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La comptabilisation des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques, qu’elles soient versées à un salarié, un dirigeant ou un chef d’entreprise, suivent un schéma de comptabilisation particulier. Compta-Facile vous propose une fiche sur le traitement comptable des indemnités kilométriques (IK).

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1. Les indemnités kilométriques : présentation

Les indemnités kilométriques correspondent à des sommes versées aux salariés d’une entreprise ou à ses dirigeants et destinées à compenser l’utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre de leurs fonctions professionnelles.

Le régime des indemnités kilométriques est encadré. Ainsi, le déplacement doit être :

  • Justifié et exposé dans l’intérêt de l’entreprise
  • Motivé par des raisons strictement professionnelles

Remarque : le trajet domicile-travail n’ouvre pas droit au versement des indemnités kilométriques.

Le calcul des indemnités kilométriques est fondé sur un barème publié chaque année par l’administration fiscale. A titre d’exemple, voici le barème applicable en 2015 pour les automobiles (il est fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue en kilomètres, dénommée « d » dans le tableau) :

Puissance < 5000 km de 5001 à 20000 km >20000 km
3 CV et moins d × 0,41 (d × 0,245) + 824 d × 0,286
4 CV d × 0,493 (d × 0,277) + 1   082 d × 0,330
5 CV d × 0,543 (d × 0,305) + 1   188 d × 0,364
6 CV d × 0,568 (d × 0,32) + 1   244 d × 0,382
7 CV d × 0,595 (d × 0,337) + 1   288 d × 0,401

Ce barème couvre, non seulement les dépenses de carburant ; mais également les dépenses d’entretien du véhicule, d’assurance. Il tient également compte de l’usure du véhicule (amortissement). Lorsqu’un salarié est indemnisé avec ce mode, il ne peut se faire rembourser ces frais par l’entreprise. Il pourra, bien évidemment, se faire rembourser ses frais de stationnement et de péage (Cf. comptabiliser une note de frais).

Les kilomètres effectués doivent être justifiés et être récapitulés dans une note de frais, avec notamment :

  • la date du déplacement,
  • le motif du déplacement,
  • le lieu de la mission,
  • et la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).

Fiscalement, lorsque les frais de voyages et de déplacements exposés par certains membres du personnel excèdent 15 000 euros, une déclaration spéciale doit être souscrite et transmise à l’administration fiscale Elle devra être fournie avec déclaration de résultats. Il s’agit de l’imprimé n° 2067 pour les sociétés ou d’un cadre prévu sur l’annexe n° 2031 ter pour les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu.

2. Les indemnités kilométriques : comptabilisation

A. Comptabilisation des indemnités kilométriques d’un salarié

Voici comment comptabiliser les indemnités kilométriques dues à un salarié :

  • On débite le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
  • Et on crédite le compte 421 « Personnel – rémunérations dues ».

Remarque : en pratique, cet enregistrement est inclus dans les écritures de comptabilisation de la paie et des charges sociales.

B. Comptabilisation des indemnités kilométriques d’un dirigeant de société

Voici comment comptabiliser les indemnités kilométriques dues à un dirigeant de société (gérant de SARL/EURL, Président de SA/SAS/SASU, etc.) :

  • On débite le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
  • Et on crédite le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ».

Remarque : lorsque l’intéressé est associé dans la société et qu’il y dispose d’un compte courant, il est envisageable de créditer ce dernier (455 « Associés – Comptes Courants ») plutôt que le compte 467.

C. Comptabilisation des indemnités kilométriques d’un chef d’entreprise

Voici comment comptabiliser les indemnités kilométriques dues à l’exploitant d’une entreprise individuelle (chef d’entreprise) :

  • On débite le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
  • Et on crédite le compte 108 « Compte de l’exploitant ».

Conclusion : les indemnités kilométriques versées aux salariés (et assimilés salariés) ainsi qu’aux dirigeants et chefs d’entreprise sont comptabilisées au débit du compte 6251 « Voyages et déplacements ». 

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

8 commentaires

  1. Bonjour,

    je suis confronté à un problème de comptabilisation de tickets de gasoil. En fait, le gérant d’une SARL a payé le carburant par la CB de la société. Dans les relevés bancaires, je les ai comptabilisés ainsi : D 6061 et C 512.

    Or la société ne dispose pas de véhicule , c’est le gérant qui utilise sa voiture personnelle pour des missions. Dans ce cas dois-je contrepasser la première écriture ainsi (pour passer à l’indemnité kilométrique) : D 6251 et C 6061.

    Dans le cas où les frais de IKM sont supérieurs à ceux enregistrés de carburant, dois je rajouter une écriture de type : D 6251 et C 455.

    Et si c’est le contraire je réintègre extra comptablement les dépenses du carburant?

    Merci de votre réponse.

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Effectivement, le gérant n’est pas en droit de faire passer ses tickets de Gazole lorsqu’aucun véhicule n’est possédé ou loué par la société. Il doit avoir recours, dans ce cas, au mécanisme des indemnités kilométriques. Dans votre cas, la dépense (Carte Bleue) doit être enregistrée directement dans le compte d’associé du gérant (D 455 et C 512). Ensuite, le gérant doit établir ses notes de frais en récapitulant les kilomètres effectués à titre professionnel avec son véhicule personnel (date, motif du déplacement, nombre de kilomètres…). Vous comptabiliserez cette note de frais (D 6251 et C 455). Normalement, l’indemnité kilométrique sera plus importante que le ticket de carburant étant donné que le barème fiscal prend en compte, non seulement le carburant mais également l’usure du véhicule, son assurance et son entretien. Dans ce cas, seule la différence devra être remboursée au gérant (D 455 et C 512). A défaut (indemnités kilométriques inférieures), le gérant devra réinjecter de l’argent sur le compte pro. Attention : assurez-vous que le compte courant soit toujours créditeur… Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  2. Bonjour,

    J’ai créé une SASU dont je suis le président cette année et je compte me faire rembourser les indemnités kilométriques.

    Si j’ai bien compris, le barème de 2015 sert pour 2014. Si je souhaite me faire rembourser mes indemnités kilométriques de 2015, je devrais attendre plus ou moins mars pour avoir le nouveau barème et donc le montant exact.

    Je pourrais donc me rembourser en une fois mes indemnisés kilométriques de 2015 en mars 2016, mes indemnités kilométriques apparaîtrons alors dans l’exercice 2016, c’est bien cela?

    Si je souhaite un remboursement mensuel, je dois faire une provision mensuelle et régulariser l’année suivante, l’écriture sera la même ?

    Merci d’avance de votre retour.

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Quoiqu’il en soit et, avant toute chose, toutes les charges doivent être rattachées à l’exercice comptable auquel elles se rapportent. Vos indemnités kilométriques 2015 doivent figurer, si vous clôturer vos exercices comptables le 31 décembre de chaque année, dans le bilan 2015.
      Vous pouvez effectivement vous verser des provisions tout au long de l’année (basées sur le taux applicable l’année précédente). Celles-ci seront régularisées une fois le taux définitif connu.
      En général, vous constaterez les indemnités kilométriques qui vous reviennent chaque mois (débit du compte 6251 « Voyages et déplacements » par le crédit du compte 4551 « Associés – comptes courants ») et vous vous les réglerez au cours du mois suivant (débit du compte 4551 « Associés – comptes courants » et crédit du compte 512 « Banque »). Puis vous procéderez à la régularisation annuelle et constaterez un complément d’IK à vous verser.
      En espérant avoir répondu à vos question. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  3. Bonjour et merci de votre article.
    J’ai une question, dans les faits, je viens d’arriver en octobre dans la société et, j’ai dépassé les 5000km le mois dernier. Lors du mois de novembre je vois que le barème baisse, jusque là rien d’anormal. Ma question est : comment régulariser les 5.000 premiers km qui ont été validé à 0,49 euros ? Et pour les km suivant ? Va t’il y avoir une régularisation ?
    De même, comment ou quand se rajoute l’indemnité supplémentaires ? En fin d’année ou est-elle calculée au prorata ?
    Merci d’avance pour votre réponse

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Le barème est établi par année et il ne change pas en cours d’année. Ce qui change, ce sont les modalités d’indemnisation en fonction du nombre de km parcourus. Lorsque vous vous êtes basé sur 5.000 km et que vous en effectuez plus, il conviendra, en effet, de procéder à une régularisation des 5.000 premiers km parcourus (qui sera donc en votre défaveur puisque vous serez moins indemnisé). Si cela est possible pour vous, le plus simple est d’effectuer un versement à l’issue des km réellement parcours.
      Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  4. Bonjour et merci de vos conseils.
    Je suis en EI, BNC, j’effectue mes trajets avec mon véhicule personnel. Puis-je déduire mes frais de carburant de ma comptabilité ? Dois-je garder tous les tickets ou bien y-a-t-il possibilité d’utiliser un barème d’indemnités kilométriques ?
    Vous remerciant de ces précisions,
    Cordialement,
    YG

    • Thibaut Clermont
      Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Vous pouvez effectivement utiliser un barème pour procéder à une évaluation forfaitaire de vos frais de voiture (le même que pour celui des salariés). En revanche, cela implique que vous payiez depuis votre compte personnel toutes les dépenses liées au fonctionnement du véhicule (entretien, carburant, assurance) car le barème couvre l’ensemble de ses éléments ; y compris la dépréciation du véhicule.
      Par ailleurs, votre véhicule doit être inscrit au registre des immobilisations. Pour plus d’informations : Bofip frais de voiture.
      Bonne fin de journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

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