Gestion de la paie et dématérialisation

La gestion de la paie est une tâche qui concerne la quasi-totalité des entreprises. Certaines vont préférer la déléguer à un prestataire tandis que d’autres vont vouloir la gérer exclusivement en interne. Compta-Facile vous propose une fiche complète sur les modalités de gestion de la paie.

Les différents modes de gestion de la paie

Il existe traditionnellement deux méthodes permettant de gérer la paie des entreprises :

• L’externalisation

La gestion de la paie est déléguée, totalement ou partiellement au choix de l’entreprise, à un prestataire (qui peut être son Expert-Comptable par exemple).

• L’internalisation

Les tâches sont assurées en interne, par l’entreprise elle-même. Dans ce cas, elle pourra se faire assister par un prestataire.

Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients, que nous vous proposons d’étudier ci-dessous.

L’externalisation de la paie

Modalités de gestion de la paie externalisée

Dans ce mode de gestion, c’est le prestataire qui effectue les bulletins de paies, établit les charges sociales et les déclarations annuelles (DADS) et les divers bordereaux de régularisation (tableau récapitulatif annuel). Cela suppose une communication préalable par l’entreprise des éléments servant de base à l’élaboration des bulletins de paies des salariés (primes, absences, congés, etc.).

Intérêts et limites de la paie externalisée

Cette solution permet, à priori, de faire gagner du temps à l’entrepreneur afin qu’il puisse se concentrer sur son cœur de métier. Les risques d’erreur sur les bulletins de paie s’en trouvent également réduits (la gestion étant confiée à un professionnel du secteur), sous réserve que le prestataire maîtrise les spécificités liées au secteur d’activité de l’entreprise.

En revanche, son inconvénient réside dans son coût : l’émission des bulletins de paie est, en général, facturée « par salarié » au tarif approximatif moyen de 20 euros (le calcul pour une PME de 30 salariés est rapidement effectué, 600 euros HT par mois…). De plus, le gain de temps apparent peut parfois être entaché d’instants de vérification (vérification du net à payer, vérification de la prise en compte de tous les éléments envoyés, etc.).

L’internalisation de la paie

Modalités de gestion de la paie internalisée

Face à l’externalisation s’érige l’internalisation. Ce mode de gestion consiste, pour l’entreprise, à garder la main sur l’ensemble du processus de paie. C’est elle qui collecte les informations, établit les bulletins de paies, effectue les déclarations de charges sociales ainsi que les déclarations annuelles.

Cette méthode se traduisait généralement par l’acquisition et l’installation de logiciels spécialisés (en monoposte ou en réseau). Depuis quelques temps, une nouvelle modalité de gestion de la paie en interne émerge : les solutions logicielles en ligne. Il s’agit d’un service payant comprenant la mise à disposition du logiciel de paie ainsi l’accompagnement par des spécialistes quant à son utilisation et au processus de réalisation des bulletins de paie.

Intérêts et limites de la paie internalisée

Le recours aux logiciels spécialisés présentait deux inconvénients majeurs :

• Coût : un investissement devait être effectué, non seulement pour l’acquisition du logiciel mais également pour la souscription à un service d’assistance et de maintenance ;
• Formation : ce mode de production impliquait une maîtrise de la réglementation et générait également un coût de formation important.

Les nouvelles solutions en ligne permettent de remédier aux inconvénients de leurs prédécesseurs, elles sont :

• Moins coûteuses

Le coût direct s’avère moins élevé que celui des autres solutions. Il existe également une économie de coûts indirects puisque l’entreprise supportera moins de dépenses de fournitures (papier, encre, pli, affranchissement).

• Moins risquées

L’appui d’experts permet de limiter le nombre et l’impact des erreurs commises par l’entreprise utilisatrice du service. Il permet de fiabiliser le processus de réalisation des bulletins de paie.

Conclusion : la gestion de la paie peut se faire en interne ou être déléguée auprès d’un prestataire de services. Chaque solution présente des avantages et des inconvénients qu’il convient d’appréciation au cas par cas.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.