La comptabilisation d’une prime de bilan

Une entreprise peut verser à ses salariés ou à ses dirigeants une prime de bilan afin de récompenser les efforts qu’ils ont fournis au cours de l’année. Or, toute prime de bilan suit un traitement comptable particulier. Par ailleurs, un traitement fiscal spécifique s’applique également et les sommes versées ou provisionnées ne sont déductibles que sous certaines conditions. Compta-Facile les aborde ces deux points et répond à la question : comment comptabiliser une prime de bilan ?

N.B : nous conseillons, au préalable et pour une meilleure compréhension, de consulter la publication qui présente le traitement comptable de la rémunération des dirigeants ainsi que celle qui expose les modalités de comptabilisation de la paie des salariés et des charges sociales.

Comptabiliser une prime de bilan pour un dirigeant non salarié

Sont essentiellement visés ici les gérants majoritaires d’EURL ou de SARL ainsi que les dirigeants de société de personnes considérés comme des travailleurs non-salariés. Il existe deux principaux schémas de comptabilisation qui sont liés à l’existence de la dette et à son extinction :

1- La prime de bilan est due et versée au cours du même exercice comptable

La prime de bilan est due au dirigeant au cours de l’exercice au titre duquel il a effectué son travail et elle est versée dans cette même période. Voici comment comptabiliser l’octroi de la prime à un dirigeant non salarié associé d’une société :

• On débite une subdivision du compte 6413 « Primes et gratifications »,
• Et on crédite le compte 4551 « Associés – Comptes courants ».

Lorsque la prime est réglée :

• On débite le compte 4551 « Associés – Comptes courants »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Pour le cas du chef d’entreprise, les comptes 644 « Rémunération du travail de l’exploitation » et 108 « Compte de l’exploitant » seront préférés au lieu des comptes 6413 et 4551. En fin d’année, la rémunération devra être neutralisée par l’écriture suivante : débit du compte 108 « Compte de l’exploitant » par le crédit du compte 797 « Transferts de charges exceptionnelles ». La constatation d’une prime de bilan pour un chef d’entreprise ne revêt que très peu d’intérêts.

Pour les dirigeants de sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés, la prime devra, au même titre que la rémunération habituelle, être déclarée aux organismes sociaux via la déclaration sociale des indépendants (ex-Déclaration Commune de Revenus). Des charges sociales vont ainsi être calculées sur ces sommes et appelées à l’entreprise. Les provisions enregistrées en fin d’exercice comptable devront en tenir compte. Pour connaître le traitement comptable de ces cotisations : comment comptabiliser des cotisations TNS ?

2- La prime de bilan est dûe au titre d’un exercice comptable mais non versée au cours de celui-ci

Plusieurs possibilités apparaissent dans ce cas. Tout d’abord, lorsque la prime de bilan est certaine dans son principe, que tous les éléments nécessaires à son calcul sont connus et qu’il est certain qu’elle sera payée au cours d’un exercice ultérieur, elle peut être comptabilisée en charges à payer :

• On débite une subdivision du compte 6413 « Primes et gratifications »,
• Et on crédite le compte 4286 « Personnel – Autres charges à payer ».

Parallèlement, les cotisations sociales doivent également être estimées et enregistrées en charges à payer :

• On débite les subdivisions des compte 641 « Cotisations TNS » ou 646  « Cotisations sociales personnelles de l’exploitant » concernées,
• Et on crédite le compte 4386 « Organismes sociaux – Autres charges à payer ».

A l’ouverture de l’exercice suivant, ces deux écritures doivent être extournées (elles sont tout simplement enregistrées à l’envers). Puis, lorsque la prime est octroyée, on comptabilise la même écriture que celle présentée au point numéro 1 ci-dessus.

Lorsque la dette est certaine, elle peut également être comptabilisée directement dans le compte 4551 « Associés – Comptes courants » (les cotisations sociales devront, quant à elles et quoiqu’il arrive, faire l’objet d’une charges à payer). Toutefois, la comptabilisation de la prime de bilan dans un compte de charges à payer peut présenter l’avantage de la soustraire temporairement à l’impôt sur le revenu (impôt personnel dû par le dirigeant). Attention, des conditions supplémentaires sont toutefois exigées sur le plus fiscal ; des circonstances indépendantes de la volonté du dirigeant devant notamment rendre impossible le prélèvement de la prime. Si, au contraire, elle est inscrite dans un compte ouvert au nom du dirigeant, la prime est considérée comme un revenu disponible (elle est donc soumise à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales).

Comptabiliser une prime de bilan pour un salarié

Les règles de comptabilisation des primes de bilan octroyées aux salariés sont généralement plus simples étant donné qu’elles sont généralement accordées de manière discrétionnaire par l’employeur en fonction de critères préalablement définis (nombre de bilans traités, envoi des déclarations dans les délais impartis, absence de redressement fiscal en cas de vérification de comptabilité, etc.). Elles sont généralement versées à la fin de la période fiscale pour un comptable salarié. La prime de bilan apparaît sur la fiche de paie du salarié concerné, elle doit donc être comptabilisée avec les écritures de paie traditionnelles :

• On débite :
  • • le compte 6411 « Salaires et appointements » pour le montant brut des salaires,
    • le compte 6413 « Primes et gratifications » pour le montant brut de la prime de bilan,

• Et on crédite :
  • • le compte 431 « Sécurité Sociale » pour le montant total des charges salariales liées à l’Urssaf et à l’assurance chômage,
    • le compte 437 « Autres organismes sociaux » pour le montant total des autres charges salariales (retraite, prévoyance…),
    • le compte 421 « Salaires nets à payer » pour le montant total du salaire net à payer.

Puis on constate les charges sociales patronales :

• On débite les subdivisions du compte 645 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance » concernés pour le montant des cotisations patronales,
• Et on crédite le compte 431 « Sécurité sociale » et les subdivisions du compte 437 « Autres organismes sociaux » concernés en contrepartie.

Lorsque la prime de bilan est constatée à posteriori mais qu’elle concerne bien l’exercice, elle doit y être rattachée au moyen de la comptabilisation d’une charge à payer :

• On débite :
  • le compte 6413 « Primes et gratifications » pour le montant brut,
  • les subdivisions concernées du compte 645 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance » pour le montant des charges sociales patronales,
• Et on crédite :
  • le compte 4386 « Organismes sociaux – Autres charges à payer » pour le montant des cotisations sociales salariales et patronales,
  • le compte 4286 « Personnel – Autres charges à payer » pour le montant net à payer.

Règles fiscales et conditions de déductibilité d’une prime de bilan

Les primes de bilan, et surtout celles versées aux dirigeants de société, sont généralement mal perçues par l’administration fiscale. Celle-ci a donc mis en place divers dispositifs et exige la réunion de plusieurs conditions afin que ces primes soient déductibles sur le plan fiscal (l’objectif étant d’éviter tout comportement consistant à rechercher à éluder l’impôt sur les bénéfices en cas de réalisation de profits).

Tout d’abord, elle n’admet en déduction les primes de bilan octroyés aux dirigeants ou aux salariés que si elles rémunèrent un travail qui a été accompli au cours de l’exercice. Elles ne doivent pas être excessives au regard du service rendu.

Pour les primes de bilan non encore réglées (charges à payer et provisions), elles ne sont déductibles que si elles représentent une dette certaine. Pour cela, un engagement ferme et irrévocable quant au principe et au mode de calcul des sommes dues doit avoir été pris par l’entreprise envers les bénéficiaires des primes avant la clôture de l’exercice. Sinon, elles ne sont pas déductibles et doivent être réintégrées. Les formes de cet engagement sont diverses et variées (statuts, décisions antérieures à la clôture de l’exercice, délibération des associés avant la clôture de l’exercice, etc.).

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.