La comptabilisation des frais de formation

Les frais de formation que rencontrent les entreprises font l’objet de traitements comptables particuliers.  Ils peuvent être assimilés à des honoraires ou à des impôts et taxes. Compta-Facile leur consacre un article complet qui répond à la question : comment comptabiliser les frais de formation ?

Principes de comptabilisation des frais de formation

La question de la comptabilisation des frais de formation n’est pas tranchée officiellement et elle fait l’objet de différents traitements comptables selon les doctrines (une décision du Conseil d’Etat est attendue sur ce sujet). Les plus rencontrées, en pratique, dépendent :

• Du caractère libératoire de la dépense au regard des taxes de formation professionnelle continue ;
• De sa nature au regard des obligations légales de l’entreprise en matière de formation (sommes excédentaires versées à fonds perdus) ;
• De la contrepartie attendue par l’entreprise de la formation qu’elle paie (présence d’une contrepartie ou absence de celle-ci).

Comptabiliser des frais de formation en impôts et taxes

Les frais de formation des salariés doivent être comptabilisés en impôts et taxes lorsqu’ils sont versés à fonds perdus par l’entreprise. C’est le cas des situations suivantes :

• Ils sont versés à un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA),
• Ils représentent des dépenses libératoires de la formation professionnelle et en seront, par conséquent, déduits des sommes dues à l’OPCA,
• Ou la formation reçue par les salariés n’apportera aucune contrepartie à l’entreprise (cas du salarié qui se forme dans le cadre d’un départ de son entreprise).

Dans cette hypothèse, voici comment comptabiliser les frais de formation :

• On débite :
  • Le compte 6333 « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue »,
  • Et le compte 44561 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Fiscalement, le même traitement s’applique.

Comptabiliser des frais de formation en services extérieurs

Dans certaines situations, les frais de formation peuvent être comptabilisés en services extérieurs. Il s’agit notamment du cas où la formation dispensée aux salariés apportera une contrepartie à l’entreprise autre que celle de se libérer d’une obligation (meilleure productivité par exemple).

Voici le schéma d’enregistrements comptables à suivre :

• On débite :
  • Le compte 6228 « Rémunération d’intermédiaires et honoraires »,
  • Et le compte 44561 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Par ailleurs, tous les autres frais en lien avec la formation doivent être comptabilisés dans leurs comptes de charges par nature. Tel est le cas :

• Des loyers de locaux dédiés à la formation professionnelle continue (compte 6132 « Locations immobilières ») ;
• De l’amortissement des locaux et du matériel utilisés pour dispenser des formations (compte 681 « Dotations aux amortissements et aux provisions – Charges d’exploitation) ;
• Des dépenses d’entretien des locaux et du matériel utilisés pour la formation (compte 615 « Entretiens et réparations ») ;
• Des frais d’abonnements à des publications spécialisées (compte 6183 « Documentation technique).

Attention, fiscalement, ces dépenses sont assimilés à des impôts et taxes (arrêt récent de la Cour Administrative d’Appel de Versailles du 04/12/2012).

Comptabiliser des frais de formation relatifs à l’utilisation d’immobilisations

Les frais de formation exposés par les entreprises afin de former leur personnel à l’utilisation d’une immobilisation ne sont jamais incorporables au coût d’acquisition de l’immobilisation concernée. Ils doivent toujours être inscrits dans un compte de charges en suivant l’un des deux traitements comptables présentés ci-dessus.

Conclusion : les frais de formation se comptabilisent dans le compte 6333 s’ils sont versés à fonds perdus pour l’entreprise. Dans le cas contraire, le compte 6228 peut être utilisé.