Le logiciel de gestion des immobilisations

Toute entreprise détient des immobilisations. En comptabilité, ce sont des biens durables lui servent à exercer son activité. Ces derniers doivent faire l’objet d’un suivi particulier pour plusieurs raisons et notamment parce qu’ils subissent chaque année des amortissements. Un logiciel de gestion des immobilisations permet de gérer en intégralité le parc des immobilisations d’une entreprise : de leur entrée à leur sortie, en passant par leur amortissement. Compta-Facile s’attarde ce type de logiciel et répond aux questions : qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des immobilisations ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Pourquoi faut-il en avoir un ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des immobilisations ?

Les immobilisations sont des biens particuliers appartenant à une entreprise et que cette dernière utilise pour produire des choses, réaliser des prestations de services ou tout simplement pour les louer. En comptabilité, ces biens sont inscrits dans les comptes de la classe 2 « Immobilisations » et ventilés selon leur nature entre :

• Les immobilisations incorporelles : logiciel, dépôt de marque, fonds commercial, frais d’établissement, droit au bail ;
• Les immobilisations corporelles : terrain, construction, matériel industriel, matériel de transport, matériel informatique, mobilier, agencement ;
• Et les immobilisations financières : parts sociales, actions, prêts accordés à d’autres entreprises, prêts accordés aux salariés…

Par définition, un logiciel de gestion des immobilisations est un logiciel qui permet de gérer l’intégralité du cycle de vie des éléments d’actif d’une entreprise. Chaque bien est isolé (une fiche spéciale lui est créée à cet effet) et suivi indépendamment des autres.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des immobilisations ?

La plupart des logiciels de gestion des immobilisations proposent les fonctionnalités suivantes :

• Entrée des actifs et paramétrages de leurs différentes caractéristiques (évaluation, durée d’amortissement, type d’amortissement, subvention d’investissement, valeur nette comptable…) ;
• Calcul des amortissements, gestion des amortissements dérogatoires, établissement du plan d’amortissement (linéaire ou dégressif) et modification ;
• Réajustement automatique des tableaux d’amortissement en cas de révision du plan, de dépréciation de l’actif immobilisé ou de réévaluation ;
• Indication de l’écriture comptable à enregistrer pour constater la dotation aux amortissements à chaque clôture d’exercice comptable ;
• Calcul des amortissements prévisionnels en fonction de dates spécifiques ;
• Édition d’un inventaire des immobilisations récapitulant tous les biens appartenant à l’entreprise ;
• Sortie des actifs et calcul des plus ou moins-values.

Les logiciels les plus poussés proposent également les fonctionnalités récapitulées ci-dessous :

• Le transfert automatique des écritures d’amortissement et de sorties d’immobilisations vers le logiciel de comptabilité,
• La production automatique de la déclaration de la Taxe sur les Véhicules de Sociétés (TVS),
• La gestion des crédits-bails, locations financières et emprunts.

Pourquoi faut-il avoir un logiciel de gestion des immobilisations ?

Utilité du logiciel de gestion des immobilisations

Il convient, tout d’abord, de préciser que le logiciel de gestion des immobilisations n’est pas obligatoire. Aucune disposition légale ou réglementaire ne l’impose. D’ailleurs, lorsqu’une entreprise ne compte que très peu d’immobilisations, elle peut généralement s’en affranchir (un tableur Excel pourra, dans la plupart des cas, suffire, sauf si l’entreprise n’est pas sensibilisée à la comptabilité et ne sait, par exemple, pas calculer des amortissements). En revanche, lorsqu’elle en détient plusieurs, il est recommandé d’y avoir recours pour différentes raisons. Le logiciel de gestion des immobilisations est d’une grande utilité car il permet :

• De fournir une visibilité à la fois globale et détaillée des actifs de l’entreprise,
• De gérer efficacement le parc des immobilisations,
• D’appliquer les bonnes règles comptables et fiscales en vigueur,
• Et de limiter le risque d’erreur humaine lié au calcul manuel des amortissements et des plus ou moins-values.

Entreprises concernées par le logiciel de gestion des immobilisations

Il convient de souligner que le logiciel de gestion des immobilisations est adapté à toutes les entreprises, peu importe leur taille (TPE, PME ou grande entreprise) ou la nature de leur activité :

• Les artisans et commerçants exerçant en nom propre ou en société taxés dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) à l’Impôt sur le Revenu ou à l’Impôt sur les Sociétés et relevant du régime du réel (réel simplifié d’imposition ou réel normal) ;
• Les agriculteurs exerçant en nom propre ou en société taxés dans la catégorie des bénéfices agricoles (BA) à l’Impôt sur le Revenu ou à l’Impôt sur les Sociétés et relevant du régime du réel (réel simplifié d’imposition ou réel normal) ;
• Et les professionnels libéraux exerçant en nom propre taxés dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) et relevant du régime de la déclaration contrôlée ou ceux exerçant en société (relevant des BNC ou de l’impôt sur les sociétés s’ils se trouvent dans un régime réel),

Les micro-entreprises au sens fiscal (micro-BIC, micro-BNC ou micro-BA) n’en ont généralement pas besoin puisqu’elles bénéficient d’une dispense de comptabilité. Elles peuvent toutefois choisir de s’en équiper afin d’anticiper un éventuel franchissement des seuils et un passage au régime réel.

Conclusion : les logiciels de gestion des immobilisations sont généralement utiles pour toutes les entreprises. Les fonctionnalités qu’ils proposent permettent de gérer le cycle de vie de tous les biens possédés par une entreprise et de gagner du temps pour se concentrer sur son cœur de métier.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.