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Comptabilité des commerçants : les obligations

Les commerçants sont astreints à des obligations comptables particulières. Ils doivent présenter une comptabilité sincère et régulière et peuvent bénéficier d’allègements sous certaines conditions. Compta-Facile fait le point sur la comptabilité des commerçants : quelle est l’étendue de leurs obligations comptables ?

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Les obligations comptables communes à tous les commerçants

Tous les commerçants, quel que soit leur mode d’exercice d’activité (en nom propre c’est-à-dire en entreprise individuelle, en EIRL ou en société : SARL ou EURL, SAS ou SASU, SA, SNC, etc.) ainsi que leur taille, sont tenus :

  • de faire établir et contrôler leurs comptes par leur dirigeant,
  • de rédiger un document décrivant leur organisation comptable ainsi que les procédures qui y sont appliquées,
  • et de tenir des livres comptables obligatoires.

L’établissement des comptes par le dirigeant

La tenue de la comptabilité, l’organisation de la comptabilité et l’établissement des comptes relèvent de la responsabilité du dirigeant de l’entreprise. Ainsi, même s’il la délègue à une autre personne (un salarié ou un expert-comptable), il en demeure responsable.

En pratique, il s’agit du chef d’entreprise (entrepreneur individuel), du gérant (SNC, EURL ou SARL) ou du président (SA, SASU ou SAS).

La rédaction du document sur les procédures et l’organisation comptable

La loi impose, sans en préciser le contenu, la rédaction d’une documentation écrite faisant état des procédures et de l’organisation comptables applicables au sein de l’entreprise pour permettre la compréhension du système de traitement de celle-ci. Dans la pratique, ce document comprend toutes les informations relatives :

  • à l’organisation de l’entreprise (organisation générale, administrative et comptable),
  • aux intervenants extérieurs (désignation, fonction, rôle),
  • au plan de comptes utilisé (indication du système retenu, description du contenu),
  • à la description des opérations comptables (saisie comptable et vérification des informations),
  • aux procédures de numérotation, de classement et d’archivage,
  • aux livres comptables obligatoires,
  • aux consignes applicables en matière d’inventaire,
  • aux procédures de révision des comptes, à l’organisation des travaux d’inventaire et aux modalités de présentation des comptes annuels.

La tenue des livres comptables obligatoires

Enfin, tous les commerçants doivent tenir des livres comptables obligatoires :

  • un livre-journal enregistrant tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise ;
  • un grand-livre reprenant toutes les informations qui figurent dans le livre journal mais en les agençant différemment c’est-à-dire en suivant le plan comptable utilisé par l’entreprise) ;
  • un livre d’inventaire récapitulant tous les éléments qui composent le patrimoine de l’entreprise (ce dernier n’est plus obligatoire pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2016).

Les obligations comptables des commerçants personnes morales

Par « commerçants personnes morales », il est entendu « commerçants exerçant leur activité sous une forme sociétale » (SNC, SA, SAS, SASU, SARL, EURL, etc.). En comptabilité, l’EIRL est assimilée à une personne morale.

Enregistrements comptables

Les commerçants personnes morales doivent :

  • comptabiliser tous les mouvements qui affectent leur patrimoine de manière chronologique ;
  • émettre des factures en respectant un certain nombre de mentions obligatoires ;
  • effectuer un inventaire au moins une fois par an afin de contrôler physiquement l’existence et la valeur des actifs et des passifs de leur patrimoine.

Concrètement, la comptabilité d’un commerçant prend la forme de différents journaux (que l’on appelle des journaux auxiliaires) et qui représentent le support de l’enregistrement des écritures comptables : journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal des opérations diverses, journal de caisse, journal des salaires, etc.

Des allègements sont toutefois prévus pour les sociétés commerçantes relevant du régime simplifié d’imposition sur le plan fiscal (ce sont celles qui n’ont pas opté pour un régime réel et dont le chiffre d’affaires n’excède pas 783 000 euros pour une activité de ventes de marchandises, ventes de denrées à emporter ou à consommer sur place ou fourniture de logements ou 236 000 euros pour les autres prestations de services). Elles sont autorisées à tenir une comptabilité de trésorerie tout au long de l’exercice comptable et à ne comptabiliser les créances et les dettes qu’à la clôture de l’exercice. Cette disposition permet de limiter le nombre d’écritures comptables (seuls les encaissements et les décaissements sont comptabilisés en cours d’exercice). Il s’agit de la comptabilité super simplifiée.

Établissement de comptes annuels

En principe, les commerçants personnes morales doivent établir, à la clôture de chacun de leur exercice comptable, des comptes annuels composés :

  • d’un bilan (tableau synthétisant l’ensemble des éléments formant le patrimoine de l’entreprise),
  • d’un compte de résultat (tableau récapitulant les opérations effectuées pendant l’exercice),
  • d’une annexe (note écrite apportant un complément d’informations aux états financiers).

De nombreux allègements sont toutefois prévus :

 Taille de l’entreprise Comptes annuels à produire
Très petite entreprise

(commerçants ne dépassant pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 350 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 700 000 €, salariés ≤ 10)

Bilan et compte de résultat simplifiés (présentation abrégée du PCG)

Dispense d’annexe (sous conditions et sous réserve de l’établissement d’une courte note)

Petite entreprise

(commerçants ne dépassant pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 4 000 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 8 000 000 €, salariés ≤ 50)

Bilan et compte de résultat simplifiés (présentation abrégée du PCG)

Annexe abrégée (si l’entreprise est soumise au régime fiscal du réel simplifié d’imposition)

Annexe simplifiée (si l’entreprise est soumise au régime fiscal du réel normal de plein droit ou sur option)

Entreprise de taille normale

(commerçants dépassant 2 des 3 seuils suivants : total bilan > 4 000 000 €, total chiffre d’affaires > 8 000 000 €, salariés > 50)

Bilan et compte de résultat de base (sauf option pour le système développé)

Annexe abrégée (si l’entreprise est soumise au régime fiscal du réel simplifié d’imposition)

Annexe de base (si l’entreprise est soumise au régime fiscal du réel normal de plein droit ou sur option)

Le régime du réel simplifié d’imposition s’applique de plein droit aux sociétés dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 783 000 euros pour les activités de ventes, fournitures de logement et 236 000 euros pour les prestataires de services.

Les obligations comptables des commerçants personnes physiques

Les commerçants personnes physiques bénéficient d’obligations comptables plus allégées que les personnes morales. Celles-ci dépendent notamment du montant de leur chiffre d’affaires et de leur régime d’imposition.

Enregistrements comptables

Commerçant relevant du régime du micro-BIC

Les commerçants personnes physiques dont le chiffre d’affaires est inférieur à 82 200 euros (ventes ) ou 32 900 euros (prestations de services) appartiennent au régime de la micro-entreprise (sauf option pour le régime simplifié ou le régime réel).

Ils sont dispensés de procéder à des enregistrements comptables, dispensés d’établir un bilan et doivent simplement suivre leurs recettes et leurs dépenses dans différents registres (livre des recettes et registre des achats).

Commerçant relevant du régime simplifié d’imposition (RSI)

Les commerçants personnes physiques dont le chiffre d’affaires est compris entre 82 200 euros HT et 783 000 euros HT (ventes) ou entre 32 900 euros HT et 236 000 euros HT (prestations de services) bénéficient des allègements comptables suivants :

  • tenue d’une comptabilité de trésorerie au cours de l’exercice comptable,
  • comptabilisation des créances et des dettes uniquement à la clôture de l’exercice comptable,
  • évaluation simplifiée des stocks et des en-cours de production,
  • centralisation trimestrielle des écritures comptables,
  • déduction des frais de carburant selon un barème forfaitaire.

Ces allègements sont subordonnés à l’option pour une comptabilité « super-simplifiée ».

Commerçant relevant du régime réel normal (RN)

Les commerçants personnes physiques relevant du régime réel normal sont ceux dont le chiffre d’affaires excède 783 000 euros HT (ventes) ou 236 000 euros HT (prestations de services) ou ceux qui relèvent d’un autre régime mais qui ont volontairement opté pour le régime du réel normal.

Ils doivent tenir une comptabilité complète, comme les commerçants personnes morales.

Comptes annuels

S’agissant des commerçants personnes physiques, les modalités de présentation des comptes annuels sont également plus allégées que pour les personnes morales (surtout en ce qui concerne l’annexe) :

 Taille de l’entreprise  Comptes annuels à produire
Micro-entreprise

(commerçants dont le chiffre d’affaires n’excède pas 82 200 € HT pour les ventes et 32 900 € pour les prestations de services)

 

Dispense de bilan et de compte de résultat

Dispense d’annexe

Entreprise relevant du régime du réel simplifié d’imposition (RSI)

(commerçants dont le chiffre d’affaires n’excède pas 783 000 € HT pour les ventes et 236 000 € pour les prestations de services)

Bilan et compte de résultat simplifiés (présentation abrégée du PCG) si l’entreprise ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 4 000 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 8 000 000 €, salariés ≤ 50 (ou bilan et compte de résultat de base dans le cas contraire)

Annexe non obligatoire

Entreprise relevant du régime fiscal du réel normal (RN)

(commerçants dont le chiffre d’affaires excède 783 000 € HT pour les ventes et 236 000 € pour les prestations de services)

Bilan et compte de résultat simplifiés (présentation abrégée du PCG) si l’entreprise ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 4 000 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 8 000 000 €, salariés ≤ 50 (ou bilan et compte de résultat de base dans le cas contraire)

Annexe non obligatoire si l’entreprise ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 350 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 700 000 €, salariés ≤ 10 (ou annexe simplifiée dans le cas contraire)

Pour une approche plus globale des effets de seuil : seuils des obligations comptables.

Conclusion : l’étendue des obligations comptables des commerçants dépend de leur structure d’exercice (personne physique ou personne morale) et de leur taille. Leur comptabilité doit toutefois obéir à des règles communes.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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