La comptabilisation de l’assurance de véhicules

Les entreprises qui utilisent des véhicules à des fins professionnelles doivent notamment les assurer. Tous les véhicules à moteur sont concernés : voitures commerciales, véhicules de tourisme, camionnettes, camions, deux-roues, quads… Compta-Facile répond à la question : comment comptabiliser l’assurance d’un véhicule ?

La comptabilisation d’une quittance d’assurance de véhicules

La quittance d’assurance remise à l’entreprise doit être enregistrée en comptabilité selon le schéma d’écritures présenté ci-dessous :

• On débite le compte 616 « Primes d’assurance »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Puis, lorsqu’elle est payée :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Toutes les cotisations, y compris les différentes taxes contenue dans l’appel, doivent être comptabilisées dans le compte 616. Il n’y a généralement aucune TVA déductible.

Fiscalement, les dépenses d’assurance sont déductibles lorsqu’elles sont exposées à des fins professionnelles. Il peut s’agir d’un véhicule possédé par l’entreprise ou d’un véhicule qu’elle loue (location financière ou crédit-bail). Les véhicules appartenant aux salariés et aux dirigeants qui sont utilisés dans le cadre professionnel peuvent donner lieu au versement d’indemnités kilométriques (dans ce cas, les personnes concernées supportent à titre personnel les cotisations d’assurance).

Exemple : une entreprise reçoit un appel de son assureur en date du 1er juillet N. Le montant à payer au titre de l’assurance de sa flotte automobile pour la période du 01/07/N au 30/06/N+1 est de 10 000 euros, somme qui sera prélevée le 15 juillet. Voici les écritures qui vont être comptabilisées :

• Enregistrement de l’appel le 01/07/N : débit du compte 616 « Primes d’assurance » et crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour 10 000 euros ;
• Constatation du paiement le 15/07/N : débit du compte 401 « Fournisseurs » et crédit du compte 512 « Banque » pour 10 000 euros.

Les régularisations liées à l’assurance automobile à opérer à la clôture

Les cotisations d’assurance de véhicules sont généralement facturées d’avance. L’entreprise paie immédiatement une somme d’argent afin d’assurer ses véhicules pour une période à venir.

Or, les principes qui régissent la comptabilité (et notamment le principe d’indépendance des exercices) imposent de ne rattacher à un exercice comptable que les charges et les produits qui le concernent. Cela correspond à la fameuse procédure du cut-off.

C’est pourquoi, une régularisation doit généralement être opérée à la clôture de l’exercice. Il convient alors de comptabiliser une charge constatée d’avance (CCA) :

• On débite le compte 486 « Charges constatées d’avance »,
• Et on crédite le compte 616 « Primes d’assurance ».

Exemple : reprenons l’exemple ci-dessus et imaginons que l’entreprise clôture son exercice au 31 décembre de chaque année. Elle va devoir comptabiliser une charge constatée d’avance pour 6/12 du montant de l’assurance soit 5 000 euros (10000*6/12). L’écriture comptable à enregistrer à la clôture de l’exercice au 31/12/N est :

• Débit du compte 486 « Charges constatées d’avance » pour 5 000 euros,
• Crédit du compte 616 « Primes d’assurance » pour 5 000 euros.

Conclusion : les primes d’assurance sur véhicules sont comptabilisées au débit du compte 616 « Primes d’assurance ». Elles peuvent donner lieu à des régularisations à la clôture de l’exercice et notamment à la constatation de charges constatées d’avance (CCA).