La comptabilisation des remboursements de formation

Les entreprises qui supportent des frais de formation peuvent prétendre, sous certaines conditions, à un remboursement de la part de l’organisme paritaire auprès duquel elles cotisent. Cet article de Compta-Facile aborde le traitement comptable de ce remboursement en répondant à la question : comment comptabiliser un remboursement de formation ?

Principes de comptabilisation des remboursements de formation

Le traitement comptable d’un remboursement de formation va dépendre de la nature de celui-ci :

• Remboursement de formation forfaitaire

Dans ce cas, l’entreprise est remboursée au moyen d’un forfait dont le montant ne couvre pas les dépenses de formation réellement supportées. Il s’agira, par exemple, d’une prise en charge des formations à hauteur de « X » euros par heure.

• Remboursement de formation au réel

Il est également possible que l’entreprise se fasse rembourser le montant exact des sommes qu’elle a engagées (ou une partie de celles-ci) pour la formation de ses salariés.

Comptabilisation des remboursements de formations forfaitaires

Les remboursements de formations, lorsqu’ils sont effectués de manière forfaitaire, doivent être enregistrés dans un compte de transfert de charges. En pratique, voici comment comptabiliser un remboursement de formation lorsqu’il est octroyé :

• On débite le compte 443 « Opérations particulières avec l’Etat »,
• Et on crédite :
  • Le compte 791 « Transfert de charges d’exploitation »,
  • Le compte 44571 « TVA collectée » le cas échéant.

Puis lorsqu’il est reçu :

• On débite le compte 512 « Banque »,
• Et on crédite le compte 443 « Opérations particulières avec l’Etat ».

Lorsque le remboursement est acquis à la clôture d’un exercice, c’est-à-dire que l’entreprise remplisse bien toutes les conditions pour en bénéficier, mais qu’il n’est pas encore versé à l’entreprise, il doit être enregistré en produit à recevoir dans un journal d’opérations diverses (ou d’inventaire) :

• On débite le compte 4487 « Etat – Produits à recevoir »,
• Et on crédite :
  • Le compte 791 « Transfert de charges d’exploitation »,
  • Le compte 4458 « Taxes sur le chiffre d’affaires à régulariser ou en attente  » le cas échéant.

Dans la configuration inverse (remboursement reçu avant la tenue de la formation), il conviendra de comptabiliser un produit constaté d’avance :

• On débite le compte 791 « Transfert de charges d’exploitation »,
• Et on crédite le compte 487 « Produits constatés d’avance ».

Comptabilisation des remboursements de formations de sommes réelles

Lorsque l’Etat ou un organisme paritaire remboursement partiellement ou totalement une dépense de formation, c’est le compte de charges initialement débité qui doit être crédité. En effet, contrairement à ce qui est prévu pour les remboursements forfaitaires, ce mode de remboursement porte sur une charge précise et clairement identifiable. Le remboursement de formation, lorsqu’il est octroyé, est comptabilisé comme suit :

• On débite le compte 443 « Opérations particulières avec l’Etat »,
• Et on crédite :
  • Le compte 6333 « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue » ou le compte 6228 « Rémunération d’intermédiaires et honoraires »,
  • Le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » le cas échéant.

Pour plus d’informations sur le traitement comptable de la charge initiale : comptabiliser des dépenses de formation.

Lorsque le remboursement est perçu :

• On débite le compte 512 « Banque »,
• Et on crédite le compte 443 « Opérations particulières avec l’Etat ».

Par ailleurs, lorsque les conditions pour bénéficier du remboursement sont réunies mais que l’entreprise ne l’a pas encore perçu à la clôture de l’exercice, un produit à recevoir doit être enregistré :

• On débite le compte 4487 « Etat – Produits à recevoir »,
• Et on crédite :
  • Le compte 6333 « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue » ou le compte 6228 « Rémunération d’intermédiaires et honoraires »,
  • Le compte 4458 « Taxes sur le chiffre d’affaires à régulariser ou en attente   » le cas échéant.

Et dans l’hypothèse ou le remboursement est perçu avant que la charge ne soit supportée à la clôture :

• On débite le compte 487 « Produits constatés d’avance »,
• Et on crédite le compte 6333 « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue » ou le compte 6228 « Rémunération d’intermédiaires et honoraires ».

Conclusion : un remboursement de formation est comptabilisé au débit du compte 791 « Transfert de charges d’exploitation » s’il est effectué de façon forfaitaire. Si s’agit de sommes précises, le compte de charges initialement débité doit être crédité. Il est généralement comptabilisé comme une aide à l’emploi.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.