Le calcul et la comptabilisation de la provision pour congés payés

Chaque salarié a droit à un congé payé annuel à la charge de l’employeur, qui s’acquiert au mois le mois.

En comptabilité, les congés payés acquis par le ou les salariés de n’entreprise et non encore utilisés doivent être provisionnés (sauf dans certains secteurs activité, comme la bâtiment, où ces derniers ne sont pas gérés par l’entreprise).

Voici une fiche complète sur le calcul et la comptabilisation de la provision pour congés payés.

1. Calcul de la provision pour congés payés

Avant de procéder à la comptabilisation de la provision pour congés payés, il convient d’en calculer le montant. Pour cela, il faut tout d’abord calculer les droits acquis à la clôture de l’exercice, salarié par salarié. Les jours acquis dépendent du mode de calcul appliqué par l’entreprise, de la présence du salarié sur la période de référence (du 1er juin N au 31 mai N+1), et des éventuels congés pris.

Information utile : Le Coin des Entrepreneurs vous propose un article complémentaire : le fonctionnement des congés payés, où vous retrouverez comment se calculent les jours acquis par salarié. Nous ne reviendrons donc pas sur ce point ici.

Deux règles sont prévues pour calculer le montant de l’indemnité de congés payés :

1. La règle du dixième : soit 10% de la rémunération totale du salarié sur la période de référence des congés payés, à ajuster avec les jours acquis et pris ;
2. La règle du maintien de salaire : on provisionne le salaire qui sera versé au salarié pendant ses congés payés en cas de maintien de salaire.

La méthode à retenir est celle qui est la plus favorable aux salariés. Ensuite, le calcul s’effectue salarié par salarié.

Les charges sociales et fiscales sont estimées en fonction des taux de cotisations et d’imposition supportés par l’entreprise.

2. Comptabilisation de la provision pour congés payés

La provision pour congés payés doit être comptabilisée à la clôture de l’exercice. Cette provision constate deux éléments :

• une première écriture pour l’indemnité de congés payés,
• et une seconde écriture constate les charges fiscales et sociales rattachées à ce montant brut.

La comptabilisation de la provision pour congés payés peut donc s’effectuer ainsi :

Comptabilisation de la provision pour indemnité de congés payés :

• on débite le compte 6412 « congés payés provisionnés » pour le montant des indemnités de congés payés,
• et on crédite le compte 4282 « dettes provisionnées pour congés à payer » en contrepartie.

Comptabilisation de la provision des charges liées aux indemnités de congés payés :

• on débite les comptes :
  • 6452 « congés payés provisionnés » pour le montant des charges sociales liées aux indemnités de congés payés,
  • de la racine 631 et 633 « Autres impôts et taxes » pour le montant des impôts et taxes liées aux indemnités de congés payés (comme la taxe d’apprentissage et la formation professionnelle continue par exemple).
• et on crédite en contrepartie les comptes :
  • 4382 « charges sociales sur congés à payer »
  • et 4482 « charges fiscales sur congés à payer ».