Les logiciels de caisse ou logiciels point de vente

Particulièrement adaptés aux commerces de détail, les logiciels de caisse (ou logiciels « point de vente ») permettent de gérer des ventes au comptoir. Compta-Facile vous propose une fiche synthétique récapitulant la définition des logiciels de caisse ainsi que leur utilité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse (ou logiciel « point de vente ») ?

Par définition, un logiciel « point de vente » est un logiciel de gestion qui permet de gérer les encaissements au comptoir. Couplé à un terminal de caisse (tiroir de caisse, ordinateur et terminal de paiement du type Carte Bleue par exemple), il fonctionne comme une caisse enregistreuse. Il permet également de prendre en charge de nombreux aspects de l’activité commerciale d’un magasin (non-traités par les caisses enregistreuses classiques).

Il génère des tickets de ventes (en général, un ticket par passage en caisse). Les ventes peuvent faire l’objet d’une centralisation périodique.

Contrairement à un logiciel de gestion commerciale, le logiciel de caisse ne permet pas, en général, d’éditer une facture.

Le logiciel de caisse permet également de gérer les stocks de l’entreprise. Elle tient compte des entrées (livraisons fournisseurs) et des sorties (ventes à la clientèle).

Quelle est l’utilité d’un logiciel de caisse ?

Le logiciel de caisse est indispensable pour les commerces de détail. Il demeure également essentiel dans la restauration, les cafés, les magasins de vente de prêt à porter, etc.

Il présente de nombreux avantages, dont certains sont communs avec ceux d’une caisse enregistreuse classique ; citons notamment :

• Un gain de temps : indéniablement, la caisse permet de gagner du temps (traitement des commandes plus rapide, ventilation automatique en fin de journée selon le mode de paiement, ventilation des recettes par jour/semaine/mois). De plus, le logiciel peut générer des rapports périodiques utiles à l’expert-comptable pour la tenue de la comptabilité ;
• Une meilleure gestion : l’acquisition d’une caisse enregistreuse permet de s’affranchir de certaines contraintes et de limiter le risque d’erreur. Cet achat permet également de gérer les stocks en temps réel ;
• Un outil de preuve (dispositif de sécurisation) : l’achat d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire mais cela demeure toutefois fortement recommandé, notamment en matière fiscale. En effet, en cas de contrôle fiscal, la caisse est un des premiers éléments contrôlé. Il suffira ainsi de communiquer à l’administration les bandes de caisse enregistreuses ainsi que les brouillards de caisse. A défaut de caisse, l’entreprise devra pouvoir justifier ses recettes.

Le logiciel de caisse est-il obligatoire ?

À compter du 1er janvier 2018, les entreprises qui utilisent un tel logiciel (ou un système de caisse) doivent vérifier qu’il satisfait à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données (appelé logiciel ou système de caisse anti-fraude).

La conformité se prouve à l’aide d’un certificat d’un organisme tiers ou d’une attestation de l’éditeur. Il doit être présenté à l’administration fiscale en cas de contrôle. A défaut, le détenteur du logiciel s’expose à une sanction : amende de 7 500 €. Un délai de 60 jours existe pour se mettre en conformité. Au-delà, l’entreprise encourt une amende.

Conclusion : un logiciel de caisse, dit « logiciel point de vente » installé sur un matériel et couplé à un terminal de paiement n’est pas obligatoire mais extrêmement recommandé pour certaines activités. Cet ensemble informatique présente de nombreux avantages pour l’entreprise mais il convient de sélectionner celui qui convient le mieux à l’entreprise.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.