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La reconnaissance automatique des factures : numérisation et saisie comptable

La comptabilité des entreprises évolue et les processus comptables subissent constamment des mutations. C’est notamment le cas du processus de saisie comptable des factures d’achats et de ventes qui a déjà été présenté sur Compta-Facile. Dorénavant, des procédés permettent, sous certaines conditions (et notamment des conditions de forme quant à la présentation visuelle du document), de scannériser des factures et de les enregistrer automatiquement en comptabilité. Ce dispositif de reconnaissance automatique des factures (parfois appelé processus de lecture automatique des factures) est présenté ici.

reconnaissance automatique factures

La reconnaissance automatique des factures, qu’est-ce que c’est ?

La reconnaissance automatique des factures est un processus qui s’inscrit dans le cadre de la démarche globale d’automatisation de la comptabilité. L’enjeu est ici de favoriser les traitements informatiques qui s’effectuent de façon autonome, c’est-à-dire sans (ou avec une faible) intervention de l’Homme. D’autres procédés sont également touchés et notamment les opérations bancaires avec le mécanisme de récupération automatique des relevés de banque.

Par définition, la reconnaissance automatique des factures est un processus qui analyse et traite les factures clients et fournisseurs de façon automatisée (numérisation puis saisie dans les comptes), ce qui permet de s’affranchir de l’étape de saisie manuelle des données . L’objectif de la démarche, à terme, est de dématérialiser l’ensemble des documents et de les traiter intégralement sur la toile.

De nombreux cabinets d’expertise-comptable se sont lancés dans de tels projets ; la saisie comptable étant une tâche ayant une très faible valeur ajoutée au yeux de leurs clients. A l’heure actuelle, de plus en plus d’entreprises commencent à s’approprier ces technologies.

La récupération automatique des factures, qui est concerné ?

Dans la théorie, toutes les entreprises peuvent utiliser ce procédé. Dans la pratique, elles n’y trouveront toutefois pas toutes un intérêt. En effet, seules les entreprises qui tiennent elles-mêmes leur comptabilité (ou les experts-comptables qui tiennent celle de leurs clients) et qui sont tenues de pratiquer une comptabilité commerciale (de type « créances et dettes ») sont concernées. Les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs dispensés de comptabilité ou encore les professions libérales ou commerçants et artisans autorisés à tenir une comptabilité de trésorerie n’ont aucun intérêt à y adhérer.

Par ailleurs, le recours à une telle solution nécessite un volume important de factures (ce dispositif a un coût et il convient de l’amortir).

La reconnaissance automatique des factures, comment ça marche ?

La mise en place du procédé de reconnaissance automatique des factures nécessite de s’équiper d’un matériel particulier : un scanner ou un outil de numérisation en ligne doté d’un logiciel capable de lire, de reconnaître et d’interpréter les contenus des factures de façon automatique et intelligente. On appelle cela la reconnaissance optique de caractères (Optical Character Recognition – OCR – en Anglais). Ces logiciels existent en différentes version (monoposte, réseau, Cloud ou Saas).

Ensuite, il convient de numériser les documents concernés. Le logiciel va alors analyser la structure de la facture afin d’identifier chaque élément séparément : date de la facture, nom du fournisseur ou du client, montant total hors taxes, montant de la TVA, montant toutes taxes comprises, etc.

A l’issue du processus, le logiciel intègre automatiquement les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Bien évidemment, avant tout investissement, il conviendra de s’assurer que la solution de gestion comptable utilisée par l’entreprise est compatible avec l’équipement de reconnaissance automatique des factures.

La reconnaissance automatique des factures, quels sont les avantages ?

Les avantages de la reconnaissance automatique des factures sont multiples.

Tout d’abord, elle procure un gain de temps substantiel. En effet, la saisie comptable est généralement considérée comme une tâche consommatrice de temps et ce procédé y remédie. Cela permet au chef d’entreprise ou au comptable de dégager du temps afin de se concentrer sur des prestations à plus forte valeur ajoutée : gérer son business et développer ses affaires (pour le dirigeant) ou conseiller son client et, par exemple, optimiser sa situation (pour l’expert-comptable).

Ensuite, elle permet de limiter le risque d’erreur généré par l’intervention humaine : saisie d’une même facture deux fois, passation des écritures comptables à l’envers, inversion entre le hors taxes et la TVA, etc. Le logiciel est généralement équipé de garde-fous (garantie de l’unicité des enregistrements comptables grâce au numéro de la facture notamment).

Enfin, la dématérialisation permet de réduire le volume de papier pour l’entreprise. Cela permet d’alléger la charge de documents papiers (qu’elle soit physique ou financière) et également de diminuer l’empreinte carbone de l’entreprise sur son environnement.

La reconnaissance automatique des factures, quels sont les inconvénients ?

Deux inconvénients entachent principalement ce procédé révolutionnaire.

Le premier tient aux conditions de forme exigées pour la lecture et l’analyse des factures. En effet, certains logiciels de reconnaissance exigent des présentations particulières. L’entreprise peut alors être contrainte de modifier la présentation de ses factures de ventes et de demander à ses fournisseurs de faire la même chose (ou alors de générer elle-même des factures d’achats au format accepté par le logiciel).

Le second réside dans le coût de la solution. Il peut atteindre des sommes importantes et, lorsque l’entreprise effectue une analyse « coûts/bénéfices », elle peut ne pas être attractive.

Conclusion : la reconnaissance automatique des factures est un processus qui tend à se démocratiser. Il consiste à numériser des factures d’achats et/ou de ventes à l’aide d’un équipement doté d’un logiciel spécifique qui va les analyser et les enregistrer automatiquement dans le logiciel de comptabilité.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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