Comment numéroter ses factures ?

Les entreprises tenues d’établir des factures et de les délivrer à leurs clients doivent respecter de nombreuses règles, notamment en matière de numérotation. Ce sont principalement le Code Général des Impôts (CGI) et le Code de Commerce (CDC) qui les instituent. Les numéros attribués aux factures de vente doivent être uniques et basés sur une séquence chronologique ne comportant aucune rupture. Compta-Facile dévoile comment numéroter ses factures en présentant :

• Les règles de numérotation des factures,
• Les pratiques à éviter en matière de numérotation,
• Les possibilités offertes pour numéroter ses factures,
• L’intérêt de la numérotation automatique des factures,
• Les liens entre la numérotation des factures et la comptabilité.

Les règles encadrant la numérotation des factures

Les principes essentiels de la numérotation de factures

La règle essentielle à respecter en matière de numérotation est la suivante : une facture doit obligatoirement comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue. Cette obligation engendre trois conséquences :

• Les numéros font partie des mentions obligatoires d’une facture,
• Ils sont attribués de manière ininterrompue, sans aucun trou ni aucune rupture,
• Ils se suivent successivement dans le temps, au fur et à mesure de l’émission des factures.

Par ailleurs, lorsque la facture comporte plusieurs pages, chacune d’elles doit mentionner le numéro de la facture et suivre une séquence de pagination de type n/N (« n » correspondant au numéro d’ordre de la page et « N » le nombre total de page de la facture).

Les numérotations de factures distinctes

Il est possible, dans certaines situations, de créer et d’utiliser des séries de factures distinctes. Cette tolérance est prévue lorsque des conditions d’exercice de l’activité de l’entreprise le justifient. Dans ce cas, chaque série distincte de factures utilisera son propre système de numérotation. En tout état de cause, il doit respecter les règles présentées dans le premier paragraphe.

L’administration fiscale autorise notamment le recours à ce procédé lorsque :

• L’entreprise gère plusieurs sites disposant du pouvoir de facturer directement leurs clients ;
• L’entreprise travaille avec différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation diffèrent (particuliers ou professionnels) ;
• Ou l’entreprise émet ses factures selon différentes modalités (facturation papier, facturation électronique, autofacturation…).

Les pratiques à éviter en matière de numérotation

Certaines pratiques doivent absolument être évitées en matière de numérotation des factures. Voici quelques exemples de choses à ne pas faire :

• Utiliser deux fois le même numéro de facture,
• Laisser des trous entre un ou plusieurs numéros,
• Supprimer une facture et réutiliser son numéro pour une autre,
• Annuler une facture qui devrait normalement être neutralisée par un avoir,
• Ne pas respecter l’ordre chronologique dans la séquence des numéros de factures,
• Émettre une facture antidatée à posteriori.

Les possibilités offertes pour numéroter ses factures

Il existe différents processus de numérotation pouvant être adoptés par les entreprises. Il est possible d’utiliser :

• Une suite séquentielle simple : 001, 002, 003, 004, 005, 006…
• Un préfixe temporel (année ou année + mois) suivi d’une séquence de chiffres : 2018-001, 2018-002, 2018-003 ou encore 2018-01-001, 2018-01-002…
• Un préfixe particulier suivi d’une séquence de chiffres (cas des numéros de factures distincts)
  • Préfixe identifiant la catégorie de client : B-001 (professionnel) et C-001 (particulier),
  • Préfixe identifiant le site de facturation : ETAB01-001 et ETAB002-001 par exemple,
  • Etc.

En pratique, aucune texte n’impose de commencer la numérotation par 1. Il est possible de commencer par le chiffre de son choix. Toutefois, afin de limiter les risques – fiscaux notamment – il est généralement recommandé de commencer par ce chiffre.

La numérotation peut repartir à zéro à chaque début d’année. Il est formellement déconseillé de procéder à une réinitialisation à chaque fin de mois. Cela donnerait un mauvais signal à l’administration fiscale puisqu’il serait ainsi rendu possible d’insérer des factures complémentaires en fin de mois, à posteriori.

La numérotation automatique des factures de vente

Lorsque le volume des factures de ventes est conséquent, il peut être opportun de s’équiper d’un logiciel afin de gérer ses factures (parfois, il s’agit d’un module directement intégré dans un logiciel de comptabilité). Ce logiciel de facturation va notamment permettre à l’entreprise :

• D’éditer ses devis, de les gérer et de les transformer en factures ;
• De n’oublier aucune mention obligatoire sur la facture d’acompte ou définitive,
• De ne pas commettre d’erreurs (de calcul par exemple…).

Il va attribuer les numéros aux factures de ventes de façon automatique, c’est-à-dire sans que l’entreprise n’ait à se soucier du respect d’une quelconque séquence. Elle devra simplement être vigilante quant à la date d’émission de la facture, compte tenu de son numéro.

La mention des numéros de factures lors de la saisie

Les numéros attribués aux factures de ventes doivent être intégrés dans le processus de saisie comptable. En effet, il s’agit d’une information indispensable qui doit figurer dans l’écriture concernée (en général, dans la colonne « numéro de pièce »). Cela permettra d’identifier et de retrouver rapidement le justificatif en cas de besoin, et notamment en cas de vérification de comptabilité. Une fois saisie, la facture sera classée.

A lire sur le même thème :

• L’obligation d’émettre une facture,
• Les obligations en matière de facturation,
• La facture d’une micro-entreprise,
• La numérisation des factures papier,
• La conservation des factures,
• La conservation d’une facture électronique envoyée en papier,
• Les sanctions pour défaut de facture ou mentions manquantes.

Conclusion : les numéros attribués aux factures de vente doivent être uniques, se suivre sur le plan temporel et numérique. Au-delà de cette obligation, une entreprise peut adopter la méthodologie de son choix en matière de numérotation : séquence numérique simple ou préfixe suivi d’une séquence numérique.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.