Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ?

Publié le 5 min
Ecrit par Thibaut Clermont

Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ? Quels sont les critères à prendre en compte dans le processus de choix du logiciel de gestion commerciale ? Compta-Facile vous apporte ici les réponses à ces questions.

comment choisir son logiciel de gestion commerciale

A quoi sert un logiciel de gestion commerciale ?

Utilité d’un logiciel de gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale permet de structurer, d’organiser et d’automatiser le fonctionnement de l’entreprise. Il assure la gestion complète des services « achats » et « ventes » de l’entreprise. Correctement paramétré, il permet de :

  • diminuer  le temps consacré à la création des documents commerciaux (évite les phénomènes de ressaisie des informations) ;
  • réduire le risque d’erreur lié à la saisie manuelle (erreur dans le prix, le code du produit, la TVA, etc.) ;
  • gagner en réactivité commerciale (les devis sont établis plus rapidement) ;
  • suivre en temps réel l’évolution des stocks et ainsi anticiper toute rupture ;
  • gagner en efficacité (génération de relance en cas de retard de paiement de clients) ;
  • avoir une vision globale de l’activité commerciale et de la rentabilité de l’entreprise (à travers la génération de tableaux de bord).

Fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale dispose d’un nombre important de fonctionnalités, plus ou moins étendus selon les besoins de l’entreprise et la gamme qu’elle choisit :

  • Réalisation des devis,
  • Établissement des bons de commandes, bons de livraisons et factures de ventes (et intégration dans la comptabilité),
  • Suivi des commandes clients et des règlements,
  • Gestion des achats, des niveaux de stocks et des inventaires,
  • Intégration automatique des factures d’achats dans la comptabilité,
  • Gestion du portefeuille d’articles et de la tarification…

Comment bien choisir son logiciel de gestion commerciale ?

L’investissement dans un logiciel de gestion commerciale nécessite, au préalable, d’identifier précisément, d’une part les besoins de l’entreprise et, d’autre part, son budget.

Modalités de tenue de la comptabilité de l’entreprise

Il est important d’étudier les interactions et liaisons possible entre le logiciel de gestion commerciale et le logiciel de comptabilité (de l’entreprise ou celui de l’expert-comptable), et notamment leur compatibilité. Les logiciels de gestion commerciale les plus performants proposent notamment un déversement automatique des données dans le logiciel de comptabilité (intégration automatique ou intégration à l’aide d’un export de fichier des factures de ventes et d’achats).

Ergonomie et simplicité d’utilisation du logiciel gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale ne sera pris en main efficacement que s’il est simple d’utilisation et épuré. La navigation doit être intuitive et la saisie éventuellement guidée. Il est appréciable que les opérations récurrentes soient automatisées.

Critères de personnalisation

Il faut veiller à ce que les documents commerciaux générés par le logiciel de gestion commerciale se personnalisent facilement avec les éléments propres à l’entreprise (logo, mentions obligatoires, etc.). En effet, ces documents constituent également un support de communication pour l’entreprise et ils doivent respecter certaines mentions obligatoires.

Accès à une hot-line

Il est important de vérifier qu’une hot-line (assistance téléphonique) soit dédiée aux utilisateurs du logiciel de gestion commerciale et de s’assurer que celle-ci soit réactive. Une formation pourra être proposée par l’éditeur du logiciel (attention, elle est généralement payante, en plus de la licence d’utilisation).

Contraintes techniques et budgétaires

Il convient de déterminer notamment : le nombre d’utilisateurs prévus, le matériel utilisé (installation en monoposte, sur un réseau ou recours au mode SaaS), le volume de données à traiter et les fonctionnalités précises attendues.

Les plus petites structures qui assument en interne les tâches comptables et administratives auront, la plupart du temps, recours à un logiciel de facturation couplé à un logiciel de comptabilité (généralement, les achats et les stocks y sont gérés de manière moins automatisée  que dans les grandes structures ; ne serait-ce que par contrainte de budget).

A l’inverse, les structures plus importantes préféreront utiliser un logiciel de gestion commerciale compatible avec leur logiciel de comptabilité ; solution forcément plus complète mais plus onéreuse.

Mises à jour du logiciel de gestion commerciale

Enfin, il est important de se renseigner sur la périodicité des mises à jour. Tout éditeur doit effectuer une veille légale et mettre à jour en conséquence ses logiciels en fonction des évolutions de la législation (et notamment, par exemple, de tout changement en matière de mentions obligatoires sur les factures).

Période d’essai gratuite

Pour vérifier que le logiciel de gestion commerciale corresponde au mieux aux besoins de l’entreprise, rien de mieux que de le tester gratuitement. Certains éditeurs proposent des périodes d’essais de leurs logiciels (ces derniers pouvant subir quelques restrictions en termes de fonctionnalités étant donné qu’il s’agit d’une version d’essai gratuite).

Protection des données en ligne

Lorsque l’entreprise opte pour une solution en ligne, elle doit s’assurer que l’éditeur stocke ses données sur des espaces sécurisés.

Conclusion : choisir son logiciel de gestion commerciale est une étape cruciale dans le processus de création ou de fonctionnement d’une entreprise.

Donnez-lui une note !

Merci pour votre vote.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.

A lire aussi...

gestion comptable auto-entreprise
La gestion comptable de l’auto-entreprise 

En tant qu'auto-entrepreneur, la gestion comptable est un aspect crucial pour assurer le bon fonctionnement de votre activité. De la rédaction des factures à la tenue des livres comptables, chaque étape nécessite une attention particulière pour rester en conformité avec la législation en vigueur. Dans cet article, nous explorerons les différentes facettes de la gestion comptable de l’auto-entreprise. 

les fonds prorpres de l'entreprise
Les fonds propres de l'entreprise

Les fonds propres d'une entreprise comprennent les capitaux propres et les autres fonds propres. Ils correspondent aux sommes versées par les associés ou actionnaires, augmentées par les profits générés annuellement par l’entreprise qui ne sont pas distribués en dividendes.

apport en capital ou compte courant d’associé
Besoin de financement d’une entreprise : apport en capital ou en compte courant d’associé ?  

La liquidité est primordiale au lancement, puis au développement de l’entreprise. Que ce soit pour affirmer une stabilité financière, ou palier des passages à vide, le besoin de financement est omniprésent. Alors quelle méthode appliquer ?

changer expert comptable
Comment changer d'expert-comptable ?

Lorsqu'une entreprise souhaite changer d'expert-comptable, elle doit respecter un certain nombre de règles. Comment gérer au mieux la transition liée à un changement d'expert-comptable ?

Abonnez-vous à la newsletter !

abandons-creances-1024x767

2 commentaires

  • Amélie

    Connaître ses propres besoins et ses attentes vis-à-vis d'un logiciel de gestion commerciale, ainsi que l'évolution possible ou non du logiciel représentent, pour ma part, les deux points principaux à étudier lorsqu'on cherche à s'équiper. De trop nombreuses entreprises mettent en place des solutions non adaptées ne permettant pas de faciliter la gestion et vient même au contraire la compliquer !

  • Laniel

    Bonjour, je cherche actuellement une solution de gestion commerciale avec les besoins suivants :
    - base de donnée client
    - Base de donnée produit
    - Devis
    - Relance +/- automatique des devis par email à une échéance déterminée : ex : j+7 envoi d'un email
    - Transfert du devis en facture (vente) en 1 clic (ou 2 ;-))
    - Créer des modèles de factures personnalisées
    - Edition d'un bon livraison automatique lors de l'édition de facture
    - Surveillance des paiements lorsque à échéance, avec rappel automatique par email si retard
    - La même chose pour les achats.
    - Et gestion de stock.
    - Enfin, éventuellement, 1 ou 2 tableaux de bord (CA, trésorerie temps réelle, recettes totales, par client...) mais sans extravagance non plus.
    Tout ça sur le cloud sécurisé avec possibilité d'éditer/créer une pièce depuis un mobile, une tablette et un ordinateur.
    En résumé, des fonctions élémentaires de gestion commerciale sur le cloud et utilisable autant avec un gsm qu'un iMac 27 pouces ;-)
    Et pour finir, à un prix accessible pour une TPE !!
    Une solution avec juste l'essentiel, adaptée au monde d'aujourd'hui !
    Pour la compta générale, je laisse la main aux cabinets.
    Merci pour toute suggestion dans les commentaires ci-dessous.
    Bonne journée !

Répondre

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *