Recouvrement des factures impayées, comment s’y prendre ?

Assurer la viabilité de son entreprise passe nécessairement par le recouvrement de vos factures clients. Garant de la bonne santé financière de l’entreprise, celui-ci repose en grande partie sur la maîtrise des délais applicables et des procédures à mettre en œuvre. Voici tout ce que vous devez savoir au sujet du recouvrement des factures impayées. 

Recouvrement des factures impayées : une question de délais

Le principe du recouvrement des factures

Recouvrer les factures clients nécessite de contrôler les délais qui vous sont impartis pour le faire. Il convient par conséquent de distinguer :

  • le délai dans lequel le client doit vous régler sa dette (appelé « délai de paiement ») ;
  • le délai dans lequel vous devez agir pour obtenir le paiement de votre dette (appelé « délai de prescription »).

Focus sur le délai de paiement

Le délai de paiement peut, ou non, être prévu par le contrat signé avec le client.

Si non… Si le contrat n’a pas prévu de délai de paiement, le client doit régler la facture qui lui est présentée au plus tard le 30e jour du mois suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation.

Si oui… Si le contrat ou vos conditions générales de vente prévoient un délai de paiement, celui-ci ne doit pas, en principe, dépasser 60 jours au maximum à compter de la date d’émission de la facture.

Par exception. Ce délai de 60 jours peut exceptionnellement être remplacé par un délai maximum de 45 jours « fin de mois », qui commence à courir :

  • à compter de la date d’émission de la facture (et arrive à son terme à la fin du mois au cours duquel le délai de 45 jours expire) ;
  • à compter de la fin du mois d’émission de la facture.

Attention aux pénalités de retard…

Si votre client peine à vous régler la somme due, vous avez la possibilité d’appliquer des pénalités de retard qui sont dues le jour qui suit la date de règlement figurant dans la facture. Ces pénalités doivent toutefois impérativement figurer dans vos conditions générales de vente ainsi que sur votre facture.

… et à l’indemnité forfaitaire de recouvrement. En plus des éventuelles pénalités de retard, vous avez la possibilité de réclamer à votre client le paiement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, qui est destinée à vous dédommager des démarches effectuées pour obtenir le recouvrement des factures. Cette indemnité, d’un montant de 40 €, doit elle aussi obligatoirement figurer dans vos conditions générales de vente et sur votre facture.

A noter. Par principe, ces pénalités et indemnité forfaitaire sont dues de plein droit par le client. Sur le plan fiscal, elles ne sont toutefois prises en compte dans le résultat soumis à l’impôt que si elles sont effectivement encaissées (et au titre de l’exercice de leur encaissement).

Focus sur le délai de prescription

Si votre client ne règle pas sa dette, vous pourrez, dans le délai qui vous est imparti pour le faire, entreprendre toutes les actions nécessaires pour l’y contraindre.

Attention ! Faute de respecter ce délai, appelé « délai de prescription », vous ne pourrez plus obtenir le paiement de votre dette.

Client consommateur ou professionnel ? Ce délai de prescription varie selon que votre client est un consommateur (c’est-à-dire un particulier qui n’agit pas dans le cadre d’une activité professionnelle) ou un professionnel.

Dans le cas d’un client professionnel. Si votre client est un professionnel, vous avez 5 ans pour agir à son encontre (on parle de « prescription quinquennale »).

Dans le cas d’un client consommateur. Si votre client est un consommateur, vous avez 2 ans pour agir (on parle alors de « prescription biennale »).

Point de départ du délai de prescription. Le délai de prescription commence à courir à compter du jour où vous avez connu ou vous auriez dû connaître les faits vous permettant d’agir. En pratique, il s’agit généralement du jour où vous avez eu connaissance de l’impayé.

Attention aux délais de prescription particuliers. Notez que des délais de prescription spécifiques s’appliquent à certains secteurs, comme dans celui du transport dans le cadre duquel il ne dure qu’un an par exemple.

Recouvrement des factures impayées : une question de moyens

Quel(s) moyen(s) mettre en œuvre contre les factures impayées ?

Pour obtenir le recouvrement de votre dette, divers moyens sont à votre disposition.

D’abord, des moyens amiables…

Première étape indispensable, il est conseillé, à la suite du constat d’un impayé, de joindre au plus vite votre client pour connaître les raisons de ce retard et obtenir des informations sur sa situation financière et les éventuelles difficultés qu’il rencontre.

… pour sauvegarder sa relation client…

Premier avantage de cette démarche, elle vous permet, avant toute chose, d’amorcer un dialogue avec votre client afin d’évoquer ensemble une solution amiable à même de préserver votre relation commerciale.

… et rester réactif !

Au-delà, prendre contact avec votre client vous permet d’avoir une vision précise et rapide de la nature et de l’ampleur de ses difficultés financières, ce qui peut vous permettre de réagir vite s’il fait par exemple l’objet d’une procédure collective.

recouvrement des factures impayéesSollicitez vos alliés !

En cas de difficultés liées au recouvrement de vos dettes, vous avez la possibilité de solliciter votre expert-comptable qui, au-delà de ses missions initiales de conseils, peut également vous proposer de le mandater pour agir à votre nom auprès de vos clients pour obtenir le recouvrement de vos factures.

Attention à la preuve. Dans le cadre de ces démarches préalables, veillez à conserver précieusement l’ensemble des échanges écrits avec vos clients : ils prouvent votre bonne foi et la réalité des démarches accomplies pour trouver une solution amiable aux impayés constatés.

 

Ensuite, des moyens judiciaires…

Si vos démarches amiables demeurent sans effet, vous allez devoir saisir le juge pour obtenir le recouvrement des sommes dues.

Plusieurs situations, plusieurs saisines

La saisine du juge peut s’opérer de différentes manières, selon les circonstances dans lesquelles la facture reste impayée. Le juge peut ainsi être saisi :

  • par le biais d’une procédure d’urgence (dite « de référé ») notamment dans l’hypothèse où un dommage est imminent ;
  • par le biais d’une procédure classique, via l’intervention d’un huissier de justice et éventuellement celle d’un avocat ;
  • par le biais de procédures plus souples, dont le formalisme est allégé, ce qui est par exemple le cas de la procédure en injonction de payer.

Focus sur la procédure simplifiée pour les petites créances

Il existe une procédure dite « simplifiée » pour obtenir le paiement de « petites » créances dont le montant n’excède pas 5 000 € (intérêts compris).

Comment ça se passe ?

Pour mettre en place cette procédure, l’entreprise qui détient une dette résultant de l’exécution d’un contrat (appelée « créancier ») doit mandater un huissier de justice.

Rôle de l’huissier de justice

Celui-ci notifie au client de l’entreprise (appelé « débiteur ») la volonté de celle-ci d’avoir recours à la procédure simplifiée, par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception ou d’un message électronique. Cet écrit doit être établi sur la base d’un modèle type, qui contient plusieurs mentions obligatoires.

Et ensuite ?

Une fois la lettre d’huissier reçue, le client a 1 mois pour :

  • soit accepter de recourir à la procédure simplifiée pour régler le litige,
  • soit refuser.

A noter. L’absence de réponse du client dans le délai d’un mois équivaut à un refus de sa part de mettre en œuvre la procédure simplifiée.

Dans le cas où le client accepte le recours à la procédure simplifiée. Dans le mois qui suit l’envoi de sa lettre ou de son message, l’huissier de justice doit obtenir l’accord de l’entreprise et de son client sur le montant de la dette et ses modalités de paiement. Une fois cet accord obtenu, il délivre un « titre exécutoire », soit un document écrit qui équivaut à un jugement et qui permet à l’entreprise d’obtenir le recouvrement de sa dette.

Dans le cas où le client refuse le recours à cette procédure. L’entreprise créancière doit alors saisir le juge pour obtenir le recouvrement de sa créance.

Qui paie les frais ?

Les frais occasionnés par la mise en place de la procédure simplifiée doivent être pris en charge par l’entreprise qui détient la dette.

Fin de la procédure

La procédure simplifiée de recouvrement prend fin lorsque l’huissier de justice constate par écrit (qui peut être établi sur support électronique) :

  • le refus du client de participer à la procédure simplifiée de recouvrement ;
  • l’expiration du délai d’un mois, à compter de la prise de contact de l’huissier de justice invitant le client à participer à la procédure, sans qu’un accord soit établi sur le montant et les modalités de paiement ;
  • le refus donné par le client, dans le même délai, sur le montant ou les modalités de paiement proposés ;
  • la conclusion d’un accord, dans le même délai, portant sur le montant et les modalités du paiement.

Sollicitez vos alliés (bis) !

La décision de recourir à une procédure judiciaire pour recouvrer vos factures est lourde de conséquences : elle peut en effet entraîner divers frais financiers et durer dans le temps. C’est pourquoi il reste vivement conseillé de se rapprocher au préalable de votre conseil habituel dont l’expertise et l’expérience constitueront des alliés de poids pour vous sortir au plus vite de ce mauvais pas.

En conclusion

La sauvegarde de votre trésorerie passe par le recouvrement efficace de vos factures clients. Ne négligez pas cette étape, qui nécessite un suivi rigoureux des délais, et qui peut donner lieu à un accompagnement spécial de vos conseillers habituels.

Sources :

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