La comptabilisation des indemnités de stage
Les gratifications versées à des stagiaires, plus communément appelées indemnités de stage, suivent un traitement comptable assez simple en pratique. Compta-Facile a choisi de vous le présenter ici en répondant à la question : comment comptabiliser des indemnités de stage ?
Règles encadrant les stages et les indemnités
Une réglementation assez stricte encadre les stages en entreprise, et ce afin d’éviter les abus. Il est, par exemple, impossible d’avoir recours à un stagiaire pour remplacer un salarié absent ou licencié, pour faire face à un accroissement temporaire d’activité, pour occuper un poste saisonnier ou plus largement pour occuper un poste permanent nécessitant l’exécution de tâches régulières. Par ailleurs, le stage doit être intégré à un cursus de formation comprenant au moins 200 heures de formation par an. A ce titre, la signature d’une convention de stage est obligatoire. Les intervenants suivants devront la signer : l’école, l’entreprise et le stagiaire lui-même.
De façon générale, un stage ne peut excéder 6 mois par année scolaire ou universitaire (924 heures si le stage est fractionné). Quelques dérogations existent toutefois. Le nombre de stagiaire est, lui aussi, plafonné :
- Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent, au plus, accueillir 3 stagiaires simultanément,
- Les entreprise de 20 salariés au moins peuvent accueillir 15% de leur effectif en stage.
Lorsque le stage dure plus de 2 mois au cours d’une même année scolaire, l’entreprise doit rémunérer le stagiaire et lui verser une gratification minimale chaque mois. Cette mesure s’applique dès que le stagiaire assure au moins 309 heures de présence dans l’entreprise. Si le quota d’heures n’est pas rempli, la gratification est facultative.
La gratification horaire à verser est égale à 15 % du plafond de la Sécurité sociale par heure de stage (il convient de multiplier ce chiffre par le nombre d’heures de présence dans l’entreprise). Un montant plus important peut toutefois être imposé par la convention collective dont relève l’entreprise. Il est donc nécessaire de s’y référer pour plus d’informations. Dans ces conditions, le stagiaire ne supporte aucune charge sociale (à défaut, la gratification excédentaire est soumise à charges sociales). Au niveau de la branche « maladie », le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficiait. Il ne contribue pas non plus à l’assurance chômage. En revanche, au niveau de la branche « accidents du travail et maladies professionnelles », il doit être rattaché au régime général de la Sécurité sociale. L’employeur devra, à ce titre, verser des cotisations (3 euros pour les élèves de l’enseignement secondaire ou 1 euros pour les élèves de l’enseignement technique dont le taux horaire est celui fixé par la loi).
De plus, le stagiaire, bien qu’il ne soit pas assimilé à un salarié, bénéficie de certain de ses droits et notamment le droit au remboursement des frais de transport ou l’attribution de titre restaurant. Si l’entreprise est dotée d’un comité d’entreprise, le stagiaire bénéficie de plein droit des activités sociales et culturelles.
Comptabilisation des gratifications allouées à des stagiaires
Les indemnités de stage sont généralement comptabilisées dans les écritures de paie et de charges sociales. Elles constituent des charges de personnel. Leur comptabilisation peut alors se faire de la façon suivante :
- On débite :
- Le compte 6413 « Primes et gratifications » pour le montant de la gratification allouée,
- Le compte 6451 « Cotisations à l’URSSAF » pour le montant des cotisations sociales « accident du travail et maladie professionnelle »,
- Et on crédite :
- Le compte 431 « Sécurité sociale » pour le montant des cotisations AT / MP,
- Le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues ».
Puis, lorsque l’indemnité de stage est payée :
- On débite le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues »,
- Et on crédite le compte 512 « Banque ».
Dans l’hypothèse où l’entreprise rémunérerait son stagiaire à un taux plus élevé que le minimum légal, elle serait redevable de cotisations sociales patronales (et salariales) calculées sur le montant de la gratification qui excède le minimum légal (seul le supplément est soumis à charges sociales) :
- Le stagiaire s’acquitte de cotisations sociales salariales (elles seront portées au crédit des subdivisions du compte 43 « Sécurité sociale et autres organismes sociaux » et viendront diminuer le net du stagiaire),
- L’entreprise paie des cotisations sociales patronales (les subdivisions du compte 645 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance » sont débitées et celle du 43 « Sécurité sociale et autres organismes sociaux » sont créditées pour le même montant).
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Conclusion : les indemnités de stage ou gratifications allouées à des stagiaires sont comptabilisées au débit du compte 6413 « Primes et gratifications ».
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