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Les logiciels de caisse ou logiciels point de vente

Les logiciels de caisse, logiciels « point de vente » permettent de gérer des ventes au comptoir. Ils sont particulièrement adaptés aux commerces de détail. Compta-Facile vous propose une fiche synthétique récapitulant la définition des logiciels de caisse ainsi que leur utilité.

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1. Définition d’un logiciel de caisse (ou logiciel « point de vente »)

Un logiciel « point de vente » est un logiciel de gestion qui permet de gérer les encaissements au comptoir. Couplé à un terminal de caisse (tiroir de caisse, ordinateur et terminal de paiement du type Carte Bleue par exemple), il fonctionne comme une caisse enregistreuse tout en permettant de prendre en charge de nombreux aspects de l’activité commerciale d’un magasin qui n’étaient pas traités par les caisses enregistreuses classiques.

Il génère des tickets de ventes (en général, un ticket par passage en caisse). Les ventes peuvent être centralisées et récapitulées sur une période (mois, jour, année).

Contrairement à un logiciel de gestion commerciale, le logiciel de caisse ne permet pas, en général, d’éditer une facture.

Le logiciel de caisse permet également de gérer les stocks de l’entreprise, en fonction des entrées (livraisons fournisseurs) et des sorties (ventes à la clientèle).

2. Utilité d’un logiciel de caisse

Le logiciel de caisse est indispensable pour les commerces de détail, dans la restauration, les cafés, les magasins de vente de prêt à porter etc.

Il présente de nombreux avantages, dont certains sont communs avec ceux d’une caisse enregistreuse classique ; citons notamment :

  • Un gain de temps : indéniablement, la caisse permet de gagner du temps (traitement des commandes plus rapide, ventilation automatique en fin de journée selon le mode de paiement, ventilation des recettes par jour/semaine/mois). De plus, des rapports périodiques peuvent être générés et être envoyés à l’expert-comptable pour la tenue de la comptabilité ;
  • Une meilleure gestion : l’acquisition d’une caisse enregistreuse permet de s’affranchir de certaines contraintes et de limiter le risque d’erreur. Cet achat permet également de gérer les stocks en temps réel ;
  • Un outil de preuve (dispositif de sécurisation) : l’achat d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire mais il est toutefois fortement recommandé, notamment en matière fiscale. En effet, en cas de contrôle fiscal, la caisse est un des premiers éléments qui est contrôlé. Il suffira ainsi de communiquer à l’administration les bandes de caisse enregistreuses ainsi que les brouillards de caisse. A défaut de caisse, l’entreprise devra être en mesure de justifier ses recettes (ce qui peut s’avérer désastreux en cas de mauvaise gestion).

Mise à jour : À compter du 1er janvier 2018, les entreprises seront tenues d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse sécurisé satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. La conformité doit être prouvée par un certificat d’un organisme tiers ou par une attestation de l’éditeur. Il doit être présenté à l’administration fiscale en cas de contrôle. A défaut, le détenteur du logiciel s’expose à une sanction : amende de 7 500 € par unité de saisie utilisant le logiciel non sécurisé. Un délai de 60 jours est accordé pour une mise en conformité ; délai au delà duquel l’amende est susceptible d’être infligée si rien n’est fait.

Conclusion : un logiciel de caisse, dit « logiciel point de vente » installé sur un matériel et couplé à un terminal de paiement n’est pas obligatoirement mais extrêmement recommandé pour certaines activités. Cet ensemble informatique présente de nombreux avantages pour l’entreprise mais il convient de sélectionner celui qui convient le mieux à l’entreprise (pour plus d’informations : comment choisir son logiciel de caisse ?).

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

2 commentaires

  1. Bonjour Thibaut,
    Pour aller dans votre sens, le logiciel de caisse est indispensable mais j’aurais même dit obligatoire ! En effet, depuis le 1er janvier 2014, en cas de contrôle fiscal, il faut fournir au contrôleur un fichier au format FEC (Fichier des Écritures Comptables). Il est donc impératif d’avoir un logiciel de point de vente à jour et compatible avec le production de ce fichier FEC. Bonne continuation et au plaisir de vous lire.
    Ludovic

    • Thibaut Clermont
      Thibaut Clermont

      Bonjour et merci pour votre participation. Effectivement, obligation est donnée aux entreprises de produire à l’administration fiscale (en cas de contrôle) un fichier des écritures comptables. cette obligation a d’ailleurs fait l’objet d’une publication de notre part (le fichier des écritures comptables (FEC)). En pratique, cet export de fichier est généré depuis le logiciel de comptabilité (et non à partir du logiciel de caisse). Le logiciel de caisse permet, quant à lui, de générer les fameux tickets « Z », pièces justificatives indispensables à produire également en cas de contrôle fiscal. Bon weekend. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

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