Vous êtes ici : Accueil » Les logiciels comptables » Bien choisir son logiciel comptable » Bien choisir son logiciel de gestion comptable

Bien choisir son logiciel de gestion comptable

A tous les stades de son existence, l’entreprise est confrontée à la problématique de la gestion de son équipement informatique et au choix d’un logiciel de gestion comptable. Compta-Facile vous dévoile les questions clefs à se poser avant d’investir dans un logiciel comptable. Bien choisir son logiciel de gestion

1. Identifier les principales caractéristiques de votre entreprise

La taille de l’entreprise est un des critères les plus déterminants : s’agit-il d’une Très Petite Entreprise (TPE), d’une Petite et Moyenne Entreprise (PME) ou d’une grande entreprise ? Le coût du progiciel de gestion comptable est impacté par la taille de l’entreprise et notamment par le nombre de postes informatiques à équiper, l’éventuel paramétrage du logiciel sur le réseau etc. Le second critère primordial est le secteur d’activité de votre entreprise (restauration, hôtellerie, vente par correspondance). Selon l’activité exercée, certains logiciels trouveront à s’appliquer mieux que d’autres ; notamment du fait des différentes extensions ou des modules supplémentaires qu’ils proposent. Certaines professions nécessitent un équipement informatique particulier ; on parle de « solutions spécifiques métiers ». Il pourra s’agir, par exemple, du bâtiment, activité pour laquelle il est nécessaire de suivre l’état d’avancement des chantiers, les devis, les volumes, la gestion des découpes et des pertes…

2. Définir vos besoins exacts et votre budget

Il s’agit de déterminer les fonctionnalités attendues du logiciel ou progiciel de gestion comptable en termes de production : comptabilité, gestion commerciale, social, juridique, fiscal etc. Souhaitez-vous que votre logiciel soit destiné uniquement à la gestion de la facturation ? Ou uniquement à la comptabilité ? Souhaitez-vous que votre logiciel de gestion commerciale soit lié à votre application comptable (et qu’il permette, par exemple, un déversement automatiquement des écritures de la gestion commerciale vers la comptabilité) ? L’utilisation du logiciel va-t-elle se limiter au domaine comptable ou va-t-elle inclure une gestion sociale (établissement des bulletins de paie, déclarations de charges sociales), la gestion des immobilisations ? Enfin, un dernier conseil (et non des moindres), il convient de déterminer en amont le budget que vous souhaitez allouer à votre nouvel équipement informatique ; et ceci afin de ne pas risquer un « dérapage » budgétaire.

3. Cerner vos souhaits en matière d’utilisation du logiciel

Dans cette étape de votre réflexion, il conviendra d’identifier les modalités d’utilisation souhaitée de votre logiciel / progiciel. Les questions qu’il faut se poser à ce stade sont : où allez-vous utiliser votre logiciel (dans un endroit fixe ou bien partout, y compris en déplacement) ? Quand allez-vous l’utiliser (durant les horaires de travail, le week-end) ? Comment souhaitez-vous vous le procurer (acquisition de licence, location de services de gestion) ? Comment souhaitez-vous l’utiliser (en local, via Internet) ? Souhaitez-vous bénéficier d’une assistance ?

4. Trouver le logiciel de gestion qui vous convient le mieux

De nombreux éditeurs informatiques développent des logiciels de gestion avec des gammes plus ou moins étendues (et donc des tarifs différents). En général, les gammes de produits proposées sont les suivantes :

  • Logiciel de comptabilité

Le logiciel de comptabilité regroupe, en général, les principales fonctionnalités liées à la saisie des écritures comptables, le lettrage des comptes clients et fournisseurs, la préparation du bilan de clôture (passage des écritures d’inventaire), l’établissement des déclarations de TVA, des annexes fiscales, ainsi que du bilan et du compte de résultat comptables. Pour plus d’informations : choisir son logiciel de comptabilité, tenir sa comptabilité sur Internet.

  • Logiciel de gestion des immobilisations

Ce logiciel permet de gérer les actifs immobilisés de l’entreprise et notamment les entrées, sorties d’immobilisations et les dotations aux amortissements en fin d’année (ou simulées lors d’établissement de situations comptables intermédiaires).

Cette gamme permet d’établir les bulletins de paies des salariés et de préparer les déclarations de charges sociales mensuelles / trimestrielles ainsi que les déclarations annuelles (DADS par exemple). Elle n’est utile que lorsque l’entreprise gère ses paies en interne (autrement dit qu’elle ne fasse pas appel à son Expert-Comptable pour la gestion de la paie).

Ce module permet de gérer entièrement les aspects liés à l’établissement de devis, de factures et ceux liés à la gestion des approvisionnements (stocks). Mais il est possible de ne retenir qu’une solution de devis-facturation sans acheter le programme de gestion des stocks (pour plus d’informations : comment choisir son logiciel de facturation ? Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ?). Le module complet permet de gérer entièrement les documents clients-fournisseurs (par exemple, pour les fournisseurs, création d’un bon de commande, transformation en bordereau de livraison puis en facture et déversement automatique dans la comptabilité). Cette dernière formule est fréquemment utilisée dans les grandes entreprises.

Cette solution est généralement préconisée aux entreprises exerçant une activité de commerce de détail. Il s’agit d’une sorte de caisse enregistreuse informatique (caisse reliée à un matériel informatique lui-même branché sur un réseau) permettant la gestion des encaissements clients (selon le type de paiement : espèces, chèques, cartes bleues) ainsi que la gestion des stocks. Certaines versions permettent également d’éditer des factures.

  • Logiciel de gestion juridique

Cette extension est peu utilisée en pratique car les entreprises ont généralement recours aux services d’un Expert-Comptable ou d’un Avocat pour le suivi juridique ordinaire et exceptionnel de leurs affaires. Ces logiciels peuvent être installés sur un poste en particulier (« monoposte ») ou directement sur un réseau (et ainsi profiter à plusieurs utilisateurs). Les besoins de l’entreprise évoluant au cours de son développement, il est possible de migrer vers des gammes de produits supérieures ou inférieures.

Un progiciel de Gestion Intégré est une application pouvant combiner de nombreux modules qui sont alimentés par une seule et même base de données. Plus coûteux que les autres solutions exposées ci-dessus, le PGI présente toutefois des avantages incontestables (unicité de l’information, meilleure productivité et maîtrise des coûts).

En général, les TPE et PME s’orientent plutôt vers des produits simple et moins coûteux, ayant des bases de données distinctes (logiciel comptable et logiciel de gestion commerciale par exemple). Les grandes entreprises, au contraire, préfèrent recourir aux progiciels de gestion intégré.

Conclusion : avant de choisir son logiciel de gestion comptable, il convient de se poser les bonnes questions : ai-je bien défini mes besoins ? Quelles sont les caractéristiques de mon entreprise ? Quand vais-je utiliser mon logiciel ? A quel endroit et comment ? Ce n’est qu’à l’issue de ce processus de réflexion que votre entreprise pourra investir dans un logiciel de gestion comptable avec efficience.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

Répondre

Votre adresse email ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont marqués d'une étoile *

*


*