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Bien utiliser les comptes auxiliaires clients et fournisseurs

Certains comptes généraux, les comptes de tiers, peuvent être déclinés en comptes auxiliaires. Il s’agit essentiellement des comptes clients et fournisseurs. Cette subdivision va permettre d’assurer un meilleur suivi comptable des factures et des paiements. Compta-Facile fait ici le point sur la gestion des comptes de tiers clients et fournisseurs : comment créer un compte auxiliaire ? Comment le paramétrer correctement ? Quel est l’intérêt d’utiliser les comptes auxiliaires ?

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1. Qu’est-ce qu’un compte auxiliaire en comptabilité ?

En comptabilité, un compte auxiliaire représente une subdivision d’un compte général. En pratique, les comptes auxiliaires ne sont créés que pour les comptes de tiers ; il s’agit des comptes 401 « Fournisseurs » et 411 « Clients ».

Il ne doit jamais être créé de comptes auxiliaires pour les comptes de gestion (comptes des classes 6 et 7) ni pour les autres comptes de bilan (sauf pour le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » qui peut être ventilé par salarié).

L’utilisation de comptes auxiliaires va permettre un meilleur suivi comptable des postes concernés.

Voici un exemple d’écriture comptable avec utilisation d’un compte auxiliaire :

Date Numéro pièce N° compte général N° compte auxiliaire Libellé Débit Crédit
01/01/N FA001 401000 0DURAN Durand 12000
01/01/N FA001 445661 TVA déductible 2000
01/01/N FA001 607000 Achats 10000

 

2. Pourquoi utiliser des comptes auxiliaires clients et fournisseurs ?

Lorsque le nombre d’opérations enregistrées en comptabilité prend de l’importance, les mouvements comptables se démultiplient. Recourir aux comptes auxiliaires va permettre d’assurer un meilleur suivi comptable des opérations pour chaque tiers, et notamment de repérer facilement :

  • Les factures fournisseurs non réglées (ou les commandes fournisseurs payées pour lesquelles la facture n’a pas été éditée et devra être réclamée) ;
  • Les factures clients non encaissées qui seront à relancer (ou les commandes clients encaissées pour lesquelles il est nécessaire d’établir une facture et de la communiquer au client) ;
  • Les doublons (facture enregistrée deux fois dans la comptabilité).

L’utilisation de comptes auxiliaires clients et fournisseurs, correctement paramétrés, va permettre :

Ainsi, lorsque l’entreprise consultera ses comptes (on parle de « consultation de comptes »), elle aura le détail des opérations réalisées avec chaque client / fournisseur concerné.

Il est déconseillé d’utiliser des comptes auxiliaires lorsque la comptabilité comporte peu d’écritures comptables.

3. Comment bien utiliser des comptes auxiliaires clients/fournisseurs ?

Les comptes auxiliaires doivent être rattachés aux bonnes racines, c’est-à-dire aux comptes généraux concernés. Un compte auxiliaire client doit être rattaché au compte général client (c’est-à-dire le compte 411). A l’inverse, un compte auxiliaire fournisseur doit être rattaché au compte général fournisseur (le compte 401). La création et le paramétrage des comptes auxiliaires se fait directement dans le logiciel de comptabilité.

En général, les comptes auxiliaires suivent une codification propre à l’entreprise. En pratique, les entreprises retiennent une codification numérique ou alphabétique. Il est également possible de combiner les deux codifications.

Exemple de comptes auxiliaires : l’entreprise a deux  fournisseurs principaux : la SAS DUPONT et l’entreprise individuelle MONAY Jean. Si elle retient une codification numérique, elle va créer les comptes auxiliaires 1000 (ayant pour libellé « DUPONT SAS ») et 9000 (ayant pour libellé « MONEY JEAN EI »). Si elle opte pour une codification alphabétique, elle va créer les comptes auxiliaires DUPO et MONA. Elle pourra également choisir de combiner les deux : 0DUP et 0MON.

Conclusion : l’utilisation de comptes auxiliaires clients et fournisseurs est indispensable lorsque la comptabilité d’une entreprise comporte de nombreuses écritures.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

8 commentaires

  1. Bien, pour une première visite !

  2. Bonjour. Dans votre article il est écrit » Il ne doit jamais être créé de comptes auxiliaires pour les comptes de gestion (comptes des classes 6 et 7) ni pour les autres comptes de bilan (sauf pour le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » qui peut être ventilé par salarié). » Je voudrais juste savoir si le compte 164  » emprunt auprès des établissements de crédit » ne peut pas être aussi ventilé en comptes auxiliaires si nécessaire ? Merci.

    • Thibaut Clermont

      Bonjour.
      Il est rare, en pratique, que des comptes auxiliaires soient utilisés pour des prêts bancaires. En général, ce sont les derniers chiffres des numéros de comptes généraux qui sont modifiés, en fonction du nombre de caractères que contient un compte général. Exemple : une entreprise a défini son plan comptable général. Les comptes généraux mesurent 6 caractères. Elle va créer des sous-comptes 164000 en fonction des prêts dont elle bénéficie : 164001 « Prêt X € banque X », 164002 « Prêt Y € banque Y », 164003 « Prêt Z € banque Z », etc. Vous en souhaitant bonne réception. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  3. Merci pour cet éclaircissement Monsieur CLERMONT.

  4. Bonjour Thibaut Clermont.
    J’aimerais savoir si nous pouvons également créer des comptes auxiliaires pour le compte général 404 « Fournisseurs d’immobilisations » dans le même ordre d’idée que pour le compte 401 « Fournisseurs ». Merci d’avance.

    • Thibaut Clermont
      Thibaut Clermont

      Bonjour.
      Oui, si votre logiciel de comptabilité le permet, vous pouvez tout à fait créer des subdivisions du compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations » en ayant recours aux comptes auxiliaires. Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  5. Bonjour,
    Peut-on créer des comptes auxiliaires pour le compte général 408 pour mieux suivre ses FNP ?
    Merci.

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Oui effectivement, il est possible de créer des comptes auxiliaires dans le compte 408 (même si cela ne se rencontre que très rarement en pratique). Il conviendra, dans ce cas, de paramétrer correctement votre compte général 408.
      Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

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