Business Intelligence : qu’est-ce que c’est ?

La Business Intelligence ou informatique décisionnelle est un terme de plus en plus en vogue. Et pour cause : les domaines que cette expression recouvre sont de plus en plus nombreux et appréciés des dirigeants d’entreprises. De quoi parle-t-on exactement ? Comment pouvez-vous vous en servir au quotidien ? Voici quelques clés de compréhension…

Business Intelligence : définition et usages

Définition. La Business Intelligence désigne les outils, technologies et méthodes permettant de collecter et trier des données en vue de les analyser par la suite. En d’autres termes, utiliser l’informatique décisionnelle permet au décideur et au dirigeant d’entreprise d’avoir à sa disposition les technologies adéquates pour recueillir tous les paramètres d’une problématique pour permettre leur analyse en vue d’apporter une réponse à ladite problématique.

But : analyser l’existant pour se tourner vers l’avenir. Une fois lancée, l’entreprise doit constamment rester en éveil afin de s’adapter au mieux à son marché : où investir ? Comment se remettre à niveau face à une concurrence toujours plus acharnée ? Comment innover ? Comment gérer la logistique, voire l’améliorer ? Les questions de l’ordre des ressources humaines sont également envisageables : comment optimiser les horaires de travail de son personnel ? Comment mesurer leur productivité ? Comment analyser le renouvellement du personnel ? Toutes ces interrogations peuvent être levées grâce à l’informatique décisionnelle.

Analyser du brut pour y voir plus net. Les outils de Business Intelligence permettent, dans un premier temps, d’analyser les données disponibles puis, dans un second temps, de les restituer de façon complète, sans les dénaturer et surtout, de manière extrêmement lisible. Par exemple, en matière de données financières, les outils d’informatique décisionnelle permettent de :

• générer des rapports financiers automatiquement, ce qui anéantit tout risque d’erreur humaine ;
• prévoir la politique budgétaire ;
• prévoir les investissements ;
• dématérialiser les factures, les gérer, superviser les paiements (relances, recouvrement) ou encore les notes de frais ;
• réaliser des analyses prédictives ;
• faciliter le travail du contrôleur de gestion, qui a pour rôle d’extraire les données pertinentes : cela lui permet de passer moins de temps sur ces tâches non productives par nature et d’en passer plus sur l’amélioration du pilotage financier de l’entreprise ;
• suivre en temps réel tous les indicateurs financiers, comme le fonds de roulement, les flux de trésorerie ou encore les provisions et immobilisations ;
• fournir une vision globale des données financières de l’entreprise.

Au-delà des données financières, ces outils de Business intelligence peuvent permettre :

• une analyse de la veille concurrentielle pour les équipes marketing qui pourront ainsi étudier le meilleur positionnement possible de l’entreprise et identifier les tendances de son marché tout en détectant les contraintes commerciales ;
• une analyse du taux d’attrition (à savoir le taux qui permet de calculer la proportion de clients perdus) pour les équipes d’administration des ventes qui pourront ainsi étudier avec précision les causes de désabonnement ou de résiliation de contrats par les clients ;
• une analyse du trafic internet pour les équipes marketing afin d’optimiser le circuit d’achat des clients sur Internet ;
• une analyse du marché de l’emploi pour les équipes de ressources humaines qui pourront ainsi rechercher les causes d’une rotation trop importante du personnel, les profils et les cursus de formation les mieux adaptés à l’activité de l’entreprise, etc.

Business intelligence : de la méthode

3 étapes. Bien qu’il n’existe pas de manuel explicatif de la Business Intelligence, trois grandes étapes semblent se dégager : l’identification de la donnée, son analyse et son explication.

Identification de la donnée. Identifier les données pertinentes suppose d’avoir connaissance, au préalable, des sources des données. Selon votre secteur d’activité, en effet, vous pouvez avoir des données issues de :

• la navigation des internautes, sur votre site internet ou sur votre boutique en ligne, cette dernière vous permettant de retracer le circuit d’achat et le comportement d’achat de vos clients ;
• votre outil de gestion des relations avec la clientèle ;
• votre chaîne logistique ;
• flux de commandes que vous passez à vos fournisseurs ;
• votre service de ressources humaines qui dispose, par exemple, de chiffres sur la masse salariale, sur la prise de congés ou les absences des salariés de votre entreprise.

Analyse de la donnée. Avant d’exploiter les données récoltées, il faut les analyser. Les outils de Business intelligence permettent, à ce titre, de structurer les données recueillies. Le but ? Faciliter leur analyse. Comment ? En les intégrant dans un entrepôt de données. Aussi appelés bases de données décisionnelles, les entrepôts de données permettent de stocker et d’ordonner les données récoltées en vue de leur exploitation et de leur explication.

Visualiser la donnée. Vient alors la phase de restitution. En d’autres termes, il s’agit, après le recueil et l’analyse de la donnée brute, de l’expliquer de la manière la plus simple possible afin qu’elle serve à tous les intéressés. Comment procéder ? Il s’agira en pratique d’utiliser des supports faciles d’accès : graphiques, tableaux de bord, diagrammes, jauges, cartes mentales, etc. Le but est que l’information soit traduite en des termes clairs afin qu’elle soit comprise par le plus grand nombre.

Business intelligence : comment procéder ?

Des outils adaptés à votre secteur. Toute profession nécessite des outils adaptés : là où un centre d’appels va avoir besoin d’un logiciel permettant de connaître le temps dédié à une conversation téléphonique entre un téléconseiller et un client, une entreprise industrielle qui souhaite optimiser sa chaîne logistique va avoir besoin d’un outil différent adapté à son usage.

Des outils différents. Ainsi, au sein d’une même entreprise, les différents services ne vont pas avoir besoin des mêmes outils d’informatique décisionnelle : un directeur des ressources humaines va plutôt avoir besoin d’outils lui permettant de visualiser les données disponibles concernant le personnel de l’entreprise, alors que la personne à la tête du service marketing et communication va plutôt avoir besoin de solutions lui permettant de connaître le taux de succès de telle ou telle campagne publicitaire, par exemple. Vous devez, de fait, être en mesure de cibler les outils adaptés, ce qui suppose d’être accompagné à ce sujet.

Des outils vraiment nécessaires ? Variés, techniques, très précis, les outils de Business Intelligence peuvent être ardus à appréhender. Il ne faut pas être découragé car ils sont source d’informations capitales pour la prise de décision. Et cela dans le but de développer votre entreprise et d’éviter de commettre des erreurs stratégiques !

En conclusion pour la structuration de votre entreprise

La Business Intelligence ou l’informatique décisionnelle regroupe les outils et les logiciels permettant de faciliter la prise de décision. Concrètement, ces outils permettent d’identifier, d’analyser et de visualiser les données pertinentes de façon simple et ludique. Il est intéressant de se faire accompagner dans la mise en place de ces outils, qui peuvent paraître, au premier abord, complexes, mais qui, bien utilisés, se révèlent indispensables en vue du développement de l’entreprise.

Ecrit par
Editions juridiques - Weblex

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