La comptabilisation des cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés

Les entreprises peuvent offrir des cadeaux et des bons d’achat à leurs salariés. Ces derniers peuvent être exonérés de cotisations sociales sous certaines conditions. La TVA est même, dans certains cas, récupérable. Par ailleurs, ils font l’objet d’un traitement comptable spécifique. Compta-Facile s’y attarde en répondant à la question : comment comptabiliser les cadeaux et les bons d’achat offerts au personnel ?

Rappels sur la législation applicable aux cadeaux offerts aux salariés

Cadeaux, bons d’achat offerts aux salariés et réglementation fiscale

Pour être déductibles, les cadeaux doivent être offerts dans l’intérêt de l’entreprise, dans le cadre d’une gestion normale. De plus, leur montant ne doit pas être exagéré. Par ailleurs, lorsque le montant des cadeaux global excède 3 000 euros par exercice, un feuillet spécial doit être communiqué à l’administration fiscale (il s’agit du relevé des frais généraux n°2067 pour les sociétés ou du cadre de la déclaration de résultats n° 2031 pour les entreprises individuelles). Enfin, en matière de TVA, elle n’est déductible que si les cadeaux ont une très faible valeur : 69 euros TTC par bénéficiaire et par an.

Cadeaux, bons d’achat offerts aux salariés et réglementation sociale

En principe, les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés sont soumis aux cotisations sociales. Il existe toutefois deux situations de tolérance (elles valent d’ailleurs que le cadeau soit attribué directement par l’employeur ou indirectement par le comité d’entreprise) :

• La valeur de tous les bons attribués sur l’année au salarié ne dépasse pas 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale PMSS (soit 171 euros en 2020 et 169 euros en 2019), peu importe l’événement auquel ils se rattachent ;
• Les bons concernent un événement particulier (mariage, PACS, naissance, retraite, fête des Pères, fête des Mères, Sainte-Catherine, Saint-Nicolas ou Noël des salariés et de leurs enfants de moins de 16 ans, rentrée scolaire pour les enfants de moins de 26 ans), leur utilisation est déterminée c’est-à-dire qu’elle a un lien avec l’événement et leur montant n’excède pas 5% du PMSS par événement et par année civile.

Précisions : le seuil est de 5% par enfant et 5% par salarié pour Noël. Pour la rentrée scolaire, il est uniquement de 5% par enfant.

Comptabilisation des cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés

Lorsque les cadeaux et bons d’achat sont achetés aux organismes ou aux boutiques :

•  On débite le compte 437 « Autres organismes sociaux »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Dès qu’ils sont payés :

•  On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Enfin, lorsque les cadeaux ou les bons d’achat sont remis aux salariés (cet enregistrement est généralement inséré dans l’écriture de paie globale mensuelle) :

•  On débite le compte 647 « Autres charges de personnel »,
• Et on crédite le compte 437 « Autres organismes sociaux ».

Lorsque des cotisations sociales sont dues :

• On débite les subdivisions du compte 645 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance » concernées,
• Et on crédite les subdivisions du compte 43  » Sécurité sociale et autres organismes sociaux  » adaptées.

Conclusion : les cadeaux et bons d’achat offerts au personnel doivent être comptabilisés dans le compte 647 « Autres charges de personnel ». Ils sont soumis à cotisations sociales, sauf dans deux situations. Les règles sont différentes lorsque les cadeaux sont offertes à des personnes extérieures à l’entreprise (pour plus d’informations : la comptabilisation des cadeaux d’affaires).

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.