Guichet unique – le point sur sa mise en service

Mesure phare de la loi PACTE du 22 mai 2019, le guichet unique est devenu le seul outil de dépôt des formalités depuis le 1^er janvier 2023, remplaçant les centres de formalités des entreprises (CFE)… Ce qui pose de nouvelles questions et impose de prendre de nouvelles habitudes…

Guichet unique : de quoi s’agit-il ?

Le guichet unique est à présent l’unique partenaire des formalistes et des entrepreneurs. Cette plateforme entièrement dématérialisée, gérée par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) est, depuis le 1^er janvier 2023, le seul canal de dépôt des formalités : créations, modifications, cessations… Toutes doivent passer par ce guichet, que vous soyez boulanger, mécanicien, commerçant ou vigneron.

Les CFE (greffes de juridictions, chambres de commerce et d’industrie, etc.) dont la compétence dépendait de l’activité, de la forme juridique et de la localisation géographique de l’entreprise n’est, de fait, plus en vigueur. Toutes les formalités ont vocation à être centralisées et dématérialisées au niveau du guichet unique.

Le guichet unique est l’intermédiaire entre l’entrepreneur et le valideur, c’est-à-dire l’organisme destinataire de la formalité, déterminé par les informations renseignées dans le formulaire dynamique. Il relaie ensuite les informations entre l’entreprise et le valideur, par exemple en notifiant les documents manquants.

Cette centralisation des formalités permet au guichet d’alimenter le registre national des entreprises (RNE).

Quels sont les frais liés au guichet unique ? 

Le coût des formalités doit être réglé directement sur le guichet unique. En revanche, son utilisation est gratuite.

Guichet unique : un point sur la signature électronique

Une fois la formalité accomplie, le déclarant va devoir la valider… Ce qui pose la question de la signature électronique !

Il existe, en réalité, 3 types de signatures électroniques, dont l’utilisation varie selon le niveau de sécurité recherchée : la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée.

La signature simple

Elle consiste à cocher une case qui vaut validation. Elle présente l’avantage d’être facile d’utilisation, mais peu sécurisée car il n’y a pas de vérification d’identité du signataire. Elle est donc réservée aux transmissions de dossiers de création d’entreprise, aux déclarations de constitution de patrimoines affectées aux demandes d’autorisation et aux demandes d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés.

La signature avancée

C’est une signature sécurisée, sans obligation de certificat électronique. Concrètement, l’identité du signataire est vérifiée et l’action de signature est tracée par l’envoi d’un code sur un support personnel, comme un smartphone. Cette signature est acceptée pour signer électroniquement les formulaires Cerfa, les procès-verbaux d’assemblées générales et les statuts.

La signature qualifiée

Il s’agit d’une signature sécurisée avec un certificat électronique qualifié. Son principal avantage est d’avoir la même valeur juridique que la signature manuscrite. En revanche, elle est très contraignante car elle nécessite :

• que l’identité du signataire soit validée au préalable : concrètement, un organisme de certification doit vérifier son identité en présentiel ou en distanciel ;
• qu’une clé de signature soit remise à la personne physique (entrepreneur ou représentant de l’entreprise), sous forme, par exemple, d’une clé USB.

Bien qu’étant la solution la plus sécurisée et sécurisante, la signature qualifiée représente un investissement auquel il n’est pas possible d’échapper… puisqu’elle est demandée pour toutes les modifications, cessations d’entreprises et dépôts des comptes.

Il existe toutefois une alternative : une signature vaudra « signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié », autrement dit signature qualifiée, s’il s’agit d’une signature électronique simple, associée à une identification du déclarant par un moyen d’identification électronique qualifié.

Concrètement, l’authentification requise se fera via France Connect + et la création d’une identité numérique par l’application mobile La Poste.

Et pour les professionnels ?

L’ensemble de ces règles doivent assurer la sécurité et l’intégrité des formalités que vous êtes amené à réaliser par l’intermédiaire du guichet unique. N’hésitez pas à faire appel à votre conseil habituel qui sera équipé pour garantir le respect de ces règles et qui pourra vous assister dans la réalisation de vos démarches par l’intermédiaire de ce guichet.

(base février 2023)

Ecrit par
Editions juridiques - Weblex

Weblex, l'information juridique en ligne pour les entrepreneurs.