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Comment passer une écriture comptable ?

Lorsqu’une entreprise décide de tenir une partie de sa comptabilité elle-même et notamment de procéder aux travaux de saisie, elle va devoir comptabiliser des enregistrements comptables. Compta-Facile y consacre une fiche en répondant à la question : comment passer une écriture comptable ?

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Identifier le journal approprié

Les écritures comptables sont enregistrées dans un document appelé journal comptable. Tous les mouvements qui affectent le patrimoine ou le résultat de l’entreprise y sont consignés par opérations et dans un ordre chronologique. Il existe deux modalités de tenue du journal : le système classique ou le système centralisateur.

Le système classique

Dans le système classique, les écritures comptables sont enregistrées dans un journal unique. Celui-ci doit indiquer : la date de l’opération, le numéro de compte mouvementé, la référence à la pièce justificative, le libellé de l’opération, le montant de l’opération porté au débit et le montant de l’opération porté au crédit. Il comportera donc toutes les écritures : achats, ventes, banque, caisse, etc.

Toutes les écritures figurant dans ce journal sera reportées sur le grand-livre.

Le système centralisateur

C’est le système le plus utilisé dans la pratique par les entreprises. Dans celui-ci, il n’est pas créé un seul journal mais plusieurs « sous-journaux » appelés journaux auxiliaires. Toutes les opérations figurant dans les journaux auxiliaires sont centralisées dans le journal général tous les mois et également reportées dans le grand-livre.

En général, voici les journaux auxiliaires créés :

  • journal des achats qui contient les factures reçues (frais généraux, charges externes, etc.),
  • journal des ventes qui contient les factures émises (ventes de marchandises, de prestations de services, de produits finis, etc.),
  • journal de banque qui contient le dénouement financier de toutes les opérations effectuées par l’entreprise (paiement des achats, encaissement des ventes, règlement des salaires, etc.),
  • journal de caisse qui contient l’ensemble des opérations dénouées sous forme d’espèces (et dans certains cas, de chèques et cartes bleues),
  • journal des opérations diverses qui contient des opérations peu nombreuses ne nécessitant pas l’emploi d’un journal complet (comptabilisation des déclarations de TVA, des salaires et charges sociales, des opérations d’inventaire, etc.).

Remarque : le système adopté par une entreprise se paramètre dans son logiciel de comptabilité. La possibilité de créer différents journaux (et de les paramétrer) doit également y être prévue.

Mouvementer les comptes au débit et au crédit

Passer une écriture en comptabilité revient à enregistrer au moins deux mouvements : un débit et un crédit. Le tout repose sur un principe fondamental de la comptabilité : le mécanisme de la partie double. On y distingue les comptes de bilan (comptes de la classe 1 à 5 du PCG dont certains sont appelés « comptes d’actif » tandis que d’autres sont des « comptes de passif ») des comptes de gestion (comptes des classes 6 « Charges » et 7 « Produits » du PCG).

Le fonctionnement des comptes étant différent selon leur nature, la convention suivante est appliquée en comptabilité :

  • les comptes d’actifs et de charges augmentent lorsqu’ils sont débités et diminuent lorsqu’ils sont crédités,
  • les comptes de passifs et de produits augmentent lorsqu’ils sont crédités et diminuent lorsqu’ils sont débités.

Une écriture comptable ne peut être composée que de comptes de gestion. En revanche, elle peut contenir :

  • un ou plusieurs comptes de gestion et un ou plusieurs comptes de bilan,
  • un ou plusieurs comptes de bilan uniquement.

Il est primordial de veiller à utiliser le bon compte, c’est-à-dire celui qui traduit correctement la nature de l’opération. On parle alors d’imputation comptable appropriée. Pour se faire, nous invitons nos lecteurs à consulter les sous-rubriques du chapitre « écritures comptables » de Compta-Facile (la plupart des traitements comptables y sont détaillés).

Vérifier l’équilibre de l’écriture comptable

A l’issue du processus de saisie comptable, le total de la colonne « débit » de l’écriture (et donc celui du journal dans sa globalité) doit être égal à celui de la colonne « crédit » ; faute de quoi l’écriture sera déséquilibrée et le journal ne pourra pas être refermé.

Toutes les écritures contenues dans le journal général (et également dans les journaux auxiliaires) vont alimenter les états comptables que sont la balance générale, le compte de résultat et le bilan.

Conclusion : passer une écriture comptable se résume à identifier le journal approprié à recevoir la saisie, à mouvementer dans le bon sens les bons comptes et à vérifier l’équilibre de l’écriture comptable.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

Un commentaire

  1. Merci, Mr Clermont. Votre site est vraiment instructif. Je vous félicite et vous encourage pour les documents que vous mettez à notre disposition.

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