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La saisie comptable

La saisie des pièces comptables, couramment appelée saisie comptable constitue la base de la comptabilité. Elle est essentielle puisqu’elle alimente les états financiers : le bilan et le compte de résultat. Compta-Facile répond ici aux questions suivantes : qu’est-ce que la saisie comptable ? Qui peut l’effectuer ? Quelles sont les pièces comptables qui doivent être saisies ? De quoi se compose une écriture comptable ?

Saisir sa comptabilité

1. Qu’est-ce que la saisie comptable ?

La saisie comptable constitue un encodage et plus particulièrement la traduction en termes comptables des opérations affectant le patrimoine d’une entreprise ou son activité. Elle est représentée par une opération manuelle consistant à mouvementer les comptes concernés par l’opération.

La saisie comptable génère des écritures comptables, qui sont enregistrées dans un logiciel de comptabilité dans un document appelé « journal » (dans le langage courant, on s’attarde à passer une écriture comptable). Une entreprise peut créer autant de journaux qu’elle le souhaite : journal des achats, journal de ventes, journal de banque, journal des opérations diverses, journal des salaires, journal de TVA, journal de reprise des Reports A Nouveaux (RAN), etc. Elle peut même décliner un journal en différents journaux.

Exemple : lorsqu’une entreprise exerçant une activité de négoce reçoit de nombreuses factures d’achats, elle peut créer un journal d’achat intitulé « journal d’achats de marchandises » et un autre journal intitulé « journal des frais généraux ».

La saisie comptable constitue la « matière première » de la comptabilité. En effet, ce sont ces accumulations d’enregistrements qui vont alimenter le bilan et le compte de résultat de l’entreprise chaque année.

2. Qui peut effectuer la saisie de la comptabilité ?

Toute personne justifiant d’un minimum de connaissance en comptabilité peut saisir les pièces comptables d’une entreprise. Toutefois, cette activité étant généralement couplée à la gestion (tout au moins partielle) de la trésorerie, il est vivement recommandé de confier cette tâche à une personne de confiance : le dirigeant, un employé de l’entreprise. Il est également possible d’externaliser (c’est-à-dire de sous-traiter) la saisie de la comptabilité à un professionnel : un expert-comptable.

3. Quels documents doit-on saisir en comptabilité ?

Tous les documents générés et émis par l’entreprise doivent être saisis, au même titre que ceux qui émanent des tiers ; on les appelle les pièces comptables. Concrètement, devront être comptabilisés : les factures d’achats, les factures de ventes, les relevés bancaires, les déclarations de TVA, les avis d’impôts et taxes, les journaux de paie, etc. Ne doivent jamais être saisis en comptabilité les devis, les bons de commandes ainsi que les bons de livraison (ils devront toutefois être conservés pendant un certain délai et mis à disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle).

Nos équipes ont rédigé deux articles au travers desquels sont formulés des conseils pour bien saisir sa comptabilité :

 4. De quoi se compose une écriture comptable ?

La saisie comptable se matérialise par l’enregistrement d’une écriture comptable composée de plusieurs lignes et de plusieurs colonnes et justifiée par une pièce comptable. Chaque écriture comptable doit comporter :

  • Une date (théoriquement la date du document),
  • Les numéros de comptes mouvementés,
  • Le libellé de l’opération,
  • les montants au débit et au crédit.

Une écriture comptable doit être équilibrée, cela signifie que la somme des débits doit être égale au total des crédits. Elle suit le principe fondamental de la comptabilité en partie double.

Exemple d’écriture comptable : l’entreprise a reçu une facture de matériel informatique du fournisseur « F » datée du 01/01/N d’un montant de 12 000 euros (dont TVA déductible 2 000 euros). Voici l’écriture comptable qui va être générée par l’opération

Date N° Pièce N° Compte Libellé Débit Crédit
01/01/N FA001 404000 Fournisseur « F » – matériel informatique   12 000
01/01/N FA001 445620 Fournisseur « F » – matériel informatique 2 000  
01/01/N FA001 218300 Fournisseur « F » – matériel informatique 10 000  

Une fois que l’écriture est saisie, elle doit être validée puis reportée sur le grand-livre (en pratique, les logiciels de comptabilité reportent automatiquement les écritures comptables dans le grand-livre). L’écriture comptable ainsi enregistrée pourra être modifiée à posteriori en cas d’erreur, sauf si l’exercice comptable a été clôturé.

Conclusion : la saisie comptable est une procédure manuelle permettant de traduire en comptabilité des opérations ayant un impact sur le patrimoine de l’entreprise ou son activité. Elle constitue le socle de la comptabilité et ne doit, à ce titre, jamais être négligée.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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