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Les livres comptables obligatoires

Toute personne physique ou morale ayant le statut de commerçant a l’obligation de tenir des livres comptables obligatoires.

Les livres comptables obligatoires comprennent les éléments suivants : le livre-journal , le grand-livre et le livre d’inventaire.

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1. Précisions sur l’obligation de tenir des livres comptables

L’obligation de tenir des livres comptables s’appliquent à tout les commerçants sauf 2 exceptions :

  • les commerçants personnes physiques placés sous le régime de la micro-entreprise,
  • et ceux qui sont placés sous le statut d’auto-entrepreneur.

Pour plus d’informations :

Les livres comptables obligatoires doivent être conservés en original pendant 10 ans. Il peuvent revêtir la forme de documents manuscrits ou de documents électroniques (ce qui est quasiment tout le temps le cas).

2. 1er livre comptable obligatoire : le livre-journal

On retrouve dans le livre-journal tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise.

Il existe 2 manières de fonctionner sur ce document :

  • il y a tout d’abord les entreprises qui comptabilisent toutes leurs écritures dans le même journal comptable. Dans ce cas, ce journal correspondra au livre-journal,
  • et il y a les entreprises qui utilisent plusieurs journaux comptables : les journaux auxiliaires (par exemple un journal des achats, un journal des ventes et un journal de banque). Dans ce cas, on retrouve dans le livre-journal la centralisation des écritures qui figurent dans les livres auxiliaires.

Remarque : pour des questions pratiques, les entreprises recourent souvent aux livres comptables auxiliaires pour tenir leur comptabilité.

Les opérations doivent être enregistrés dans les journaux jour par jour, il est impossible de comptabiliser les mouvements relatifs à plusieurs jours dans la même écriture comptable.

3. 2ème livre comptable obligatoire : le grand-livre

Le grand-livre reprend toutes les informations qui figurent dans le livre journal mais les présente différemment.

Dans le grand-livre, les mouvements sont classés par compte comptable. Le plan comptable de l’entreprise est donc repris et chaque mouvement est rattaché au compte comptable correspondant.

Comme pour le livre-journal, le grand-livre peut être découpé en plusieurs grand-livres auxiliaires. Ces derniers sont ensuite centralisés dans le grand-livre général.

Pour plus d’informations : le grand livre.

4. 3ème livre comptable obligatoire : le livre d’inventaire

Le livre d’inventaire comporte quant à lui des informations différentes que se que contiennent les deux états ci-dessus.

On y retrouve l’ensemble des éléments d’actifs et de passifs possédés par l’entreprise. Le livre d’inventaire doit être suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan.

Remarque : figurent notamment dans cet état les immobilisations corporelles, les immobilisations incorporelles, les immobilisations financières, les stocks, les dettes fournisseurs, les créances clients…

Pour les exercices comptables ouverts à partir du 1er janvier 2016, le livre d’inventaire ne fait plus partie des états comptables obligatoires (ord. 2015-900 et décret 2015-903 du 23 juillet 2015, JO du 24 juillet 2015).

5. Comment tenir les livres comptables obligatoires ?

Comment nous l’avons vu dans le premier point, les livres comptables obligatoires peuvent être tenus de 2 manières différentes :

  • en manuscrit,
  • ou sous format électronique.

Enfin, des règles strictes sont prévues pour la tenue des livres comptables obligatoires :

  • il ne doit y avoir aucun blanc et aucune altération dans ces derniers,
  • ils sont tenus en monnaie nationale.

 

A propos de Pierre Facon

Pierre Facon
Pierre FACON - Webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

8 commentaires

  1. Très bon rappel des pré requis pour une bonne comptabilité.
    Merci pour ce partage Pierre.

  2. merci beaucoup pour ce bon rappel vraiment c’est gentil

  3. je voudrais savoir si la fiche de paye fait partie des livres comptables obligatoires. Merci.

    • Thibaut Clermont
      Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Les bulletins de paie sont transmis au salarié qui doit les conserver, dans son intérêt, à vie (notamment pour être en mesure de prouver ses droits à la retraite lorsqu’il la prendra).
      S’agissant des déclarations sociales, celles-ci doivent être conservées pendant 3 ans (sécurité sociale, pôle emploi) ou 5 ans (caisse de retraite complémentaire). Nous avons rédigé un article à ce sujet, nous vous invitons à le consulter pour plus d’informations : le délai de conservation des documents comptables.
      Cordialement,
      Thibaut CLERMONT.

  4. Bonjour,
    Merci pour ces informations utiles.
    Qui est chargé de la tenue et de la mise à jour du grand livre (le gérant de l’entreprise ou l’expert comptable) ?
    Merci.

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