Comment choisir son logiciel de paie ?

Lorsqu’une entreprise gère elle-même la paie de ses salariés, elle doit s‘équiper d’un logiciel de paie. Compta-Facile répond à la question suivante : comment choisir son logiciel de paie ?

A quoi sert un logiciel de paie ?

Utilité d’un logiciel de paie

Tout d’abord, il est important de souligner qu’un logiciel de paie ne s’adresse qu’aux entreprises qui assurent la fonction « paie » en interne c’est-à-dire celle qui n’ont pas recours à l’externalisation auprès d’un professionnel (généralement un expert-comptable).

Dans ce dernier cas, l’expert-comptable possède son propre logiciel de paie et la mission de l’entreprise se limite à lui communiquer les éléments permettant d’établir les bulletins de paies (heures supplémentaires, primes diverses, absence, etc.).

Un logiciel de paie est un élément centrale de l’organisation administrative d’une entreprise. Il permet d’automatiser les processus administratifs et de synthétiser l’ensemble des données sociales d’une entité. Lorsqu’il est correctement paramétré, il permet :

• un gain de temps (paramétrage des primes, heures supplémentaires, pré-paramétrage des profils salariés) ;
• une fiabilité plus importante des états produits (diminution du risque d’erreur) ;

Fonctionnalités d’un logiciel de paie

Un logiciel de paie permet :

• De créer et gérer les fiches salariés,
• D’établir et éditer les bulletins de paie des salariés (et assimilés),
• De générer divers éditions (livre de paie, état des charges sociales, fiches individuelles des salariés, attestations Assedic, certificat de travail, etc.),
• De procéder aux déclarations de charges sociales mensuelles ou trimestrielles (DUCS automatisées) et aux déclarations de fin d’année (DADS-U),
• D’intégrer les écritures de paie dans la comptabilité?
• Et de procéder au règlement des salaires ainsi que des charges sociales.

Comment bien choisir son logiciel de paie ?

Toute entreprise doit, avant de se lancer dans l’acquisition d’un logiciel de paie, faire le point sur :

• l’étendue de ses besoins (fonctionnalités attendues du logiciel, nombre d’utilisateurs, volume de données à traiter, matériel et logiciels déjà présents dans l’entreprise, etc.) ;
• le montant de son budget.

Ensuite, elle peut suivre les conseils suivants dans sa démarche de sélection du logiciel.

Mise à jour du logiciel de paie

C’est le critère le plus important à analyser, tant la paie est complexe et en évolution constante. Il convient de s’assurer que le prestataire est sérieux, effectue une veille quant à l’évolution des règles sociales (et notamment les changements de taux) et met à jour régulièrement son application. La mise à jour automatique par téléchargement est indispensable.

Personnalisation du logiciel de paie

Certains paramètres du logiciel doivent pouvoir être personnalisés en fonction des caractéristiques propres à l’entreprise (création de modèles de bulletin de paie par exemple).

Ergonomie du logiciel de paie

L’entreprise doit être autonome dans l’utilisation qu’elle a du logiciel de paie. L’interface doit être claire et personnalisable afin de s’adapter aux habitudes de travail de l’entreprise. L’utilisation doit être fluide et éventuellement être complétée par des modules d’aide intuitifs.

Possibilités d’intégration dans la comptabilité

Les logiciels de paie les plus efficaces proposent, après la clôture mensuelle de la paie, de générer automatiquement le journal des écritures de paie et de l’injecter dans la comptabilité ; ce qui permet d’éviter une ressaisie, de gagner du temps et de diminuer le risque d’erreur.

Période d’essai du logiciel de paie

Certains éditeurs proposent une période de test gratuite pendant laquelle l’entrepreneur peut se fonder sa propre opinion sur l’utilisation du logiciel de paie.

Protection des données (cas du mode Saas)

Il est indispensable que les données soient stockées sur des espaces sécurisées, dans l’hypothèse où le logiciel de paie ne serait pas installé sur du matériel appartenant à l’entreprise. La renommée de l’éditeur pourra donc faire gage de qualité en ce sens.

Conclusion : il est important de bien choisir son logiciel de paie en fonction de ses besoins et de son budget.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.