Le logiciel de paie

Les entreprises qui gèrent elles-mêmes leurs paies doivent s’équiper d’un logiciel de paie. Compta-Facile vous propose une fiche détaillée sur les logiciels de paie : qu’est-ce qu’un logiciel de paie ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Pourquoi est-il utile d’avoir recours à un logiciel de paie ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Par définition, un logiciel de paie est une application informatique permettant de gérer l’intégralité du processus « ressources humaines » d’une entreprise, de l’entrée des salariés jusqu’à leur sortie.

Les logiciels de paie peuvent généralement être utilisés :

•  en mono-poste (installation sur les ordinateurs de l’entreprise) ou sur un réseau informatique (installation sur le serveur et octroi de licences),
• en mode SaaS (le logiciel n’est pas installé sur le matériel de l’entreprise mais directement sur des serveurs de l’éditeur informatique).

Il s’adresse aux entreprises qui souhaitent gérer leur fonction RH en interne ou, à défaut, à des cabinets d’Expertise-Comptable qui assurent une mission sociale complémentaire à une mission comptable.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie assure, d’une part, la gestion courante de la paie et, d’autre part, la gestion administrative du personnel. Voici la liste (non exhaustive) des fonctions d’un logiciel de paie :

• Edition des bulletins de paie et des bordereaux de charges sociales mensuelles ou trimestrielles (télédéclaration des DUCS),
• Gestion des règlements (génération d’un fichier permettant d’envoyer les virements à la banque),
• Intégration automatique des écritures de paies dans la comptabilité,
• Télédéclaration des déclarations sociales nominatives (DSN),
• Réalisation de la Déclaration Annuelle des données Sociales (DADS),
• Gestion des temps, gestion des compétences et gestion des carrières,
• Tenue d’un registre du personnel,
• Réalisation de divers documents (contrats de travail, promesses d’embauche, arrêts de travail, attestations ASSEDIC, certificat de travail, etc.),
• Edition de tableaux de bord (suivi de l’évolution de la masse salariale).

Choisir un logiciel de paie implique, au préalable, d’avoir déterminé l’étendue de ses besoins (et donc les fonctionnalités attendues du logiciel) ainsi que de son budget.

Quelle est l’utilité d’un logiciel de paie ?

Tout logiciel de paie procure un certain nombre d’avantages dont les principaux sont les suivants :

• Gain de temps

Dans la mesure où il automatise les tâches récurrentes liées à la gestion de la paie (tâches répétitives, qui plus est, à faible valeur ajoutée), il permet de réaliser un important gain de temps.

• Diminution du risque d’erreur

Toutes les données liées à la paie sont centralisées au sein d’une seule et unique base de données. Cette unicité permet de limiter les risques d’erreur générés par la ressaisie des informations sociales et de gagner en réactivité. Fini le tableur Excel, source d’erreur et de perte de temps, notamment lorsque les taux de cotisations évolue. Le logiciel de paie permet d’assurer une certaine fiabilité des données sociales.

• Gestion évolutive

Il est généralement possible de commencer avec une version assez simple (et donc peu onéreuse) et d’évoluer vers une version plus complète. Les logiciels de paie sont composés de modules que l’entreprise peut choisir de souscrire ou non (cette liste n’étant pas figée)..

• Maîtrise des données sociales

Lorqu’une entreprise n’a pas recours à l’externalisation de la paie (procédure consistant à déléguer à une entreprise tierce le soin d’établir ses bulletins de paie), elle assure une maîtrise de ses propres données sociales en évitant  les risques de perte de fichiers, les saturations de fin d’année, les problématiques liées à la récupération des données en cas de rupture des relations avec le prestataire, etc.

Conclusion : le choix d’un logiciel de paie est une étape capitale pour une entreprise. Celle-ci doit veiller à bien définir en amont ses besoins ainsi que son budget, afin de sélectionner le logiciel adéquat.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.