Combien de temps devez-vous conserver les documents de votre entreprise ?
En tant que chef d’entreprise, vous êtes tenu au respect de diverses obligations, parmi lesquelles celle de veiller à la conservation des documents de votre entreprise (tout ce qui a trait à la vie et à l’activité de votre structure). Pendant combien de temps exactement ?
Conservation des documents : quelques rappels utiles…
La conservation des documents de l’entreprise, pourquoi est-ce important ?
Vous êtes tenu de conserver les documents de votre entreprise, pour différentes raisons :
- d’abord, pour respecter les règlementations applicables en la matière, qui visent notamment à garantir l’efficacité des contrôles menés par l’administration fiscale ;
- ensuite, pour garder une trace écrite de l’ensemble des évènements affectant la vie de votre structure, notamment en vue de suivre l’évolution de sa situation de trésorerie (via, par exemple, le recouvrement des créances dues auprès des clients).
Que risquez-vous, à défaut ?
Le non-respect de l’obligation de conservation des documents ayant trait à votre entreprise peut donner lieu à l’application de diverses sanctions.
Par exemple, détruire des pièces sur lesquelles l’administration fiscale peut exercer son droit de communication vous expose à une amende de 10 000 €.
Pour mémoire, on parle de « droit de communication » de l’administration fiscale pour désigner son pouvoir de demander à consulter certains documents pour contrôler les déclarations souscrites par les différents contribuables (particuliers comme entreprises).
Concernant les documents civils et commerciaux
Doivent être conservés 5 ans :
- les correspondances commerciales, à savoir tous les mails et courriers échangés avec vos partenaires, fournisseurs et clients ;
- les contrats que votre entreprise a signés, qu’ils soient conclus avec un autre commerçant ou avec un non-commerçant (comme un particulier).
Concernant les biens immobiliers. L’ensemble des documents qui prouvent que votre entreprise est propriétaire de certains biens immobiliers (appelés « titres de propriété ») doivent être conservés 30 ans.
Concernant les documents sociaux
Pour rappel, on parle de « documents sociaux » pour désigner les documents qui ont trait à la création et à la vie sociale de votre entreprise.
Concernant les statuts de votre société, la règlementation prévoit qu’il est impératif de les conserver tout au long de sa vie, et dans les 5 années suivant la radiation de la société du Registre du commerce et des sociétés (RCS).
Notez qu’il en est de même des traités de fusion, et de tous les autres actes qui sont liés au fonctionnement de la société.
Pour tous les autres documents sociaux, la durée de conservation est de 6 ans.
Plus précisément, il s’agit des livres, registres, documents (comme les rapports des gérants) ou pièces (comme les feuilles de présence aux assemblées générales) sur lesquels peuvent s’exercer le droit de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration fiscale.
Concernant les documents comptables et fiscaux
Pour mémoire, toute entreprise est tenue au respect de certaines obligations comptables et fiscales, dont la teneur varie selon sa forme. A ce titre, elle peut devoir tenir à jour certains documents obligatoires, comme le « livre-journal », qui consigne tous les mouvements du patrimoine de l’entreprise.
En ce qui concerne les livres légaux et leurs annexes, le temps de conservation prévu par la règlementation est de 10 ans, à compter de la clôture du livre.
Ce délai de conservation s’applique également, à compter de la clôture de l’exercice comptable :
- aux comptes annuels de l’entreprise ;
- aux documents décrivant l’ensemble des procédures comptables ;
- à toutes les pièces justificatives devant être produites en cas de contrôle (factures clients, factures fournisseurs, bons de commande, de réception et de livraison, etc.).
Concernant les documents ayant trait au personnel de l’entreprise
Le principe. L’ensemble des documents relatifs au personnel de l’entreprise doivent être conservés pendant 5 ans.
Plus précisément, il s’agit :
- du registre du personnel (qui doit être conservé dans les 5 années suivant le départ du salarié) ;
- des bulletins de paie, soldes de tout compte, etc.
Focus sur les déclarations sociales. Pour mémoire, toute entreprise ayant des salariés est tenue d’effectuer un certain nombre de déclarations parmi lesquelles les déclarations à la sécurité sociale, qui doivent être conservées 6 ans.
En conclusion
La conservation des documents (civils, commerciaux, comptables, etc.) de votre entreprise est obligatoire, pour une durée variable selon leur nature. Soyez vigilant ! Tout manquement de votre part peut vous exposer, entre autres désagréments, au paiement d’une amende.
Sources :
– Article 1734 du Code général des impôts
– Articles L 110-4, L 123-22 et R 123-172 du Code du commerce
– Article L 102 B du Livre des procédures fiscale
– Article L 243-16 du Code de la sécurité sociale
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