La balance auxiliaire

La balance auxiliaire est un tableau comptable qui recense les dettes fournisseurs et les créances clients d’une entreprise. Elle est souvent utilisée en pratique car elle permet d’obtenir rapidement certaines informations. Compta-Facile vous propose une fiche répondant aux questions : qu’est-ce qu’une balance auxiliaire ? A quoi sert-elle ?

Qu’est-ce qu’une balance auxiliaire ?

Une balance auxiliaire est une balance comptable qui regroupe l’ensemble des comptes de tiers (comptes clients d’une part et comptes fournisseurs d’autre part) et qui précise, pour chacun d’entre eux :

• Le numéro de compte général du tiers (le cas échéant),
• Le numéro de compte auxiliaire du tiers,
• La dénomination du tiers,
• L’en-cours financier avec celui-ci (dettes pour les fournisseurs et créances pour les clients).

Avant d’éditer une balance auxiliaire, il convient de s’assurer que les comptes qui vont être étudiés soient les bons et, autrement dit, qu’ils soient cohérents. Ils doivent donc avoir été révisés et la saisie comptable doit être terminée.

Par ailleurs, la génération d’une telle balance n’est possible que si l’entreprise a créé des comptes auxiliaires dans son plan comptable général et qu’elle les a rattachés aux comptes généraux adéquats (le compte 401 pour les comptes auxiliaires fournisseurs et le compte 411 pour les comptes auxiliaires clients). Pour connaître nos conseils à ce sujet : bien utiliser des comptes auxiliaires.

Voici un modèle de balance auxiliaire clients :

A quoi sert-elle ?

Elle ne fait pas partie des états comptables obligatoires. Cependant, elle demeure indispensable pour la plupart des entreprises.

Il s’agit d’un document fréquemment utilisé dans le processus de révision des comptes, que ce soit à l’occasion des travaux de clôture des comptes ou à l’occasion de l’établissement d’une situation comptable intermédiaire. Le solde qu’elle présente est notamment rapproché de celui figurant sur la balance générale et de celui du grand livre (grand livre général et grand livre auxiliaire).

Elle permet de prendre connaissance :

• des dettes que présente une entreprise envers chacun de ses fournisseurs,
• des créances qu’elle détient vis-à-vis de chacun de ses clients.

Les soldes importants sont ainsi mis en évidence. Ils donnent une indication sur les entrées et sorties futures de trésorerie (en étant toutefois moins précis que la balance âgée).

Enfin, la balance auxiliaire permet de repérer rapidement les comptes de tiers présentant des soldes anormaux (comptes auxiliaires fournisseurs débiteurs et comptes auxiliaires clients créditeurs). Le réviseur pourra ainsi trouver la cause de ce dysfonctionnement et le régler (reclassement en acomptes versés sur commandes par exemple ou en compte de fournisseurs débiteurs avec constatation, en parallèle, d’un avoir à recevoir) et ainsi le justifier dans son dossier de travail.

Quelle est la différence entre une balance auxiliaire, une balance générale et une balance âgée ?

La balance auxiliaire ne donne qu’une indication sur les sommes en cours de dénouement financier. Elle ne fournit aucun information sur l’exigibilité de ces sommes et leur échéance prévue. Cette caractéristique est prévue dans la balance âgée.

Enfin, la balance générale reprend tous les comptes généraux de l’entreprise, c’est-à-dire tous les comptes de la classe 1 à la classe 7 (les comptes auxiliaires clients et fournisseurs n’y figurent généralement pas, ils y sont centralisés).

A lire également sur le thème des documents comptables :

• Les livres comptables obligatoires
• Les journaux comptables
• Le brouillard comptable

Conclusion : la balance auxiliaire permet d’isoler les sommes dues à chaque fournisseurs et les sommes détenues à l’encontre de chaque client.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.