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Comment choisir son logiciel de facturation ?

De nombreuses entreprises sont confrontées au dilemme du choix de leur logiciel de facturation. Il en existe une multitude et tous ne se valent pas. Comment choisir son logiciel de facturation ? Compta-Facile vous propose une fiche complète pour guider l’entreprise dans la recherche du logiciel de facturation qui répond le mieux à ses besoins.

choisir son logiciel de facturation

Présentation du logiciel de facturation : En préambule, nous rappelons qu’un logiciel de facturation permet de gérer et d’éditer des factures. Utiliser un logiciel de facturation n’est pas obligatoire mais une telle démarche est porteuse de nombreux avantages pour une entreprise (les inconvénients sont peu nombreux et facilement surmontables). Les fonctionnalités de ce logiciel sont plus ou moins étendues selon la gamme choisie.

Voici celles que l’on observe en pratique :

  • Génération de devis paramétrables et personnalisables ;
  • Gestion des clients (création de fiches « clients », paramétrage, etc.) ;
  • Édition de factures conformes à la législation ;
  • Suivi des règlements c’est-à-dire des encaissement clients ;
  • Visualisation de tableaux de bord.

Avant d’investir dans un logiciel de facturation (location ou achat), il convient d’identifier précisément les besoins de l’entreprise ainsi que son budget et de suivre les conseils suivants.

Critère de choix n°1 : l’organisation comptable de l’entreprise

Le premier point, et sans doute le plus importante, et de savoir si l’entreprise va gérer sa comptabilité elle-même en interne ou si elle va déléguer la tenue de sa comptabilité à un Expert-Comptable.

Lorsqu’elle gère l’intégralité du processus elle-même, il sera préférable d’opter pour un pack « tout-en-un » avec :

  • Un logiciel de devis-facturation et un logiciel de comptabilité pour les petites entreprises (sauf pour celles qui exercent une activité de commerce de détail opteront plutôt pour un logiciel de caisse) ;
  • Un logiciel de gestion commerciale et un logiciel de comptabilité pour les moyennes et grandes entreprises.

A l’inverse (c’est-à-dire lorsqu’elle a recours aux services d’un expert-comptable), un logiciel de facturation suffira. Il conviendra, dans ce cas, de s’assurer que l’expert-comptable y aura un accès et que les modalités d’intégration des factures de ventes dans la comptabilité soient facilitées.

Critère de choix n°2 : l’articulation avec un logiciel de comptabilité

Certains logiciel de facturation proposent un déversement automatique des factures de ventes. Autrement dit, toutes les données collectées dans le logiciel de facturation sont transformées en écritures comptables et injectées dans la comptabilité :

  • de manière automatique (depuis le logiciel de facturation directement dans le logiciel de comptabilité)
  • de façon manuelle (génération d’un fichier depuis le logiciel de facturation et import de ce dernier via le logiciel de comptabilité)

Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de limiter le risque d’erreur lors de la saisie comptable.

Critère de choix n°3 : l’ergonomie du logiciel de facturation

Un logiciel de facturation doit être clair et intuitif pour son utilisateur. La navigation doit être fluide avec une interface simple. La présence de tutoriels est particulièrement appréciée. Autrement dit, la personne qui va utiliser le logiciel de facturation doit se sentir à l’aise avec ce dernier.

Pour s’en assurer, rien de tel que de tester un logiciel avant de l’acheter. De nombreux logiciels sont disponibles en version d’essai pendant une période limitée allant généralement de 7 à 30 jours. Les fonctionnalités de la version d’essai pourront être limitée mais cette phase de test permettra à l’utilisateur de se fonder sa propre opinion sur l’ergonomie du logiciel et son adéquation avec les besoins de l’entreprise.

Critère de choix n°4 : les possibilités de personnalisation

Il est indispensable que le logiciel de facturation propose des fonctionnalités de personnalisation comme, par exemple, l’ajout d’un logo propre à l’entreprise ou le choix de la nature (ou de la taille) de la police ou encore une mise en page aux couleurs de l’entreprise.

Il peut être également intéressant de savoir si le logiciel permet d’enregistrer des modèles de factures différents ; en fonction du destinataire par exemple (particulier ou professionnel notamment), selon les différentes enseignes de l’entreprise, etc.

Critère de choix n°5 : l’implantation des serveurs de l’éditeur

Lorsque l’entreprise opte pour un logiciel de facturation en ligne (en mode SaaS par exemple), elle doit être attentive à deux points.

Tout d’abord, il convient de veiller à ce que les données hébergées par le prestataire soient stockées sur un espace sécurisé. Avoir recours à un éditeur de logiciel connu et reconnu permettra notamment de s’assurer que des moyens suffisants sont mis en œuvre pour sécuriser les données.

Ensuite, il est indispensable de se renseigner sur le lieu d’implantation des serveurs de l’éditeur. Cet élément peut avoir un impact considérable sur les données de l’entreprise. Par exemple, s’ils sont physiquement stockés aux États-Unis, il faut savoir que le Patriot Act autorise l’administration américaine à accéder à toutes les données informatiques, et ce même si l’entreprise est domiciliée en France. Des fuites d’informations confidentielles peuvent donc apparaître.

De manière générale, il est généralement conseillé se méfier des serveurs implantées à l’étranger.

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Conclusion : choisir son logiciel de facturation est une étape décisive ayant un impact sur le fonctionnement d’une entreprise. Outre les aspects techniques, le prix est également un critère décisif dans le choix d’un logiciel. Attention toutefois à ne pas tomber dans la spirale générée par la « recherche du moins cher ». En effet, cette démarche peut conduire à ne retenir comme critère de choix que le prix (la qualité du produit est susceptible de s’en faire ressentir). Mais, quoiqu’il en soit, si un mauvais choix a été effectué, il sera possible de changer de logiciel de facturation ultérieurement.

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A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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