Quels sont les documents à remettre au salarié lors de l’embauche ?

Embaucher un salarié nécessite de respecter certaines règles. Ainsi, vous devez non seulement veiller à bien respecter la procédure, mais aussi à remettre certains documents obligatoires au nouveau salarié, ainsi qu’à l’administration… Lesquels précisément ?

Les documents à remettre avant l’embauche

Sécuriser l’embauche. Si vous pouvez embaucher un candidat en lui faisant simplement signer son contrat de travail, vous pouvez également sécuriser l’embauche par le biais d’une proposition d’embauche écrite, à savoir une « offre de contrat de travail » ou une « promesse unilatérale de contrat de travail ».

L’offre de contrat de travail. Il s’agit là d’une proposition d’engagement que vous envoyez à un candidat, qui est alors libre de l’accepter ou de la refuser. Vous pouvez par ailleurs fixer un délai de réponse à ce candidat qu’il devra respecter pour vous communiquer sa décision. Notez que pour qu’elle soit valide vous devez préciser dans cette offre : la définition du poste envisagé, la date d’entrée en fonction, le lieu de travail, ainsi que la rémunération associée.

La promesse unilatérale de contrat de travail. Anciennement appelée promesse d’embauche, cette promesse unilatérale de contrat de travail est un document qui vaut contrat de travail. Ce document, en effet, engage l’employeur comme le salarié dès sa signature, dès lors qu’il comporte certains éléments essentiels (la définition du poste envisagé, la date d’entrée en fonction, le lieu de travail et la rémunération). Comme le contrat de travail, vous devez respecter cette promesse : dans le cas contraire cela équivaudrait à un licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Les documents à remettre au moment de l’embauche

Le contrat de travail. Pour rappel, si le formalisme du contrat de travail à durée indéterminée (CDI) est libre, il est fortement recommandé d’utiliser l’écrit afin d’éviter de nombreux litiges. En revanche, les autres types de contrats, comme le contrat à durée déterminée (CDD), nécessitent un écrit. Attention donc au formalisme, sous peine de voir ce contrat requalifié en CDI ! Pour finir sur ce point, retenez que vous pouvez choisir le format papier ou électronique pour rédiger ce contrat, étant précisé que vous devez en remettre une copie au salarié concerné.

Les autres documents. Au-delà du contrat de travail, vous devez également remettre au salarié, le cas échéant, un livret d’épargne salariale présentant tous les dispositifs d’épargne salariale mis en place dans votre entreprise (intéressement, participation, plan d’épargne entreprise, etc.), et l’informer :

• qu’il bénéficie tous les 2 ans d’un entretien professionnel ;
• de la mutuelle obligatoire dans l’entreprise, étant précisé que vous devez lui remettre une notice complète portant sur les garanties couvertes dans le cas où un régime de prévoyance est prévu dans l’entreprise.

Au cours de la 1^re semaine de travail. Depuis le 1^er août 2022, en plus des autres informations obligatoires (identités des parties, lieu de travail, date de début de la relation contractuelle, etc.), vous devez désormais, au cours de la première semaine de travail du salarié, l’informer de la durée et des conditions de la période d’essai, mieux détailler sa rémunération en y incluant tous ses éléments (le cas échéant, le paiement des heures supplémentaires, les primes, les autres allocations, etc.), et donner une information élargie en ce qui concerne le rythme de travail. Notez que ces informations doivent être transmises au moyen d’un ou plusieurs documents.

Au cours du 1^er mois de travail. Toujours depuis le 1^er août 2022, vous devez également remettre au salarié un document informatif, au cours du premier mois de travail, l’avisant des droits à la formation que vous lui octroyez (avec notamment le nombre de jours par an et la politique générale de formation de l’entreprise), de la durée des congés payés à laquelle il a droit, de la procédure à observer en cas de rupture du contrat de travail (notamment en ce qui concerne le préavis), des conventions collectives applicables, et de l’identité des organismes de Sécurité sociale qui perçoivent les cotisations de Sécurité sociale, le cas échéant.

Les documents à fournir à l’administration

La déclaration préalable à l’embauche. Sachez que l’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après que vous avez accompli une déclaration nominative, au moyen de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), que vous devez transmettre à l’Urssaf au plus tôt 8 jours avant l’embauche, ou à la MSA pour le secteur agricole.

Un envoi électronique ? Si l’envoi dématérialisé de cette déclaration est à privilégier, il est obligatoire pour les entreprises qui ont procédé à plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente.

Des dispositifs simplifiés. Vous pouvez également utiliser les dispositifs simplifiés mis à votre disposition par l’Urssaf ou la MSA que sont les titres emploi service entreprise ou agricole (TESE ou TESA).

Informer le salarié ! N’oubliez pas d’en fournir une copie à votre salarié ou de lui transmettre l’accusé de réception prouvant qu’elle a été faite, étant précisé que cette obligation est considérée comme satisfaite dès lors que ce dernier dispose d’un contrat de travail écrit sur lequel est mentionné l’organisme destinataire de la déclaration.

Les objectifs de la DPAE. La DPAE vous permet d’accomplir les déclarations et demandes :

• d’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale, s’il s’agit d’un salarié non agricole ;
• d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ou auprès de la caisse de mutualité sociale agricole (MSA) pour le secteur agricole ;
• d’affiliation au régime d’assurance chômage ;
• d’adhésion à un service de santé au travail, s’il s’agit d’un salarié non agricole ;
• de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’aptitude à l’embauche ;
• d’affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire et de prévoyance ;

Des conditions de validité

Afin d’être valide, cette déclaration doit comporter :

• la dénomination sociale ou vos nom et prénoms, le code APE, votre adresse, votre numéro SIREN, ainsi que le service de santé au travail dont vous dépendez (si vous relevez du régime général de Sécurité sociale) ;
• les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro de Sécurité sociale ;
• la date et l’heure d’embauche ;
• la nature, la durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;
• pour le secteur agricole, les données nécessaires au calcul par la MSA des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces salariés aux institutions de retraite complémentaire et de prévoyance et à l’organisation de la visite d’information et de prévention ou de l’examen médical d’aptitude à l’embauche.

Des sanctions ? Si vous n’effectuez pas cette déclaration, sachez que vous vous exposez à des sanctions. Ainsi, l’Urssaf peut vous réclamer une régularisation des cotisations non payées et l’administration peut vous infliger une pénalité de 1 182 € par salarié concerné. En outre, l’absence intentionnelle de DPAE peut être considérée comme constituant un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Dans ce cas, vous êtes passible de sanctions pénales, qui peuvent atteindre, en cas de condamnation par le tribunal :

• 45 000 € et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique ;
• 225 000 € et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

Des cas particuliers ?

Dans certains cas, l’employeur doit adresser une déclaration préalable supplémentaire (en plus de la DPAE), à l’inspection du travail, par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette déclaration va notamment concerner les cas où :

• l’employeur, qui a cessé d’employer des salariés pendant 6 mois, se propose d’en employer à nouveau ;
• l’entreprise subit une modification (changement d’exploitant, transfert géographique de l’entreprise, etc.).

En conclusion pour l’embauche de vos salariés

Embaucher un salarié nécessite une bonne préparation en amont afin de n’oublier aucun document ou information dont la transmission est impérative. Face à l’étendue (assez vaste) de vos obligations, n’hésitez pas à prendre conseil pour respecter au mieux les procédures liées à l’embauche d’un salarié.

Sources :

• Article 1124 du Code civil
• Articles 1114 et 1115 du Code civil
• Article L1221-1 et suivants du Code du travail
• Articles R1221-1 et suivants du Code du travail
• Article L6315-1 du Code du travail
• Article L3341-6 du Code du travail
• Article L932-6 du Code de la Sécurité sociale
• Directive (UE) 2019/1152 du Parlement européen et du Conseil

Ecrit par
Editions juridiques - Weblex

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