Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?

Les entreprises qui tiennent elles-mêmes leur comptabilité doivent choisir un logiciel comptable. Compta-Facile vous propose une fiche détaillée sur la présentation du logiciel de comptabilité ayant vocation à répondre à la question : qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ? Une définition de ce programme est donnée, ses fonctionnalités sont présentées et son utilité est démontrée.

présentation logiciel de comptabilité

Définition d’un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité est un programme informatique comptable et financier qui permet d’assurer la tenue de la comptabilité. Il permet de retranscrire toutes les transactions effectuées par l’entreprise avec ses partenaires (clients, fournisseurs, salariés, associés, banque).

Un logiciel comptable peut être développé en interne par l’entreprise ou acheté directement à un éditeur de logiciels.

Lorsqu’une société tient elle-même sa comptabilité à l’aide de son propre logiciel, elle peut solliciter un Expert-Comptable pour assurer une mission de présentation des comptes annuels. Le professionnel de l’Expertise-comptable va établir une attestation portant sur la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels.


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Fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité

Habituellement, les logiciels comptables permettent :

  • De tenir une comptabilité générale

Il s’agit de choisir son plan comptable et éventuellement de le paramétrer, de créer et paramétrer des journaux et surtout de comptabiliser des écritures comptables dans différents journaux. Certains logiciels de comptabilité permettent de gérer efficacement les comptes d’abonnement.

  • De gérer les transactions avec les tiers

Les logiciels de comptabilité permettent des consultations et des éditions de comptes généraux et auxiliaires (comptes clients, comptes fournisseurs, comptes de salaires). Ils permettent de prendre connaissance des soldes  et de lettrer les comptes de tiers. Certains proposent également de générer des courriers en cas de retard de paiement des clients. Les fonctionnalités sont plus ou moins étendues selon la gamme choisie. Enfin, ils peuvent intégrer un module de rapprochement bancaire, très utile pour les entreprises qui gèrent avec attention leur trésorerie.

  • De gérer les immobilisations

Certains logiciels proposent un module de gestion des immobilisations qui permet : d’entrer les immobilisations, de gérer leur mode d’amortissement (linéaire, dégressif), leur durée d’amortissement, les sorties d’immobilisation, de calculer le montant des dotations aux amortissements (à la clôture, à une date donnée ou en prévision sur plusieurs années) et de générer les écritures comptables de dotations aux amortissements (voir de les intégrer directement dans la comptabilité). Il est également possible de suivre les biens loués, pris crédit-bail ou en leasing. En cas de cession, le logiciel de gestion des immobilisations peut calculer les plus ou moins-values de cession et gérer leur traitement fiscal.

Cette fonctionnalité n’est pas présente dans tous les logiciels mais elle permet de définir des axes analytiques afin de ventiler les dépenses de l’entreprise pour assurer un contrôle de gestion de qualité et un suivi budgétaire performant.

  • De générer des documents financiers

Les logiciels de comptabilité permettent d’éditer les comptes annuels : bilan comptable, compte de résultat et annexe et divers autres états (soldes intermédiaires de gestion, balance générale).

  • De générer des documents fiscaux 

Parfois, ces logiciels prennent en charge les déclarations de TVA, la génération de la liasse fiscale et de diverses autres déclarations (CVAE par exemple). Ils doivent, en revanche, obligatoirement être en mesure de générer le fichier des écritures comptables (FEC).

  • D’exporter les données (échange de données)

Cette caractéristique est très intéressante puisqu’elle permet à l’entreprise d’exporter tout ou partie de sa comptabilité pour l’intégrer, par exemple, dans le logiciel de son Expert-Comptable. Elle permet également d’en importer.

Attention : en général, les logiciels de comptabilité sont composés de modules. Il convient de vérifier, avant tout achat, que tous les modules que vous souhaitez sont bien compris dans le logiciel (certaines versions de logiciels, par exemple, ne permettent pas de générer une liasse fiscale).

Utilité d’un logiciel de comptabilité

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité permet un gain de temps considérable. Lorsque les informations sont correctement renseignées dans le système informatique, le logiciel permet d’assurer l’unicité de l’information. Enfin, les documents financiers peuvent être produits plus rapidement (l’information peut être diffusée en temps réel si la comptabilité est mise à jour régulièrement).

Les logiciels de comptabilité sont des outils de pilotage et des outils d’analyse importants. Ils présentent de nombreux avantages et peu d’inconvénients.

Les logiciels comptables sont fréquemment utilisés par les TPE et PME qui souhaitent tenir elles-mêmes leur comptabilité. Ils peuvent être couplés à un logiciel de gestion commerciale. Dans les grandes entreprises, en revanche, il est plutôt d’usage de recourir directement à un progiciel de gestion intégré PGI.

A lire également sur le thème des logiciels de comptabilité :

Conclusion : un logiciel de comptabilité est indispensable pour une entreprise qui souhaite tenir elle-même sa comptabilité. Il permet de gérer les opérations courantes (saisie comptable, consultation des comptes, lettrage des clients/fournisseurs, édition des comptes annuels). Ils peuvent également proposer de nombreuses autres fonctionnalités (gestion des immobilisations, comptabilité analytique, établissement de documents fiscaux).

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A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

9 commentaires

  1. Bonjour,
    Un logiciel comptable est indispensable pour les comptables ou les dirigeants d’une entreprise. Mais encore faut-il bien choisir et maîtriser le logiciel proprement-dit afin de pouvoir jouir de tous ses avantages.

  2. Cours exceptionnel et je suis très reconnaissant du fructueux travail que vous faites. Merci infiniment !

  3. Bonjour. Ma comptable utilise le logiciel AGIRIS. Je souhaiterais procéder à la saisie de ma compta en interne afin de diminuer les coûts. Savez-vous s’il existe un logiciel de saisie de la comptabilité qui serait compatible avec celui de ma comptable ? Merci d’avance.

  4. Bonjour. Je ne connais pas spécialement ce logiciel mais vous pouvez déjà vous renseigner sur les possibilités d’export et d’échange de données des logiciels standards (du type EBP, SAGE, CIEL, etc.) en consultant leur notice. En général, les notices indiquent la compatibilité avec les logiciels utilisés par les experts-comptables (il vous faudra exporter votre dossier comptable en format TXT, CSV ou XLS par exemple). Dans le pire des cas, demandez à votre Expert-Comptable. Son éditeur de logiciel doit être en mesure de vous fournir les logiciels compatibles. Bonne fin d’après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  5. Merci beaucoup ! Bonne soirée. Alex

  6. Bonjour,

    Est-il obligatoire d’avoir un logiciel pour tenir sa comptabilité dans le cas d’une SAS récemment créée dans la prestation de service de conseil et avec un CA largement inférieur à 200 000 euros ?

  7. Thibaut Clermont

    Bonjour,
    Comme nous l’avons indiqué dans une autre publication, le logiciel de comptabilité n’est pas obligatoire. Toutefois, si vous souhaitez tenir vous-même votre comptabilité sans avoir recours à un logiciel, vous devrez inscrire vos opérations à la main sur tous les livres comptables obligatoires en format papier, en respectant l’ensemble du formalisme imposé (calcul des totaux manuellement, centralisation des journaux manuelle, absence de blancs ou de ratures, etc.). Cela ne se fait pratiquement plus, tant les contraintes sont importantes…
    Bon week-end. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  8. Bonjour,
    Dans le cadre d’une comptabilité de trésorerie d’une petite SASU, peut on utiliser un simple tableur excel/libre office ? Où trouver des modèles de fichier pour respecter les us et coutumes ?
    Merci.

  9. Thibaut Clermont

    Bonjour,
    Vous pouvez utiliser un tableau de trésorerie Excel uniquement s’il sert de matière première afin d’alimenter un logiciel de comptabilité (au moyen de « macro » par exemple). Il est interdit de tenir une comptabilité uniquement au moyen d’un fichier Excel pour de multiples raisons (les données peuvent être effacées ou rectifiées à posteriori, les journaux ne font pas l’objet d’une validation, etc.). Afin de garantir l’inaltérabilité des données, vous devez soit utiliser un logiciel de comptabilité, soit utiliser des livres comptables en format papier.
    Attention, même si votre structure est petite (SASU respectant les seuils pour bénéficier de la comptabilité super-simplifiée), vous devez tout de même constater les créances et les dettes à la clôture de l’exercice. La comptabilité de trésorerie n’est applicable qu’au cours de l’exercice.
    Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

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