logiciel. Or, certaines peuvent craindre de confier à des tiers la gestion de ces données clefs. Dans ce cas, il convient, soit de s’assurer que les serveurs soient implantés dans des pays « de confiance » apportant certaines garanties en matière de protection et d’intégrité des données, soit de s’orienter vers l’achat et ainsi d’assurer elle-même la sécurité de ses données.

Par ailleurs, il convient d’être attentif à la législation en vigueur dans le pays où les données sont stockées. Dans certains pays, elles peuvent être consultées par des organismes (aux Etats-Unis notamment).

Acheter ou louer, critère n° 5 : le coût de la solution

Sur le long terme, louer un logiciel de comptabilité coûte généralement plus cher que l’acheter. En effet, outre le coût lié à l’utilisation du logiciel, le prix de la location tient également compte des coûts de stockage sur des serveurs, des coûts de maintenance de ses derniers et des coûts supportés au titre de la sécurité.

En cas d’achat, il convient toutefois de souligner que ces frais sont supportés directement par l’entreprise (pour que cette solution soit rentable, elle doit donc disposer des ressources humaines et matérielles nécessaires pour amortir ces frais).

Acheter ou louer, critère n° 6 : les spécificités liées à l’activité

Certaines activités nécessitent des applications comptables développées « sur mesure ». On les appelle des solutions métiers. Or, celles-ci ne sont que rarement disponibles à la location. Dans la plupart des cas, elles sont vendues.

Dans cette hypothèse, l’achat du logiciel de comptabilité permettra également de le personnaliser, de la modifier ou de l’améliorer afin de l’adapter au mieux aux besoins de l’entreprise.

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Conclusion : faut-il acheter ou louer son logiciel de comptabilité ? Il n’existe pas de solution idéale mais une solution adaptée aux besoins d’une entreprise. Chacune d’elle pourra faire son choix en étudiant les 6 critères recensés ci-dessus.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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