La circularisation des tiers (ou demande de confirmation directe)
La circularisation est une procédure qui permet, en comptabilité, de vérifier l’existence de dettes ou de créances et de confirmer leur montant. Également appelée procédure de confirmation directe, elle consiste à envoyer une demande à un tiers sélectionné afin d’obtenir de sa part une réponse indiquant la position de l’entreprise dans ses propres comptes. L’état comptable ainsi communiqué est analysé et comparé avec les éléments figurant dans la comptabilité de l’entreprise demandeuse. Le but est de vérifier la concordance des deux états. Des informations non financières peuvent également être collectées à cette occasion. Compta-Facile fait ici un point complet sur la circularisation et répond aux questions :
- Qu’est-ce qu’une circularisation ?
- Quel est l’intérêt de circulariser les tiers ?
- Quand faut-il circulariser les tiers ?
- Comment faire une circularisation de tiers ?
Qu’est-ce qu’une circularisation ?
Par définition, la circularisation est une technique comptable consistant, pour une entreprise, à demander à un tiers de bien vouloir lui communiquer un état comptable de sa position dans les comptes. Tous les tiers avec lesquels l’entreprise entretient une relation d’affaires sont concernés : clients, fournisseurs, banques, assurances, avocats, etc. D’autres informations à caractère non financier peuvent, par ailleurs, être collectées à cette occasion : état des procurations bancaires, personnes autorisées à signer des chèques, litiges en cours, etc.
La procédure de confirmation des tiers est généralement utilisée par les commissaires aux comptes afin de vérifier certains postes importants du bilan de l’entreprise qu’ils auditent. Mais elle peut être mise en œuvre directement par l’entreprise elle-même ou par son expert-comptable, s’il exerce une mission de présentation des comptes annuels ou un audit contractuel.
Quel est l’intérêt de circulariser les tiers ?
La procédure de circularisation ne doit pas être perçue comme une intrusion. En réalité, circulariser les tiers présente deux atouts pour l’entreprise.
Tout d’abord, elle permet de s’assurer que l’entreprise n’a oublié de comptabiliser aucun mouvement (facture d’achat, facture de vente, provisions pour risques et charges ou engagements hors bilan) ; autrement dit, elle vérifie l’exhaustivité de ses enregistrements et l’exactitude du solde de ses comptes. C’est un moyen pour l’entreprise de contrôler ses comptes.
Ensuite, elle teste l’efficacité des procédures comptables internes d’une entreprise. En effet, la circularisation permet de s’assurer que tous les processus comptables, allant de l’émission ou la réception d’un document à sa comptabilisation, soient performants. A défaut, elle permet de mettre en lumière des défaillances afin de repenser le système de traitement de l’information.
Quand faut-il circulariser les tiers ?
La procédure de circularisation des tiers peut être initiée à tout moment. Dans la plupart des cas, elle coïncide avec la date de clôture de l’exercice comptable mais cela n’est pas une obligation. Elle peut très bien être effectuée en cours d’année et, par exemple, lors de l’établissement d’une situation comptable intermédiaire.
Par ailleurs, elle peut être réalisée avant l’arrêté des comptes ou après. Si c’est l’entreprise qui décide de l’effectuer ou son expert-comptable, elle est généralement lancée avant la date d’arrêté des comptes. Cela permet de comptabiliser les mouvements éventuellement manquants avant de clore les comptes définitivement. Si elle est mise en œuvre sur décision du commissaire aux comptes, le contrôle se fait, le plus souvent, à posteriori.
Comment faire une circularisation de tiers ?
Les étapes d’une circularisation sont assez peu nombreuses et simples :
- Sélection par l’entreprise ou par son réviseur des tiers à circulariser,
- Rédaction et signature par l’entreprise d’un courrier à l’attention du tiers,
- Réception des documents, analyse et vérification de la concordance avec les comptes de l’entreprise.
Trois points importants doivent être soulevés ici :
- La lettre doit émaner de l’entreprise elle-même et non de son éventuel réviseur (expert-comptable ou commissaire aux comptes) ;
- La demande peut être fermée (l’entreprise demande au tiers de valider une information qu’elle fournit) ou ouverte (le tiers fournit lui-même l’information
- Les documents doivent être envoyés par le tiers directement au commissaire aux comptes (et non pas à l’entreprise).
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Conclusion : la circularisation est une technique comptable permet de vérifier l’exactitude du solde et de la composition d’un ou plusieurs comptes et de recueillir des informations complémentaires. Elle est mise en œuvre par l’entreprise de sa propre initiative ou à la demande de son réviseur (expert-comptable ou commissaire aux comptes).
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