Comment choisir son logiciel de gestion des immobilisations ?

Les entreprises qui possèdent des immobilisations peuvent choisir de les gérer au moyen d’un logiciel de gestion des immobilisations. Dans ce cas, il convient d’être vigilent quant à sa sélection. Compta-Facile vous présente ses conseils pour choisir son logiciel de gestion des immobilisations.

Le logiciel de gestion des immobilisations en quelques mots

Le logiciel de gestion des immobilisations est une solution qui permet de gérer tous les biens appartenant à l’entreprise de manière durable (immobilisations incorporelles, corporelles et financières), de leur entrée dans son patrimoine jusqu’à leur sortie. Il présente de nombreuses fonctionnalités dont les principales sont les suivantes :

• Gestion des entrées et des sorties d’immobilisations,
• Établissement de l’inventaire des biens,
• Calcul des amortissements,
• Génération des tableaux d’amortissements,
• Évaluation des résultats de cession d’immobilisation.

Il peut s’agir d’un module incorporé dans un logiciel de comptabilité ou d’un logiciel à part entière acquis séparément.

Nos conseils pour choisir son logiciel de gestion des immobilisations

Le choix d’un logiciel de gestion des immobilisations n’est pas anodin. Il convient de prêter une attention particulière à la réflexion menée au cours du processus de sélection. Voici tous nos conseils afin de bien le choisir.

Faire le point sur la nécessité d’investir dans ce type de logiciel

En théorie, le logiciel de gestion des immobilisations concerne toutes les entreprises qui se trouvent dans l’obligation de tenir une comptabilité (le logiciel, quant à lui, n’est pas obligatoire). Les micro-entrepreneurs (micro-BIC, micro-BNC ou autoentrepreneurs) s’en affranchissent généralement étant donné qu’ils bénéficient d’une dispense de comptabilité. Pour les autres entreprises, acquérir (ou louer) un logiciel de gestion des immobilisations ne présente d’intérêts que si elles détiennent des immobilisations et qu’elles ne se trouvent pas en mesure (ou ne veulent pas) de procéder aux divers calculs liés à la détention de ces biens (amortissements, valeurs nettes comptables, plus ou moins-values, etc.).

Les entreprises qui ont très peu d’immobilisations (quelques unes par exemple) peuvent éventuellement effectuer le suivi de leurs immobilisations au moyen d’un tableur. Attention toutefois, dans certains cas et pour certaines activités, des tableaux particuliers peuvent être exigés. C’est notamment le cas, par exemple, des professionnels exerçant une activité non commerciale (bénéfices non commerciaux) sous le régime de la déclaration contrôlée : ils doivent remplir chaque année un tableau des immobilisations, amortissements et dépréciations. Avoir recours à un logiciel spécialisé présente ici de nombreux avantages.

Cerner le périmètre de ses besoins et son budget

Une fois la décision prise et, avant de choisir son logiciel de gestion des immobilisations, il convient de définir l’étendue des besoins de l’entreprise ainsi que son budget.

L’étendue des besoins diffère selon les entreprises. La nature de l’activité exercée ainsi que la structure choisie influencent les critères de choix. Tous les paramètres doivent être consignés par écrit et notamment : le nombre d’utilisateurs à prévoir, les profils souhaités, l’accessibilité attendue, l’assistance téléphonique, la configuration (en local ou sur Internet)…

Enfin, l’entreprise doit déterminer le budget qu’elle est prête à décaisser pour cette acquisition. Les sommes pourront être versées en une seule fois (c’est le cas, en général, lorsque le logiciel est acheté) ou en plusieurs fois (méthode choisie dans la plupart des cas en cas de paiements de « licences » ou de droits d’accès).

Favoriser une solution avec laquelle on est à l’aise

Toute entreprise a intérêt à favoriser un logiciel de gestion des immobilisations avec lequel elle est à l’aise en terme d’utilisation. L’ergonomie de la solution doit convenir à l’entreprise. Il est préférable que le visuel soit épuré tout en restant complet. Par ailleurs, il vaut mieux qu’une aide documentaire gratuite existe. Elle permettra de fournir des conseils d’utilisation, de vulgariser le jargon comptable ou encore de donner des exemples.

En pratique, pour savoir si la solution convient à l’entreprise, il est nécessaire de la tester. C’est pourquoi il est généralement conseillé d’opter pour un logiciel qui propose une version d’essai gratuite limitée dans le temps mais, si possible, débridée c’est-à-dire exhaustive dans ses fonctionnalités.

Apprécier la renommée de l’éditeur du logiciel de gestion des immobilisations

Il est généralement conseillé d’avoir recours à un éditeur disposant d’une certaine renommée et reconnu dans son domaine d’activité. Les raisons de ce choix sont multiples. Tout d’abord, cela garantit la présence et la réactivité d’un service après-vente et/ou d’une hotline.

De plus, cela assure la conformité du logiciel avec les dispositions légales (comptables et fiscales en vigueur). En effet, le logiciel doit être à jour en temps réel et tenir compte des évolutions de la législation (citons, par exemple, le cas de l’amortissement exceptionnel des logiciels et sites Internet supprimé par la Loi de Finances 2017 pour les acquisitions faites à partir du 1er janvier 2017).

Enfin, cela apporte un gage de qualité en matière de stockage des données et de leur sécurité. Les éditeurs renommés dispatchent leurs serveurs dans des lieux surs et ne lésinent pas sur les coûts de sécurisation de leurs données clients.

Opter pour une solution compatible avec le logiciel de comptabilité

Ce n’est pas forcément un critère déterminant dans le processus de sélection mais il peut être important tout même. Lorsqu’une entreprise possède déjà un logiciel de comptabilité et qu’elle cherche un logiciel de gestion des immobilisations, elle peut d’abord se tourner vers l’éditeur de son logiciel comptable. L’objectif consiste à vérifier qu’il ne propose pas un tel logiciel. Il conviendra toutefois ensuite de le mettre en concurrence avec d’autres produits afin de vérifier que ce soit lui qui réponde le mieux aux besoins de l’entreprise.

Cette solution présente l’avantage d’optimiser l’interaction potentielle entre les deux logiciels. Ces derniers pourront communiquer entre eux. Le logiciel de gestion des immobilisations pourra, par exemple, injecter de façon automatisée les écritures dans le logiciel de comptabilité (même chose pour les écritures de sorties d’immobilisations).

Conclusion : choisir un logiciel de gestion des immobilisations est une étape importante qu’il ne faut pas négliger. 

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.