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La comptabilisation des locations mobilières et immobilières

En comptabilité, les locations doivent être enregistrées dans des comptes de charges externes. Elles s’imputent dans un compte 6132 si les locations portent sur un immeuble ou un compte 6135 si elles portent sur un bien meuble.

Cet article de Compta-Facile vous détaille les écritures comptables des locations mobilières et immobilières.

comptabilisation des locations mobilières et immobilières

1. La comptabilisation des locations immobilières

Les locations immobilières donnent lieu au paiement de loyers qui constituent des charges de l’exercice. Elles figurent dans un compte de charges externes (compte 61).

Pour comptabiliser une facture de location immobilière :

  • on débite :
    1. le compte 6132 « Locations immobilières »,
    2. le compte 44566 « T.V.A. sur autres biens et services » lors l’entreprise est en mesure de récupérer la TVA,
  • et on crédite le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant TTC.

En général, lors de la conclusion d’un bail, des loyers versés d’avance sont exigés. Ces sommes ont le caractère de garantie. Elles doivent être comptabilisées dans le compte 275 « Dépôts et cautionnements ». Elles ne figureront pas dans le compte de résultat mais à l’actif du bilan comptable.

Remarque : le loyer immobilier constitue une charge récurrente pouvant faire l’objet d’un abonnement. Cette méthode est pratique lorsque l’entreprise procède régulièrement à des situations comptables intermédiaires.

2. La comptabilisation des locations mobilières

Les locations mobilières sont regroupées dans le compte 6135 « Locations mobilières ». Il peut s’agir de locations de matériels de transports, de matériels informatiques.

Pour comptabiliser une facture de loyer portant sur un bien meuble :

  • on débite :
    1. le compte 6135 « Locations mobilières »,
    2. le compte 44566 « T.V.A. sur autres biens et services »,
  • et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Une attention particulière doit être portée aux loyers portant sur des véhicules de tourisme. En effet, une fraction des loyers, bien qu’inscrite en charges, pourra être réintégrée fiscalement (la base est différente selon le niveau de pollution émis par le véhicule). La réintégration extracomptable est effectuée sur l’imprimé n° 2058-A (ligne WF).

Le coin des entrepreneurs propose cet article pour plus d’informations : la fiscalité des véhicules de tourisme

A la clôture de l’exercice comptable, il convient de vérifier que toutes les charges correspondant aux loyers ont bien été rattachées à l’exercice auquel elles se rapportent. Ainsi, il pourra être comptabilisé une charge constatée d’avance lorsque le loyer est facturé d’avance (ce qui est généralement le cas).

Dans certains cas, à l’issue de la durée de location, l’entreprise ayant loué le bien pourra s’en porter acquéreuse en versant une somme d’argent (c’est notamment le cas des locations avec option d’achat ou « LOA »). La valeur d’achat, généralement très faible (quelques pourcents du prix d’achat initial du bien), est définie dans le contrat initial. Ce rachat devra faire l’objet d’une immobilisation comptable.

Exemple : une entreprise loue un matériel de transport (véhicule utilitaire). Le loyer est de 1 800 euros HT par trimestre. Il est payable d’avance et facturé le premier jour du mois de chaque trimestre. L’entreprise clôture son exercice comptable le 31 octobre de chaque année.

Le 1er octobre N, elle comptabilise sa facture de loyer mobilier :

  • débit du compte 6135 « Locations mobilières » pour 1 800 euros ;
  • débit du compte 44566 « TVA sur autres biens et services » pour 360 euros ;
  • crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour 2 160 euros.

Puis elle comptabilise le paiement de la facture :

  • débit du compte 401 « Fournisseurs » pour 2 160 euros ;
  • crédit du compte 512 « Banque » pour 2 160 euros.

A la clôture de l’exercice, elle doit comptabiliser une charge constatée d’avance pour la fraction du loyer s’étalant au-delà de l’exercice comptable (soit du 1er novembre N+1 au 31 décembre N+1). Ainsi, dans ses opérations d’inventaire, elle va comptabiliser l’écriture suivante :

  • débit du compte 486 « Charges constatées d’avance » pour 1 200 euros ( 1 800 x 2/3 ) ;
  • crédit du compte 6135 « Locations mobilières » pour 1 200 euros.

A l’issue de la durée de location, elle rachète le bien (LOA – valeur résiduelle fixée dans le contrat à 180 euros) :

  • débit du compte 2182 « Matériel de transport » pour 180 euros ;
  • débit du compte 44562 « TVA sur immobilisations » pour 36 euros ;
  • crédit du compte 4041 « Fournisseurs – achats d’immobilisations » pour 216 euros.

L’entreprise devra également amortir le bien acquis.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

6 commentaires

  1. Peut-on payer un loyer un an en avance avant la fin d’un exercice comptable ?
    Merci pour votre rapide retour.

  2. Bonjour,

    Comment comptabiliser la chose si le paiement du loyer parvient avant la réception de la facture ?

    exemple : si le 2 janvier la banque me prélève un loyer de 400€ HT (tva = 80€) et le 4 janvier , je reçois la facture du même loyer ? comptabiliser une facture non parvenue n’est pas utile il me semble ? Puisque les deux écritures sont arrivées lors du même exercice comptable.

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Oui, votre raisonnement est correct : lorsque le paiement est effectué avant la réception de la facture à l’intérieur d’un même exercice comptable, il n’est pas nécessaire de comptabiliser une facture non parvenue. En revanche, le raisonnement est différent lorsque le paiement est effectué avant la clôture et que la facture est datée d’après cette date. Pour plus d’informations : la comptabilisation des factures non parvenues FNP.
      Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  3. Bonjour,
    Doit-on enregistrer les loyers dans le journal des achats ?
    Merci.

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Oui, les factures fournisseurs de loyers doivent être comptabilisées dans un journal d’achat. Si vous n’avez que très peu de mouvements comptables, vous pouvez les enregistrer dans un journal unique mais je vous déconseille d’avoir recours à cette méthode. Pour plus d’informations : les journaux comptables.
      Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

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