La comptabilisation des frais de formation

Publié le 4 min
Ecrit par Thibaut Clermont

Les frais de formation que rencontrent les entreprises font l’objet de traitements comptables particuliers.  Ils peuvent être assimilés à des honoraires ou à des impôts et taxes. Compta-Facile leur consacre un article complet qui répond à la question : comment comptabiliser les frais de formation ?

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Principes de comptabilisation des frais de formation

La question de la comptabilisation des frais de formation n’est pas tranchée officiellement et elle fait l’objet de différents traitements comptables selon les doctrines (une décision du Conseil d’Etat est attendue sur ce sujet). Les plus rencontrées, en pratique, dépendent :

  • Du caractère libératoire de la dépense au regard des taxes de formation professionnelle continue ;
  • De sa nature au regard des obligations légales de l’entreprise en matière de formation (sommes excédentaires versées à fonds perdus) ;
  • De la contrepartie attendue par l’entreprise de la formation qu’elle paie (présence d’une contrepartie ou absence de celle-ci).

Comptabiliser des frais de formation en impôts et taxes

Les frais de formation des salariés doivent être comptabilisés en impôts et taxes lorsqu’ils sont versés à fonds perdus par l’entreprise. C’est le cas des situations suivantes :

  • Ils sont versés à un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA),
  • Ils représentent des dépenses libératoires de la formation professionnelle et en seront, par conséquent, déduits des sommes dues à l’OPCA,
  • Ou la formation reçue par les salariés n’apportera aucune contrepartie à l’entreprise (cas du salarié qui se forme dans le cadre d’un départ de son entreprise).

Dans cette hypothèse, voici comment comptabiliser les frais de formation :

  • On débite :
    • Le compte 6333 « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue »,
    • Et le compte 44561 « TVA déductible sur autres biens et services »,
  • Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Fiscalement, le même traitement s’applique.

Comptabiliser des frais de formation en services extérieurs

Dans certaines situations, les frais de formation peuvent être comptabilisés en services extérieurs. Il s’agit notamment du cas où la formation dispensée aux salariés apportera une contrepartie à l’entreprise autre que celle de se libérer d’une obligation (meilleure productivité par exemple).

Voici le schéma d’enregistrements comptables à suivre :

  • On débite :
    • Le compte 6228 « Rémunération d’intermédiaires et honoraires »,
    • Et le compte 44561 « TVA déductible sur autres biens et services »,
  • Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Par ailleurs, tous les autres frais en lien avec la formation doivent être comptabilisés dans leurs comptes de charges par nature. Tel est le cas :

  • Des loyers de locaux dédiés à la formation professionnelle continue (compte 6132 « Locations immobilières ») ;
  • De l’amortissement des locaux et du matériel utilisés pour dispenser des formations (compte 681 « Dotations aux amortissements et aux provisions – Charges d’exploitation) ;
  • Des dépenses d’entretien des locaux et du matériel utilisés pour la formation (compte 615 « Entretiens et réparations ») ;
  • Des frais d’abonnements à des publications spécialisées (compte 6183 « Documentation technique).

Attention, fiscalement, ces dépenses sont assimilés à des impôts et taxes (arrêt récent de la Cour Administrative d’Appel de Versailles du 04/12/2012).

Comptabiliser des frais de formation relatifs à l’utilisation d’immobilisations

Les frais de formation exposés par les entreprises afin de former leur personnel à l’utilisation d’une immobilisation ne sont jamais incorporables au coût d’acquisition de l’immobilisation concernée. Ils doivent toujours être inscrits dans un compte de charges en suivant l’un des deux traitements comptables présentés ci-dessus.

Conclusion : les frais de formation se comptabilisent dans le compte 6333 s’ils sont versés à fonds perdus pour l’entreprise. Dans le cas contraire, le compte 6228 peut être utilisé.

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Merci pour votre vote.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.

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5 commentaires

  • Claire

    Bonjour,

    Suite à l'immatriculation de ma société, j'ai suivi un stage d'initiation à la comptabilité (payé avec mon compte personnel) à la chambre des métiers. Quels comptes dois-je débiter et créditer ?
    Merci de votre aide.

    Thibaut Clermont

    Bonjour,
    Vous pouvez débiter le compte 6333, débiter le compte 445661 et créditer le compte 4551 si vous êtes associée de votre société.
    Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  • Martin

    Bonjour,

    Merci encore pour toutes ces précieuses informations.

    Pour compléter, comment se pratique la comptabilisation d'une participation à un MOOC ?

    Merci,

    Thibaut Clermont

    Bonjour,
    Quels sont les frais facturés à l'occasion de cette formation en ligne ouverte à tous ?
    A mon sens, vous pourriez éventuellement applicable le traitement comptable présenté ci-dessus.
    Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  • Jean-Dominique

    Il est à noter, car beaucoup de gens n'y pense pas, que la formation du dirigeant d'entreprise peut bénéficier d'un crédit d'impôt (valorisé au SMIC horaire brut pour chaque heure de formation passée, avec un plafond annuel).
    Cela se demande sur le bordereau général où se trouve aussi le CICE.

    Thibaut Clermont

    Bonjour et merci pour votre remarque très pertinente !
    En effet, un tel dispositif existe pour les dirigeants et nombreux sont ceux qui y ont recours.
    Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  • Sarah

    Bonjour Thibaut, je ne sais pas dans quel compte enregistrer la formation de notre pasteur dans une école chrétienne (association cultuelle) nous même association cultuelle. Merci

    Lison Jacquet

    Bonjour Sarah,

    Est-ce votre pasteur qui suit une formation ? Ou est-ce les formations que donnent votre pasteur ?

    Bonne journée,
    Lison

  • RICHAGUE

    Bonjour,

    J'ai reçu de la part d'un organisme formateur une "FACTURE REPAS" sans TVA ( car TVA non applicable conformément à l'article 261-4-4 B du CGI).
    Dans quel compte dois-je affecter cette charge ? Un compte 625XXX ? 633XXX ?
    L'organisme me facture : un nombre de repas x un montant forfaitaire

    Merci de votre aide.

    Lison Jacquet

    Bonjour,

    Vous devez comptabiliser ces dépenses de restauration dans un compte 625.

    Bonne journée !

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