Bien tenir sa caisse

Les commerçants réalisant des ventes au détail payées « au comptant » doivent tenir un livre de caisse. Compta-Facile rappelle les bonnes pratiques à adopter en matière de gestion de la caisse et des espèces.

1. Tenir correctement son livre de caisse

En théorie, le livre de caisse ne doit contenir que des espèces. En pratique, dans certaines activités (commerces de détail, café, hôtels, restaurant notamment), il est possible d’y mentionner d’autres moyens de paiement comme les chèques ou les cartes bleues par exemple. La tenue du livre de caisse nécessite un certain formalisme :

• Les encaissements d’espèces doivent être distingués des encaissements de chèques (ventilation) ;
• Lors d’une remise en banque de chèques, la caisse doit être créditée du montant de la remise ;
• Les décaissements doivent être dissociés des encaissements (il convient d’utiliser deux colonnes différentes)

En fin de journée, le total des recettes et celui des dépenses doivent être calculés et inscrits sur le livre de caisse.

Lorsque les mouvements de caisse sont peu nombreux et simples (taux de TVA unique, même type de ventes), le détail des recettes peut être repris directement sur un agenda de caisse.

En revanche, lorsqu’ils sont nombreux et complexes (plusieurs taux de TVA applicables, différents types de ventes), il est nécessaire de s’équiper d’un outil capable de justifier le détail des recettes (bande de caisse enregistreuse ou brouillard de caisse). Ainsi, seules les récapitulations sont reprises sur l’agenda de caisse (sauf pour les entrées/sorties de caisse non gérées par la caisse enregistreuse par exemple). Dans ce cas, les rouleaux constituent des pièces justificatives (tickets journaliers ou tickets récapitulatifs) qu’il convient de conserver précieusement en cas de contrôle fiscal. Les bandes de caisse enregistreuse (ou les brouillards de caisse en l’absence de caisse enregistreuse) doivent mentionner certaines informations, notamment : la date de vente, la désignation des articles vendus et leur prix de vente.

Acquérir un terminal « point de vente » ou logiciel de caisse pourra être judicieux dans certains cas. Il permettra de réaliser un gain de temps considérable et d’éviter certaines erreurs de calcul. Le chef d’entreprise devra veiller à ce qu’il fonctionne comme une caisse enregistreuse, autrement dit qu’il permette de justifier le détail des recettes, d’enregistrer d’autres mouvements de caisse (achats en espèces par exemple), de déterminer le solde de caisse, d’éditer un journal de caisse etc.

Lien entre la caisse et la comptabilité : voici un article qui traite des modalités de comptabilisation des mouvements de caisse.

2. Contrôler et rapprocher les mouvements de la caisse

A. Rapprocher le solde théorique de caisse avec le solde réel

Il est indispensable de procéder à des contrôles de caisse périodiques. Ces derniers vont permettre de s’assurer que le solde du livre de caisse corresponde bien aux espèces réellement détenues en caisse.

En pratique, il convient de compter les espèces présentes dans la caisse à l’ouverture du magasin et de comparer le montant obtenu à celui qui figure sur le livre de caisse (ou celui qui est calculé par le logiciel de caisse). Tout écart doit être identifié, analysé et justifié. Ce contrôle pourra également être effectué en fin de journée, après la fermeture du magasin.

Remarque : les logiciels de caisse ont, en général, une fonctionnalité de ce type.

B. Maîtriser le processus de gestion de la caisse

Il convient de mettre en oeuvre des procédures afin d’éviter tout problème en matière de gestion de la caisse. On appelle cela le contrôle interne. Il donne lieu à l’identification de « bonnes pratiques » ; dont les principales sont les suivantes :

• Séparer certaines tâches (la personne qui gère les encaissements n’est pas celle qui effectue les enregistrements comptables par exemple, la personne qui établit les factures clients n’est pas celle qui procède à leur recouvrement ou encore la personne qui paie par espèces n’est pas celle qui comptabilise la facture d’achat) ;
• Effectuer des remises en banque (chèques, espèces) le plus souvent possible, idéalement tous les jours ;
• Protéger les espèces contre le vol (utilisation d’un coffre ou d’une armoire qui se ferment à clef) ;
• S’assurer que le montant des espèces détenu en caisse ne dépasse pas le montant assuré ;
• N’effectuer des paiements par espèces que sur présentation d’une pièce justificative (facture par exemple) ;
• Limiter le nombre de paiement par espèces ;
• Remettre systématiquement des sommes en banque lorsque la caisse atteint un montant défini au préalable ;
• Comparer la liste des encaissements reçus avec la liste des chèques remis en banque.

Il ne faut pas oublier qu’une mauvaise gestion de la caisse (entraînant l’apparition d’un compte « caisse » créditeur par exemple) peut avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise ; notamment un rejet de comptabilité.

Attention : les retraits et les paiements par espèces font l’objet d’une réglementation particulière.

Conclusion : la caisse est un point très sensible dans la gestion d’une entreprise. Il convient d’y porter une attention particulière et de la gérer correctement.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.