La récupération des relevés bancaires en comptabilité
Certains éditeurs de logiciels proposent des fonctionnalités intéressantes et notamment celle ayant pour but de récupérer les données des comptes bancaires de l’entreprise et de les injecter automatiquement dans sa comptabilité. Compta-Facile présente l’utilité ainsi que les modalités de fonctionnement de la récupération des relevés bancaires sur le plan comptable.
La récupération des données bancaires, qu’est-ce que c’est ?
La récupération des données bancaires consiste, en comptabilité, à automatiser le processus de saisie des relevés bancaires. Ainsi, toutes les relevés bancaires d’une entreprise sont récupérés par Internet et intégrés automatiquement dans la comptabilité de l’entreprise concernée (ou récupérés au moyen d’un fichier d’export intégré ultérieurement dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise). Les opérations sont, dans la mesure du possible, affectées dans les bons comptes d’imputation. Par ailleurs, il est possible de paramétrer le logiciel de telle façon à ce qu’il utilise une racine de compte spéciale s’il rencontre un libellé particulier sur le relevé.
Exemple : toute opération comprenant, dans son libellé, le terme « France Telecom » sera éclatée entre un montant hors taxes et un montant de TVA et automatiquement affectée dans les comptes 626 « Frais postaux et de télécommunication » et 445661 « TVA déductible sur autres biens et services ».
Certaines opérations peuvent être ventilées directement par le logiciel, notamment les annuités de remboursement de prêts (ventilées entre le capital, les intérêts et l’assurance), les remises TPE (éclatées entre la remise brute d’une part et les commissions prélevées par la banque d’autre part), les recettes encaissées (faisant l’objet d’une distinction entre le montant hors taxes et la TVA), etc.
La récupération des données bancaires, qui est concerné ?
En théorie, toutes les entreprises sont concernées et peuvent en bénéficier. Toutefois, en pratique, seules les entreprises autorisées à tenir une comptabilité de trésorerie ont intérêt à y avoir recours. Ce sont donc essentiellement :
- Les titulaires de bénéfices non commerciaux (BNC) : les professions libérales relevant du régime de la déclaration contrôlée ;
- Les titulaires de bénéfices industriels et commerciaux (BIC) : les commerçants et artisans relevant du régime du réel simplifié d’imposition autorisés à tenir une comptabilité super-simplifiée.
Peuvent y avoir un intérêt les entreprises directement, si elles tiennent elles-mêmes leur comptabilité au moyen de leur propre logiciel de comptabilité ou leur expert-comptable (si elles leur délèguent la tenue de leur comptabilité). Pour celles qui utilisent le service de paiement en ligne Paypal, la saisie manuelle est quasi-systématique (plus d’informations : comptabiliser les règlements par Paypal et les commissions).
Les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs (personnes relevant du micro-BIC ou du micro-BNC) n’ont aucun intérêt à adhérer à ce service puisqu’ils n’ont pas d’obligations comptables en la matière.
La récupération des relevés bancaires, comment ça marche ?
Deux méthodes existent actuellement (la seconde a vocation à remplacer définitivement la première, à terme) :
- L’export / import : la banque met à disposition de l’entreprise une plateforme en ligne permettant de générer un fichier d’export. Celui-ci est ensuite injecté dans le logiciel de comptabilité (l’expert-comptable n’y a généralement pas accès) ;
- L’intégration immédiate : un procédé spécifique appelé ETEBAC (pour « échange télématique banque-clients ») permet d’intégrer automatiquement les données bancaires dans le logiciel de comptabilité, sans export / import intermédiaire (cette solution permet notamment d’éviter les doublons).
La récupération des données bancaires, en quoi est-ce intéressant ?
La récupération des données bancaires permet de réaliser un gain de temps précieux. Grâce à ce mécanisme, le temps qui était consacré à la saisie peut être dorénavant utilisé par le chef d’entreprise pour développer ses affaires ou par l’expert-comptable pour orienter son travail vers des missions à plus haute valeur ajoutée pour son client (et ainsi accentuer son rôle essentiel de conseiller).
Au-delà du gain de productivité, ce mécanisme permet d’accroître la fiabilité des données saisies : les saisies manuelles disparaissent et le risque d’erreur humaine s’en retrouve ainsi limité car les imputations comptables sont réalisées automatiquement selon le paramétrage effectué en amont.
La récupération des données bancaires à un coût pour l’entreprise si elle met en place cette solution de façon directe avec son établissement bancaire. Si elle en bénéficie par le biais de son expert-comptable, ce dernier dispose généralement de tarifs préférentiels (ayant plusieurs clients affiliés à ce service) et son coût n’est généralement pas répercuté sur l’entreprise (l’expert le mutualise sur l’ensemble de ses dossiers).
Conclusion : la récupération des données bancaires est une solution très intéressante dans le domaine comptable pour les entreprises pratiquant une comptabilité de trésorerie. Elle est utilisée dans le cadre de la recherche d’une automatisation de la comptabilité (au même titre que la solution de reconnaissance automatique des factures – scan et saisie comptable). C’est une technique généralement très simple à mettre en oeuvre permettant de gagner du temps et de limiter le risque d’erreur que pouvait générer la saisie manuelle traditionnelle.
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2 commentaires
MARIN
Bonsoir,
Je me permets de vous contacter car je souhaiterais avoir une précision sur une question comptable, je suis assistante de direction dans une entreprise où la comptabilité n'a pas été gérée et l'expert comptable demande aujourd'hui les relevés bancaires en vue de préparer le bilan. J'essaie de comprendre comment ils doivent être saisis mais n'y arrivant pas très bien, je souhaitais savoir si je dois lui transmettre les relevés bancaires tels quels ?
Merci de votre aide.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Tout d'abord, pour savoir "qui fait quoi", je vous invite à consulter la lettre de mission de votre expert-comptable. Celle-ci prévoit la répartition des tâches entre chaque partie. Si c'est effectivement à l'expert-comptable qu'incombe la saisie des relevés bancaires, vous devez les lui communiquer. Il a peut-être mis en place un mécanisme de récupération automatique des données bancaires (ETEBAC par exemple). Dans ces cas là, il va récupérer et réinjecter automatiquement les données dans son logiciel de comptabilité.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Catherine
Bonjour,
Les chèques doivent être saisis à leur date d'émission. Mais comment faire lorsque les écritures de banque sont importées ?
Est-ce qu'il est possible d'importer toutes les écritures de l'année puis, en fin d'année, de saisir uniquement les chèques non débités ? Dans le cas contraire, il y a risque systématique de doublon ?
Merci de votre réponse,
Cordialement
Thibaut Clermont
Bonjour,
Tout à fait, votre raisonnement est correct. Lorsque vous importez automatiquement les relevés bancaires en comptabilité, vous devez saisir manuellement les chèques non débités.
Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.