La comptabilisation des indemnités de licenciement

Les licenciements individuels occasionnent des écritures comptables particulières. Le traitement comptable de ces opérations dépend de la date d’annonce du licenciement ainsi que de leur date de notification. Compta-Facile fait ici le point sur la comptabilisation des indemnités de licenciements.

1. Principe de comptabilisation des indemnités de licenciement

Lorsque le licenciement n’est pas annoncé à la clôture de l’exercice comptable et qu’il interviendra au cours de l’exercice suivant, aucune écriture comptable particulière ne doit être enregistrée puisque l’entreprise ne s’est pas engagée à licencier son salarié à cette date.

A l’inverse, lorsque le licenciement est annoncé avant la clôture de l’exercice mais que l’indemnité de licenciement n’est versée que l’exercice suivant, une provision pour licenciement devra être comptabilisée lorsque certaines conditions sont réunies.

Enfin, lorsque le licenciement est notifié avant la clôture de l’exercice mais que l’indemnité de licenciement n’est versée que l’exercice suivant, une charge à payer doit être enregistrée en comptabilité.

2. Comptabilisation de l’indemnité d’un licenciement annoncé avant la clôture de l’exercice

Lorsque le licenciement est annoncé avant la clôture de l’exercice (et que l’indemnité est versé l’exercice suivant), une provision pour licenciement doit être constituée lorsque certaines conditions sont réunies :

•  Existence d’une obligation vis-à-vis du salarié

Cette condition suppose que l’entreprise ait annoncé sa décision avant la clôture au salarié concerné (ou à leurs représentants) ou alors qu’elle ait pris la décision de procéder au licenciement. Il pourra s’agir, par exemple, d’envoyer la lettre de convocation du salarié à l’entretien préalable avant la date de clôture comptable.

• Sortie probable de ressources sans contrepartie

Il s’agit de s’assurer ici que la future sortie de ressources (versement de l’indemnité de licenciement) n’aura aucune contrepartie. Cette condition est quasiment systématiquement remplie.

Voici l’écriture comptable à enregistrer pour provisionner l’indemnité de licenciement :

•  On débite le compte 6815 « Dotations aux provisions pour risques et charges d’exploitation » ;
• Et on crédite le compte 158 « Autres provisions pour charges ».

Le montant de la provision doit comprendre non seulement le montant des indemnités légales dûes au salarié mais également le montant des indemnités conventionnelles et des cotisations sociales afférentes.

Fiscalement, ces indemnités sont déductibles (sauf pour certains composantes des indemnités de licenciement économique versées en dehors d’une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire).

3. Comptabilisation de l’indemnité d’un licenciement notifié avant la clôture de l’exercice

Lorsque le licenciement est notifié avant la clôture de l’exercice (et que l’indemnité est versé l’exercice suivant), une charge à payer doit être comptabilisée, même si l’indemnité n’est versée qu’au cours de l’exercice suivant.

Voici l’écriture comptable à enregistrer pour constater la charge à payer représentée par l’indemnité de licenciement :

• On débite le compte 6414 « Indemnités et avantages divers » ;
• Et on crédite le compte 4286 « Personnel – autres charges à payer ».

Fiscalement, cette charge à payer est déductible.

4. Comptabilisation du versement de l’indemnité d’un licenciement

Lorsque l’indemnité de licenciement est constatée définitivement au profit du salarié, elle va figurer dans les écritures de paies au débit du compte 6414 « Indemnités et avantages divers ».

Dans l’hypothèse où une provision avait été antérieurement constituée, il convient de la reprendre :

• On débite le compte 158 « Autres provisions pour charges » ;
• Et on crédite le compte 7815 « Reprises sur provisions pour risques et charges d’exploitation ».

Si une charge à payer avait été comptabilisée, il est nécessaire de la contrepasser (l’extourner) :

• On débite le compte 4286 « Personnel – autres charges à payer » ;
• Et on crédite le compte 6414 « Indemnités et avantages divers ».

Conclusion : le traitement comptable d’une indemnité de licenciement dépend de l’avancement de la procédure de licenciement : lorsque le licenciement a été annoncé avant la clôture de l’exercice, l’indemnité devra, sous conditions, être provisionnées. Lorsque le licenciement a été notifié avant la clôture, l’indemnité doit obligatoirement faire l’objet d’une charge à payer.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.