Comment classer ses factures ?

Toutes les entreprises, qu’elles tiennent leur comptabilité elle-même ou qu’elles choisissent de la déléguer à un expert-comptable, doivent classer leurs factures d’achat et de vente. Un bon classement permet d’assurer une organisation correcte de l’entreprise. Les justificatifs sont retrouvés plus rapidement, notamment en cas de contrôle fiscal ou pour des besoins internes. Compta-Facile fait un point complet sur les bonnes pratiques en la matière et répond à la question : comment classer ses factures ? Ce dossier est organisé en trois parties :

1. Le pré-classement des factures
2. Le classement des factures de vente
3. Le classement des factures d’achat

Que les factures soient éditées au format papier ou en dématérialisé, les méthodes classement sont les mêmes. La différence réside dans le support utilisé : pour le papier, il s’agira de classeurs tandis que pour l’électronique, il sera question de dossiers informatiques (coffre-fort numérique éventuellement).

Le pré-classement des factures

Lorsque les factures d’achat sont reçues, elles ne sont généralement pas traitées tout de suite. Elles ne font donc pas l’objet d’un classement immédiat. La bonne pratique consiste à effectuer un pré-classement par ordre de priorité et de traitement. Si la facture nécessite une action particulière (un paiement par exemple ou une validation), elle doit être isolée dans un tiroir d’organiseur de bureau ou des pochettes particulières. Les documents ne nécessitant aucun traitement doivent être rangés dans un autre compartiment. Ils devront simplement être classés.

S’agissant des factures de vente, Elles peuvent généralement être classées immédiatement. Il peut exister différentes méthodes, notamment si des actions ou des suivis particuliers sont nécessaires. Dans ce cas de figure, un organiseur de bureau à plusieurs tiroirs représente également la meilleure solution.

Le classement des factures de vente

Il existe différents moyens de classer ses factures de vente et il est possible d’avoir recours à différentes solutions en même temps. L’intérêt d’opter pour telle ou telle méthode va dépendre de l’organisation comptable et administrative de l’entreprise et de ses besoins spécifiques en la matière.

Par exemple, si l’entreprise dispose d’un logiciel de facturation couplé au logiciel de comptabilité qu’elle utilise, elle peut dans la plupart des cas, automatiser le processus de saisie des factures de vente. Dans ce cas de figure, les factures sont injectées automatiquement dans la comptabilité, sans aucune intervention manuelle. La structure n’a donc pas forcément besoin d’éditer en format papier les factures afin de les comptabiliser. Elle peut se contenter de les classer en format numérique (.pdf) dans un dossier spécifique. Attention toutefois, les modalités de conservation des factures sont encadrées par la Loi et la stratégie de l’entreprise au regard de la dématérialisation (ou non) des factures de vente a un impact considérable sur le processus de classement.

L’entreprise peut classer ses factures de ventes de l’une des façons suivantes :

• Classement en fonction le numéro de facture, par ordre croissant ou décroissant ;
• Classement par client sur la base de la date de facture ;
• Classement par date d’émission ou par date d’échéance (ordre chronologique).

Il est possible d’appliquer plusieurs méthodes : un classement par numéro de facture et un classement par nom de client par exemple. Il conviendra alors d’utiliser des classeurs différents ou des dossiers informatiques distincts dans lesquels les fichiers comporteront dans leur libellé le numéro de facture.

Quoiqu’il en soit, classer ses factures par numéro est essentiel pour plusieurs raisons. Cela permet de retrouver rapidement le justificatif de la vente en cas de besoin. En effet, lorsque le numéro de facture est correctement renseigné dans l’écriture comptable (dans l’onglet « numéro de pièce »), une simple consultation de grand-livre permet de l’identifier. Il suffit ensuite de rechercher ce numéro dans le classeur ou dans le dossier informatique et la pièce correspondante est immédiatement retrouvée.

Le classement des factures d’achat

Pour le classement des factures d’achat, un raisonnement symétrique s’applique. Elles peuvent être classées :

• Par ordre chronologique (date d’émission ou date de paiement en regroupant les factures par mois),
• Par numéro de facture,
• Par fournisseur et ensuite par date.

Lorsque l’entreprise choisit de classer ses factures d’achat par numéro, il est essentiel qu’elle établisse son propre plan de numérotation. Il n’est, en effet, pas forcément judicieux de ne retenir que la numérotation du fournisseur dans la comptabilité de l’entreprise acheteuse (sauf si le classement des factures d’achat est effectué par fournisseur). Il est, en revanche, possible de coupler les deux solutions : numéro interne à l’entreprise + numéro de la facture chez le fournisseur.

Ce mode de classement procure deux avantages en matière de gestion des factures :

1. L’entreprise a les moyens de retrouver rapidement la facture d’achat concerné (comme pour les factures de vente, la consultation d’un grand-livre permet de retrouver le numéro et d’aller chercher la pièce correspondante à l’endroit concerné)

2. L’entreprise peut réaliser un suivi plus efficace des factures fournisseurs et de leur paiement (dans ses échanges avec son fournisseur, elle peut lui communiquer rapidement le numéro de facture concerné en consultant un extrait de compte fournisseur dans sa propre comptabilité).

Si, par exemple, une facture d’achat porte le numéro FA00570 chez le fournisseur d’une entreprise. L’entreprise l’enregistre dans sa comptabilité et choisit la numérotation suivante : année + mois + ordre de la facture dans le processus de saisie comptable / numéro de la facture chez le fournisseur. Imaginons que la facture saisie soit la 500ième et qu’elle concerne le mois de juillet 2018. Le numéro qu’elle va lui attribuer sera donc : 2018-07-500/FA00570.

La méthode de classement peut évoluer lors du processus de traitement des factures. Il est possible de les classer par mois et par ordre alphabétique avant qu’elles ne soient payées puis de les classer par fournisseur et par numéro de facture une fois qu’elles l’ont été.

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Conclusion : il est indispensable de classer correctement ses factures d’achat et de vente. Le système de classement est propre à chaque entreprise et dépend de ses spécificités et de ses besoins en la matière. Il existe toutefois des bonnes pratiques qui ont été présentées ci-dessus.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.