Faire un inventaire des stocks et des en-cours

Toutes les entreprises qui disposent de stocks et d’en-cours doivent faire un inventaire de ces derniers. Compta-Facile s’attarde sur la notion importante que représente l’inventaire des stocks : en quoi consiste un inventaire ? Comment faire un inventaire ?

1. En quoi consiste l’inventaire des stocks ?

Faire l’inventaire des stocks et des en-cours consiste à recenser et à valoriser à la clôture de l’exercice :

• les marchandises détenues pour être revendues,
• les produits (finis ou non) destinés à être transformés puis revendus,
• les matières ayant vocation à être utilisées dans le processus de transformation,
• les prestations en cours c’est-à-dire non achevées et non facturées à la clôture.

L’inventaire permet d’identifier d’éventuels écarts entre les quantités théoriques (telles qu’elles sont calculées par le logiciel informatique, compte tenu des entrées et des sorties) et les quantités réelles (telles qu’elles ont été recensées par les équipes de comptage). Les raisons pouvant expliquer de tels écarts sont : la perte, le vol, la dégradation, les erreurs sur les quantités livrées ou expédiées.

L’inventaire des stocks est obligatoire (article L. 123-12 du Code de commerce).

2. Comment faire un inventaire ?

Les modalités de gestion des stocks

Il existe deux type d’inventaire : l’inventaire permanent et l’inventaire intermittent.

L’inventaire permanent

Un inventaire permanent est une organisation des comptes de stocks permettant de gérer l’enregistrement des mouvements de ces derniers et donc de connaître de façon constante à tout moment au cours de l’exercice comptable, les stocks en quantités et en valeurs.

Lorsque ce système est fiable, l’entreprise peut effectuer un inventaire physique annuel complet (au même titre que si elle réalisait un inventaire intermittent) ou des inventaires physiques tournants (rapprochement des quantités figurant sur les fiches de stocks avec les quantités réelles pour chaque article au moyen de différents comptages planifiés tout au long de l’exercice).

L’inventaire intermittent

En l’absence d’un inventaire permanent, un inventaire physique doit être réalisé à la date de clôture de l’exercice. En pratique, il est possible de l’effectuer quelques jours avant ou après s’il est possible de rétablir l’inventaire à la date de clôture (neutralisation des entrées et sorties en cas d’inventaire postérieur ou prise en compte des entrées et sorties en cas d’inventaire antérieur).

Le comptage des stocks et le recensement des en-cours

Le processus d’inventaire est marqué par un comptage physique des éléments composant les stocks. L’activité est généralement suspendue ou fortement réduite durant cette période.

Toutes les personnes qui effectuent le comptage sont munies d’une feuille (appelée feuille de comptage) sur laquelle est indiquée la référence du produit (nom ou code-barres). Elles y précisent alors de manière manuscrite le nombre d’unités correspondantes.

Il est généralement recommandé de procéder à plusieurs comptages, ou tout au moins, 2 comptages effectués par des personnes différentes.

Lorsque l’entreprise dispose d’un logiciel de gestion des stocks, les quantités comptées sont rapprochées des quantités théoriques présentes dans le logiciel. Tout écart significatif devra être analysé par les responsables. Les quantités définitives sont ensuite entrées dans le logiciel et validées.

L’évaluation des stocks

Une fois comptés, les stocks doivent être valorisés à la clôture de l’exercice. La comptabilité analytique joue un rôle essentiel dans cette évaluation. Il existe différents calculs selon la nature du stock :

• Les marchandises et matières premières sont valorisées à leur coût d’acquisition

Coût d’acquisition = prix d’achat + frais accessoires d’achat

• Les produits sont valorisés à leur coût de production

Coût de production = coût d’acquisition des matières + charges directes de production + charges indirectes de production

• Les prestations de services sont valorisées en fonction des coûts directs engagés

Prestations stockées = main-d’œuvre + autres frais de personnel directement engagés pour la réalisation du service

Le prix d’achat des marchandises et matières premières à retenir peut être obtenu avec la méthode du Premier Entré Premier Sorti (PEPS ou FIFO) ou avec la méthode du Coût Moyen Pondéré (CMP).

Pour plus d’informations : la valorisation des stocks.

L’état d’inventaire

A l’issue de la démarche d’inventaire, un état extra-comptable détaillé doit être établi. Il doit comprendre la liste complète des stocks par référence (marchandises, produits, matières) ainsi que leur évaluation.

Cet état doit être présenté à l’administration fiscale en cas de contrôle.

3. Comment comptabiliser les stocks ?

Une fois recensés et évalués, les stocks doivent être comptabilisés :

• Comptabilisation des stocks de matières premières
  • On débite le compte 31 « Matières premières (et fournitures) »,
  • Et on crédite le compte 6031 « Variation des stocks de matières premières (et fournitures) ».

• Comptabilisation des stocks de marchandises
  • On débite le compte 37 « Stocks de marchandises »,
  • Et on crédite le compte 6037 « Variation des stocks de marchandises ».

• Comptabilisation des stocks de produits
  • On débite le compte 35 « Stocks de produits »,
  • Et on crédite le compte 7135 « Variation des stocks de produits ».

• Comptabilisation des en-cours de production de services
  • On débite le compte 34 « En-cours de production de services »,
  • Et on crédite le compte 7134 « Variation des en-cours de production de services ».

Pour approfondir : comptabiliser les stocks en comptabilité.

Conclusion : l’inventaire est une démarche à laquelle sont confrontées toutes les entreprises. Il est important de veiller à ce qu’elle soit effectuée avec précision et soin.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.