La comptabilisation des charges locatives et de copropriété (compte 614)

Les charges locatives payées par un locataire au propriétaire de son local font l’objet d’un traitement comptable particulier. Compta-Facile consacre une fiche complète à la comptabilisation des charges locatives et des charges de copropriété.

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1. Principe de comptabilisation des charges locatives incombant au locataire

A. Définition et comptabilisation des charges locatives et charges de copropriété

En principe, les remboursements de charges incombant normalement au locataire mais payées par le propriétaire doivent être comptabilisées dans un compte de charges externes, et plus particulièrement dans le compte 614 « Charges locatives et de copropriété ». Il en est de même concernant les dépenses incombant normalement au propriétaire mais mises à la charge du locataire en vertu d’un contrat de location.

Tel est le cas, par exemple, des dépenses d’entretien des parties communes intérieures et extérieures, de la taxe foncière (pour les particuliers, uniquement de la taxe sur les ordures ménagères), des dépenses énergétiques (eau, électricité, gaz),

Voici comment comptabiliser une facture de charges locatives :

  • On débite :
    • le compte 614 « Charges locatives et de copropriété »,
    • le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
  • Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

B. Modalités de facturation des charges locatives et de copropriété

Les charges locatives et de copropriété peuvent être payées :

  • par le versement de provisions pour charges (acompte)

Dans ce cas, les provisions sont calculées, en général, sur la base des charges locatives de l’année précédente (voir de l’année N-2). Dans tous les cas, elles doivent faire l’objet d’une régularisation au moins une fois par an en comparant le total des provisions versées par le locataire avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l’année. Cette régularisation donnera lieu à un complément de facturation ou à un remboursement du trop-perçu. Elle pourra donner lieu, lors de l’établissement des travaux d’inventaire, à la comptabilisation d’une facture non parvenue (FNP) ou, à l’inverse, d’un avoir à recevoir (AAR).

  • au moyen d’une récupération ponctuelle en fonction des dépenses engagées

Les charges sont, dans cette hypothèse, récupérer en totalité au moment où les frais ont été réellement engagés par le propriétaire. Une facture doit être tenue à l’appui.


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2. Comptabilisation des impôts et charges acquittés par le locataire en son nom propre

Lorsqu’un locataire s’acquitte de frais qui lui incombe personnellement, les dépenses correspondantes doivent être comptabilisées dans les comptes de charges par nature concernés :


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3. Exemple de comptabilisation de charges locatives payées au moyen de provisions

Une entreprise, dont l’exercice coïncide avec l’année civile, a réglé en N-1 la somme de 12 000 euros au titre des charges locatives d’un bâtiment qu’elle occupe. En N, son propriétaire lui appelle 12 acompte de 1 000 euros hors taxes chacun.

Voici l’écriture de comptabilisation des acomptes pour provisions pour charges locatives :

  • Débit des comptes
    • 614 « Charges locatives et de copropriété » pour 1 000 euros
    • 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour 200 euros
  • Crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour 1 200 euros.

En janvier N+1, le propriétaire reçoit les factures définitives et effectue la régularisation des charges locatives de son locataire. Le total des dépenses qu’il a effectivement engagées s’élève à 10 000 euros hors taxes. Il doit donc reverser à son locataire la somme de 2 000 euros hors taxes.

Lors de la clôture des comptes « N », le locataire devra comptabiliser un avoir à recevoir de charges locatives :

  • Débit du compte 4098 « Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus » pour 2 400 euros,
  • Crédit des comptes :
    • 614 « Charges locatives et de copropriété » pour 2 000 euros,
    • 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour 400 euros.

Conclusion : les charges locatives et de copropriété représentant des dépenses incombant au locataire mais payées par le propriétaire doivent être comptabilisées dans le compte 614 « Charges locatives et de copropriété ». Cette règle s’applique également pour les dépenses incombant au propriétaire mais mises conventionnellement à la charge du locataire.

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A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

7 commentaires

  1. Thibaut Clermont

    Bonjour et merci pour vos encouragements,
    Si vous souhaitez déduire une partie des charges de fonctionnement, vous devez justifiez que votre SASU occupe réellement un local dans votre habitation personnelle. Vous devez rédiger un bail qui formalisera la location.
    Par ailleurs, les charges que vous refacturerez à votre société vont généralement dépendre de la surface qu’elle occupe sur la surface totale (c’est, par exemple, le cas pour la taxe foncière par exemple). Pour les autres charges, l’entreprise doit effectivement utiliser l’énergie qu’elle va prendre à sa charge. Je m’explique : si elle ne dispose pas de point d’eau ou n’en utilise pas, vous ne devez pas lui refacturer une partie de votre facture d’eau. Pour l’électricité, en général, un prorata peut être effectué.
    Pour le traitement comptable, comme la SASU n’est pas propriétaire du local, vous devrez opter pour le compte 614 « charges locatives et de copropriété ».
    Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  2. Avatar

    Bonjour,

    Tout d’abord je vous remercie pour votre site qui m’est d’une grande aide.

    Par ailleurs, je dispose d’une SASU domiciliée chez moi, je suis propriétaire de mon logement et je souhaite déduire une partie de mes charges de copropriétés. je reçois des appels de fonds trimestriels de la part du syndic. Ces appels de fonds vont du 01 janvier au 31 décembre.

    Comment puis-je comptabiliser cela et me rembourser une partie?

    Cordialement,

  3. Avatar

    Bonsoir,

    En effet, il s’agit d’une SCI impôt sur le revenu foncier.
    Je vous remercie de votre réponse et pour ce site qui m’est bien utile.

    Bonne soirée.
    Cordialement

    Marie

  4. Avatar

    Bonjour,
    A quel régime fiscal est soumise votre SCI ? Si c’est à l’impôt sur le revenu (revenus fonciers), il convient d’isoler cette somme dans une sous-racine du compte 604 (de mémoire). Ce compte comportera deux racines différentes : l’une pour enregistrer les appels de charges de copropriété de l’année N et l’autre pour enregistrer les régularisations de l’année précédente N-1 effectuées à posteriori (en N).
    Dans votre cas, cela se comptabilisera surement de la manière suivante : débit du compte 604X « Provision pour charges de copropriété N », crédit du compte 604Y « Régularisation des charges de copropriété N-1 » par le débit ou le crédit du compte 512 « Banque ». Veillez à utiliser les bonne racines de compte pour que votre logiciel de comptabilité les reprennent correctement dans votre déclaration 2072.
    Bonne fin de journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  5. Avatar

    Bonjour,

    Dans le cadre d’une SCI, le décompte des charges de copropriété versées au Syndic est en notre faveur. Ce décompte concerne les charges de l’exercice précédant.
    Le syndic déduit du nouvel appel ce trop perçu. Comment comptabiliser ce solde car si je le déduis des charges de l’exercice en cours, le total de mes charges pour l’exercice en cours est faussé
    Cordialement
    Marie

  6. Avatar

    Bonjour,
    Tout dépend la structure juridique choisie par le propriétaire, son régime fiscal ainsi que son objet social. Pouvez-vous m’en dire plus ?
    En général, il est fait usage du compte 708 « Produits des activités annexes ». Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  7. Avatar

    Il me semble que le problème que vous traitez est vu coté locataire.
    Le propriétaire répercutant les charges qu’il a payé , mais qui sont normalement supportées par le locataire.
    Ma question est, du coté du propriétaire, comment comptabiliser une provision pour charge ?
    Comment solder cette provision ?

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