La comptabilisation des fichiers clients (listes et bases de données)

Les entreprises peuvent acheter à d’autres entités ou créer en interne des fichiers de clients. Ces listes de clients et d’abonnés sont généralement regroupées dans des bases de données elles font l’objet d’un traitement comptable spécifique. Compta-Facile l’aborde ici en répondant à la question : comment comptabiliser les fichiers clients ?

Comptabilisation des achats de fichiers clients

Comptabiliser des fichiers clients achetés

Les fichiers clients achetés représentent des immobilisations incorporelles. En effet, ils répondent généralement aux conditions fixées par les textes pour être immobilisés : ils sont identifiables, leur valeur est mesurable et ils vont générer des ressources que l’entreprise acheteuse va contrôler. Sont notamment visés par cette définition les achats de listes et de bases de données de clients ou d’abonnés.

Les fichiers clients achetés doivent être traités comme suit en comptabilité :

• On débite :
  • Le compte 208 « Autres immobilisations incorporelles »,
  • Le compte 44562 « TVA déductible sur immobilisations »,
• Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations ».

Comptabiliser des fichiers clients créés en interne

Les fichiers clients créés en interne, en revanche, ne répondent pas aux critères de définition des immobilisations. Par conséquent, tous les frais engagés par une entreprise afin de se constituer un fichier clients doivent être laissés en charges. Ces dépenses suivent les règles de droit commun et notamment le principe de séparation des exercices. Elles peuvent donner lieu à la comptabilisation de charges constatées d’avance dans certains cas (notamment lorsque les frais de constitution d’une base de données clients sont exposés au cours qu’une campagne de publicité qui n’est pas encore lancée à la clôture de l’exercice).

Sont concernées, par exemple, les frais de création et d’envoi de cartes réponses publicitaires dont l’objectif est de récolter des adresses e-mail à des fins de publicité ultérieure.

Comptabilisation de l’amortissement ou de la dépréciation de fichiers clients

A la clôture de l’exercice, certains retraitements peuvent trouver à s’appliquer : les fichiers de clientèle peuvent faire l’objet d’un amortissement ou d’une dépréciation sous certaines conditions.

Comptabiliser un amortissement de fichiers clients

Lorsque l’utilisation des bases de données clients est limitée dans le temps, les fichiers clients doivent être amortis sur leur durée d’utilisation. Il est nécessaire, dans ce cas, que les listings ne restent pas acquis à l’entreprise. Voici comment comptabiliser l’amortissement des fichiers clients, calculé sur leur base amortissable :

• On débite le compte 68111 « Dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles »,
• Et on crédite le compte 2808 « Amortissements des autres immobilisations incorporelles ».

En revanche, si le fichier est définitivement acquis à l’entreprise et qu’elle se trouve en mesure de le conserver et de les entretenir, il n’est pas amortissable et doit, dans certains cas, faire l’objet d’une dépréciation.

Comptabiliser une dépréciation de fichiers clients

Il est rare, en pratique de constater une dépréciation de fichiers clients. Deux cas doivent être distingués :

• Le fichier clients génère des ressources clairement identifiables : dans ce cas, il convient de comparer la valeur d’entrée du fichier à sa valeur actuelle. C’est la valeur la plus élevée entre la valeur du bien sur le marché (dans l’hypothèse où il serait cédé) et sa valeur d’utilité pour l’entreprise (actualisation de flux de trésorerie futurs et du produit de sa revente future). Si la valeur d’entrée est inférieure à la valeur actuelle, une dépréciation doit être pratiquée ;
• Le fichier clients ne génère pas des ressources identifiables : une dépréciation n’est autorisée que si l’activité à laquelle est rattachée le fichier clients est réduite et ne permet plus de générer autant de flux qu’auparavant.

L’écriture de dépréciation de fichiers clients est la suivante :

• On débite le compte 68161 « Dotations aux dépréciations des immobilisations incorporelles »,
• Et on crédite le compte 2908 « Dépréciations des autres immobilisations incorporelles ».

Conclusion : seuls les fichiers de clients achetés peuvent être immobilisés. Ceux créés en interne doivent être laissés en charges. Ces bases de données de clientèle seront amorties ou dépréciées selon les cas.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.