La gestion du poste clients

Le développement d’une entreprise occasionne une multiplication des tâches administratives et comptables, dont celles liées au poste « clients ». Compta-Facile vous propose d’étudier les différentes solutions qui existent en matière de gestion du poste « clients » afin d’assurer une certaine pérennité de sa trésorerie.

Les enjeux de la gestion du poste « clients »

Gérer un poste « clients » est une tâche assez vaste, qui s’étend de l’établissement d’un devis à un client jusqu’à l’encaissement de la créance.

Lorsque l’activité est en plein essor, cette démarche peut s’avérer compliquée ; elle est même parfois, à tort, négligée. Une mauvaise gestion du poste clients entraîne inéluctablement une dégradation de la trésorerie. Cette notion est intimement liée à celle du Besoin en Fonds de Roulement (BFR), indicateur financier dont la maîtrise est indispensable : le BFR ne doit pas augmenter plus vite que les ventes.

Il est, certes, important de veiller à ce que l’activité se développe mais il est capital de récupérer l’argent qui est dehors.

Une bonne gestion du poste « clients » implique, peu importe l’outil, d’effectuer au quotidien bon nombre de tâches, dont :

• L’établissement de devis et le suivi de ces derniers ;
• Le suivi de l’état d’avancement des commandes et de leur traitement ;
• Le rapprochement des devis de leur facture de vente ;
• L’encaissement des sommes dues selon les échéances prévues ;
• Le rapprochement des encaissements avec leurs factures de ventes correspondantes.

Il est important de disposer d’outils permettant de suivre et de gérer le poste « clients », afin d’assurer la liquidité de l’entreprise. Ceux-ci peuvent prendre la forme d’un simple tableur Excel ou d’un logiciel informatique (installé sur un poste de travail ou accessible directement en ligne).

Informatiser la gestion de son poste clients

Intérêts de l’informatisation

Gagner du temps

L’informatisation permet de mettre la main plus rapidement sur l’information (l’entrepreneur retrouve très vite les devis qu’il a émis ou ses factures de ventes).

Suivre  efficacement ses affaires

Dans certains logiciels, une fois la facture émise (et le délai de paiement renseigné), il est possible de générer des alertes en cas de non-paiement à la date d’échéance prévue. Des courriers de relance peuvent même être générés automatiquement par le logiciel lorsque la date est dépassée.

Anticiper l’évolution de l’activité

La gestion informatisée permet généralement la génération de tableaux de bord synthétiques offrant une vision globale de l’activité (activité en cours et à venir avec le dénouement des encaissements déjà actés).

Modalités d’informatisation

Quel que soit l’outil utilisé, il doit permettre de :

• Créer et de suivre les devis émis,
• De transformer les devis acceptés en factures,
• D’imputer un règlement client à la facture correspondante

Ces fonctions sont, en général, proposées par les logiciels de devis et de facturation.

Certains d’entre eux contiennent également un module comptable capable d’enregistrer automatiquement les factures de ventes dans la comptabilité de l’entreprise. Celui-ci va permettre un déversement de la gestion commerciale dans la comptabilité : les écritures comptables sont automatiquement intégrées dans les comptes.

Conclusion : la gestion du poste « clients » est fondamentale pour l’entreprise. Elle ne doit pas être négligée car elle peut conduire à une dégradation irréversible de la trésorerie.