L’aide unique à l’embauche pour un contrat d’apprentissage : modalités et comptabilisation

Les diverses aides à l’apprentissage ont récemment fusionné. Ainsi, la prime régionale à l’apprentissage pour les TPE, l’aide au recrutement d’un apprenti supplémentaire et le crédit d’impôt apprentissage sont désormais une seule et unique aide, l’aide unique à l’embauche pour un contrat d’apprentissage. Ce qui entraîne un changement notable des conditions et modalités d’obtention. Compta Facile vous présente cette nouvelle aide ainsi que toutes les modalités y afférent, sans oublier notre zoom comptable avec la comptabilisation de l’aide unique.

Qu’est-ce que l’aide unique à l’embauche pour un contrat d’apprentissage ?

L’Etat a créé des aides pour soutenir les employeurs qui recrutent des apprentis. Ces aides avaient aussi pour but d’inciter les entreprises à recruter en contrat d’apprentissage. Puisqu’en règle générale, les employeurs ne sont pas toujours enclins à recruter des débutants et encore moins des débutants encore en formation. Dans de nombreux métiers, surtout l’artisanat, c’est monnaie courante de recruter des apprentis mais pour encore beaucoup de milieux professionnels des réticences persistent.

Malgré les changements, la volonté sous-jacente est toujours la même !

De combien est l’aide unique à l’embauche pour un contrat d’apprentissage ?

Commençons par le plus intéressant, l’aide unique d’embauche d’un apprenti n’est pas la même d’une année à l’autre du contrat d’apprentissage, elle va en diminuant.

Le montant maximum pour chaque année est de :

• 4 125 € la 1^ère année d’exécution du contrat,
• 2 000 € la 2^ème année d’exécution du contrat,
• 1 200 € la 3^ème année d’exécution du contrat.

Dans le cadre d’un contrat qui durerait 4 ans, l’aide unique pour la 4^ème année sera égale à celle de la 3^ème année.

Quelles sont les conditions pour obtenir l’aide unique ?

C’est maintenant que le bât blesse, en effet, les bénéficiaires de l’aide unique d’embauche en contrat d’apprentissage sont limités puisque les conditions d’exigibilité sont désormais plus restrictives.

Les voici :

• Employeur de moins de 250 salariés ;
  • L’effectif s’apprécie en fonction du nombre de salariés présents au dernier jour de l’exercice précédent celui de la signature du contrat.
• Contrat d’apprentissage conclu à partir du 1^er janvier 2019 ;
  • La conclusion intervient à la signature des deux parties du contrat. Ce n’est donc pas la date de début du contrat qui prévaut. Si les deux parties n’ont pas signé à la même date, c’est la date la plus récente qu’on retient.
• Diplôme ou titre à finalité professionnelle préparé par l’apprenti dont le niveau est inférieur ou égal au BAC ;
  • Les contrats d’apprentissage contractés pour la préparation d’un diplôme supérieur au BAC ne bénéficient plus d’aide à l’embauche.

Comment est versée l’aide unique pour un contrat d’apprentissage ?

L’organisme qui verse l’aide est l’Agence de services et de paiement (ASP). Le versement de l’aide est réalisé mensuellement par anticipation du salaire à verser à l’apprenti.

Voici un récapitulatif de la somme versée chaque mois en fonction de l’année du contrat en cours :

Pour que le versement de l’aide se fasse automatiquement :

• il faut que la demande ait été acceptée (démarches à effectuer traitées dans la prochaine sous-partie)
• il faut transmettre la déclaration sociale nominative (DSN) tous les mois. La DSN est un fichier électronique regroupant toutes les informations salariales clés d’un employé. Elle est transmise chaque mois aux organismes sociaux. Si un mois la DSN n’est pas envoyée, l’aide unique pour l’apprentissage sera suspendue dès le mois suivant.

Quelles sont les démarches à effectuer pour profiter de l’aide unique pour l’apprentissage ?

Depuis le 1^er janvier 2020, voici les conditions :

• le contrat doit être signé par les deux parties et cacheté du cachet de l’organisme de formation,
• l’employeur doit envoyer ce contrat à l’opérateur de compétences (OPCO) dont il dépend*,
• la date limite d’envoi à respecter est de 5 jours ouvrables suivant la date de début du contrat.

* Ce sont les opérateurs de compétences qui assurent le dépôt, l’instruction et le financement sur la base d’un « coût contrat » défini par les branches professionnelles.

Durant l’année 2019, la demande était à envoyer à la chambre consulaire référente.

Vous pouvez créer un espace sur Sylaé, service public dont l’objectif est de vous permettre d’échanger avec l’ASP. Vous pourrez suivre vos démarches et consulter les versement réalisés tous les mois.

Voilà pour ce qui en est des conditions et modalités pour bénéficier de l’aide unique à l’embauche pour un contrat d’apprentissage. Penchons-nous dès à présent sur le traitement comptable de cette aide.

La comptabilisation de l’aide unique à l’embauche pour un contrat d’apprentissage

En comptabilité, l’aide unique d’embauche d’un apprenti est assimilée à une subvention d’exploitation.

Voici le traitement comptable qui en découle :

A la date d’encaissement de l’aide (tous les mois) :

• • On débite le compte 512 « Banque »,
  • Et on crédite le compte 74 « Subventions d’exploitation ».

Conclusion : Suite à la promulgation de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, les quatre dispositifs d’aide à l’embauche d’un apprenti ont fusionné pour devenir l’aide unique destinée aux employeurs d’apprentis. Les conditions de recours sont plus restrictives : employeurs de moins de 250 salariés, contrat d’apprentissage conclu à partir du 1er janvier 2019 et préparation d’un diplôme ou d’un titre à finalité professionnelle de niveau inférieur ou égal au bac. Si vous êtes éligible et après l’acceptation de votre demande, vous recevrez l’aide tous les mois de l’ASP.

Ecrit par
Lison Jacquet

Lison Jacquet, collaboratrice comptable en cabinet d'expertise-comptable depuis 5 ans et rédactrice de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.