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La comptabilisation d’une avance ou d’un acompte

Les relations financières qu’entretient une entreprise avec ses clients et fournisseurs peuvent l’amener à verser ou à recevoir des avances et acomptes. Compta-Facile fait le point sur leur enregistrement en répondant à la question : comment comptabiliser une avance ou un acompte ?

Avant toute chose il convient de définir chaque terme et de les distinguer : une avance est une somme d’argent versées avant tout commencement d’exécution d’une commande. Un acompte, en revanche, est versé dès lors que la commande commence à être exécutée.

comptabilisation avances et acomptes

Comptabilisation d’une avance ou d’un acompte versé

Le schéma de comptabilisation d’une avance ou d’un acompte versé est assez simple. Il convient :

  • D’enregistrer le paiement de l’acompte,
  • Puis de comptabiliser la facture d’achat définitive,
  • Ensuite de virer l’acompte versé dans le compte fournisseur approprié,
  • Et enfin d’effectuer le règlement final (en déduisant le montant de l’acompte versé).

Voici comment enregistrer un acompte versé :

  • On débite le compte 4091 « Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes »,
  • Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Ensuite, il convient de comptabiliser la facture définitive de manière « classique » :

  • On débite :
    • le compte de classe 6 « Charges » concerné,
    • le compte 4456 « TVA déductible »,
  • Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs ».

Enfin, il est nécessaire de virer l’acompte versé dans le compte 401 :

  • On débite le compte 4011 « Fournisseurs » ,
  • Et on crédite le compte 4091 « Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes ».

Le différentiel sera ainsi réglé par l’entreprise et le compte fournisseur sera soldé :

  • On débite le compte 4011 « Fournisseurs »,
  • Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Attention, en matière de TVA, il convient d’analyser l’opération lorsque l’acompte est versé :

  • s’il s’agit d’une livraison de biens, l’acompte versé ne comprend pas de TVA (l’intégralité de la taxe sera mentionné dans la facture définitive et sera déductible, en principe, à cette date)
  • s’il s’agit d’une prestation de services (ou assimilé) pour laquelle la TVA est exigible sur les encaissements chez le fournisseurs, l’acquéreur peut déduire la TVA lorsqu’il effectue un règlement d’acompte. Il convient, dans ce cas, d’isoler dans un compte particulier (une subdivision du compte 4456 par exemple) la TVA déduite et de la rapporter au compte 4456 « TVA déductible » lors de l’enregistrement de la facture finale si le fournisseur n’a pas établi de facture d’acompte mentionnant la TVA.

Comptabilisation d’une avance ou d’un acompte reçu

La comptabilisation d’une avance ou d’un acompte reçu suit un traitement symétrique à celui exposé pour les fournisseurs :

  • Enregistrement de la réception de l’acompte :
    • On débite le compte 512 « Banque »,
    • Et on crédite le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes ».
  • Comptabilisation de la facture de vente définitive :
    • On débite le compte 411 « Clients »,
    • Et on crédite le compte de classe 7 « Ventes » concerné, ainsi que le compte 44571 « TVA collectée ».
  • Transfert de l’acompte reçu dans le compte client adéquat :
    • On débite le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes »,
    • Et on crédite le compte 411 « Clients ».
  • Constatation du règlement final (sous déduction de l’acompte reçu) :
    • On débite le compte 512 « Banque »,
    • Et on crédite le compte 411 « Clients ».

Fiscalement et en matière de TVA, lorsque l’acompte se rapporte à une prestation dont la TVA est exigible sur les encaissements (et, sauf si l’entreprise a opté à l’imposition à la TVA selon les débits), la réception des fonds rend la TVA exigible (et l’entreprise doit procéder à son reversement au Trésor Public).

Conclusion : les avances et acomptes reçus sur commandes figurent dans le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes » tandis que les avances et acomptes versés doivent être comptabilisés dans le compte 4091 « Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes ».

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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