Comment choisir son logiciel de tableau de bord ?

Un tableau de bord constitue un outil de gestion et de pilotage utile à toutes les entreprises, même aux plus petites d’entre elles. Il présente l’activité et les résultats de l’entreprise de façon synthétique et représente un outil concret d’aide à la décision. Face à la multitude de produits présents sur le marché, Compta-Facile vous dévoile ses conseils pour bien choisir un logiciel de tableau de bord :

1. Définir correctement ses besoins et son budget
2. Favoriser un logiciel de tableau de bord ergonomique
3. Vérifier les possibilités de personnalisation du rapport
4. Opter pour une solution connectée au logiciel de comptabilité
5. S’assurer de la sécurité des données (logiciel de tableau de bord en ligne)

Définir correctement ses besoins et son budget

Cette phase ne s’applique pas qu’au logiciel de tableau de bord mais à toute acquisition de logiciel en général : il convient de déterminer avec précision l’étendue de ses besoins (afin de ne pas souscrire à des produits trop évolués compte tenu de ces derniers) ainsi que le budget global maximum qui pourra y être consacré.

Les besoins en matière de tableau de bord

En pratique, il existe différents tableaux de bord qui sont généralement regroupés dans trois grandes familles :

• Le tableau de bord stratégique (également appelé balanced scorecard) dont l’objectif est de piloter la stratégie de l’entreprise,
• Le tableau de bord de gestion qui a pour but d’évaluer la performance de la gestion,
• Le tableau de bord opérationnel permettant de suivre l’avancement des plans d’actions mis en oeuvre et d’évaluer leur efficacité,

Chaque tableau de bord a un objectif qui lui est propre et vise un horizon particulier : le long terme pour le balanced scorecard, le moyen terme pour le tableau de bord de gestion et le court terme pour le tableau de bord opérationnel.

Avant de choisir un logiciel de tableau de bord, il convient donc de déterminer de le type de tableau de bord dont on a besoin (soulignons toutefois ici que dans la plupart des cas, c’est le tableau de bord de gestion qui est établi par les petites et moyennes entreprises).

Le budget à consacrer au logiciel de tableau de bord

Il est indispensable de se fixer une limite en terme budgétaire quant au coût de la solution. Celui-ci doit englober le prix de l’achat du logiciel mais pas seulement. D’autres frais annexes doivent également être pris en compte dans le raisonnement ; comme :

• Les droits versés annuellement (licence),
• Les frais de mises à jour,
• Les coûts de formation à l’utilisation du logiciel,
• Les frais d’installation du logiciel,
• Les appels surtaxés à la hotline,
• La facturation liée à l’ajout d’utilisateurs.

Favoriser un logiciel de tableau de bord ergonomique

Il est indispensable de se sentir à l’aise avec l’interface proposée par le logiciel de tableau de bord. Celui-ci doit, de préférence, être simple d’utilisation (ne pas comporter des sous-menus à outrance par exemple), être intuitif et ne pas employer un jargon trop spécifique. La présence de petites infobulles ou d’exemples sera particulièrement appréciée. S’agissant du rapport, il doit être synthétique : un tableau de bord de gestion ne contient généralement pas plus de 10-20 indicateurs réunis sur une seule et unique page.

Pour simplifier, le logiciel doit plaire à son utilisateur… Et seul lui est en mesure de le dire, c’est pourquoi nous recommandons généralement de favoriser le recours à une solution qui met à disposition une version d’essai gratuite et non limitée dans ses fonctionnalités, pendant un certain temps.

Vérifier les possibilités de personnalisation du rapport

Il convient également d’être attentif aux possibilités de personnalisation du tableau de bord et de son rapport :

• Est-il possible de personnaliser le rapport sans restriction ? Ou faut-il payer un module supplémentaire pour le modifier ?
• Est-il possible d’insérer le logo de l’entreprise ?
• Peut-on insérer, en plus des chiffres, des graphiques personnalisés, des tableaux ou des images ?

Opter pour une solution connectée au logiciel de comptabilité

Certains éditeurs de logiciel de comptabilité proposent des modules de génération de tableau de bord qui représentent des logiciels inclus dans une gamme plus globale. Ils sont très utiles puisqu’ils viennent se greffer directement à l’application comptable. Ils sont donc en mesure de récupérer automatiquement les données de la comptabilité.

Cette solution présente deux avantages majeurs : la réduction du délai de production du tableau de bord (il est inutile de saisir une deuxième fois les données issues de la comptabilité dans le logiciel de tableau de bord) et l’annulation du risque d’erreur humaine liée à la saisie (inversion de chiffres, rajout ou suppression).

Si elle ne se couple pas au logiciel de comptabilité, il conviendra de s’assurer qu’il existe des possibilités d’importations compatibles avec le logiciel de comptabilité. Une simple extraction des données depuis ce dernier pourra être injectée directement dans la solution d’édition de tableaux de bord et permettra ainsi d’éviter une double saisie.

Le cas du logiciel de tableau de bord en ligne

Lorsque le choix porte sur une solution de tableau de bord accessible en ligne, les données sont stockées directement sur les serveurs de l’éditeur du logiciel. Celui-ci peut choisir de les implanter n’importe où et il convient d’être vigilent quant à leur emplacement géographique. Ce dernier est primordial car il peut déterminer, en partie, le droit applicable et donc les organismes susceptibles d’avoir accès aux données. De plus, il donne une indication sur le niveau de protection des informations et les possibles risques de piratages informatiques.

Conclusion : choisir un logiciel de tableau de bord est une étape importante dans la gestion d’une entreprise. Cette démarche ne doit pas être négligée puisqu’elle aboutit à produire de l’information destinée à piloter l’entreprise.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.