Comptabilisation de la paie et des charges sociales

Nous allons étudier dans cet article la comptabilisation de la paie et des charges sociales.

Dès lors qu’une entreprise emploie un ou plusieurs salariés, des écritures supplémentaires doivent être enregistrées en comptabilité. La plupart du temps, la comptabilisation de la paie et des charges sociales intervient mensuellement.

Nous allons utiliser la méthode suivante :

  • dans un premier temps, l’enregistrement de l’écriture comptable allant du salaire brut au salaire net que nous appellerons « comptabilisation de la paie »,
  • et dans un second temps, l’enregistrement de l’écriture comptable des charges patronales que nous appellerons « comptabilisation des charges sociales ».

comptabilisation de la paie et des charges sociales

1. La comptabilisation de la paie

Il convient donc, dans la comptabilisation de la paie, d’enregistrer l’écriture comptable qui comportera le montant brut des salaires et sa répartition entre les charges salariales, le salaire net à payer, les acomptes versés et d’éventuels autres éléments.

Généralement, on utilise le récapitulatif de paie du mois et tout autre état centralisateur pour procéder à la comptabilisation de la paie.

Voici un schéma de comptabilisation de la paie possible :

  • on débite :
      • le compte 6411 « Salaires et appointements » pour le montant brut des salaires,
      • le compte 6413 « Primes et gratifications » pour le montant brut des primes éventuelles,
      • le compte 6414 « Indemnités et avantages divers » pour le montant brut des charges annexes sur les salaires,

Le montant total porté au débit doit correspondre au montant brut total des rémunérations et des indemnités de la période.

  • et on crédite :
      • le compte 431 « Sécurité Sociale » pour le montant total des charges salariales liées à l’Urssaf et à l’assurance chômage,
      • le compte 437 « Autres organismes sociaux » pour le montant total des autres charges salariales (retraite, prévoyance…),
      • le compte 425 « Personnel avances et acomptes » pour le montant total des acomptes payés aux salariés,
      • le compte 421 « Salaires nets à payer » pour le montant total des salaires nets restant à payer,
      • le compte 427 « Personnel oppositions » si il y a éventuellement eu des saisies sur salaires par exemple.

Voici quelques remarques sur cette écriture :

  1. généralement, il convient de créer un compte 437 par organisme collecteur plutôt que tout regrouper dans un seul compte 437. Par exemple, un compte 4372 « XXX, retraite », un compte 4373 « YYY, mutuelle »…,
  2. il est possible de créer un compte 421 par salarié si cela est nécessaire.

2. La comptabilisation des charges sociales

Nous entendons par comptabilisation des charges sociales l’enregistrement en comptabilité des charges patronales, qui ne sont pas enregistrées avec la première écriture vue dans le point 1.

Le récapitulatif de paie ou l’état des charges sociales de la période sont généralement utilisés pour la comptabilisation des charges sociales.

Voici les schémas de comptabilisation des charges sociales possibles :

Pour les charges patronales Urssaf :

  • on débite le compte 6451 « Cotisations à l’Urssaf » pour le montant brut des cotisations patronales,
  • et on crédite le compte 431 « Sécurité Sociale » en contrepartie.

Pour les charges patronales liées à l’assurance chômage :

  • on débite le compte 6451 « Cotisations à l’Urssaf » ou 6454 « Assedics » pour le montant brut des cotisations patronales,
  • et on crédite le compte 431 « Sécurité Sociale » en contrepartie.

Les cotisations liées à l’assurance chômage étant désormais déclarées sur le bordereau Urssaf et payées à l’Urssaf, il est possible d’utiliser les mêmes comptes que pour les charges patronales Urssaf.

Pour les charges patronales liées aux autres cotisations (retraite, mutuelle…) :

  • on débite les compte 645 concernés pour le montant brut des cotisations patronales,
  • et on crédite les comptes 437 concernés en contrepartie.

3. Comptabilisation des paiements liés à la paie

Il convient également, au niveau de la paie, de comptabiliser tous les paiements qui interviennent : règlements des salaires et des acomptes versés, règlements des charges sociales…

Ces comptabilisations sont relatives simples, voici les schémas de comptabilisation :

Pour le règlement des salaires et des acomptes :

  • on débite le compte 421 « Salaires nets à payer » ou le compte 425 « Personnel avances et acomptes » pour le montant payé,
  • et on crédite le compte 512 « Banque » ou 53 « Caisse » (en cas de paiement en liquide, limité à 1 500 euros) en contrepartie.

Pour le règlement des charges sociales :

  • on débite le compte 43 concerné pour le montant payé à l’organisme,
  • et crédite le compte 512 « Banque » en contrepartie.

A propos de Pierre Facon

Pierre Facon
Pierre FACON - Webmaster de Compta-Facile.   Dirigeant de F.C.I.C, média web sur l'entrepreneuriat et services aux entrepreneurs. Nous proposons également les sites suivants : Le Coin des Entrepreneurs - Le Forum des Entrepreneurs - Trouver le bon Expert-comptable - Le Portail du créateur d'entreprise.

Un commentaire

  1. merci,cette rubrique m’a été instructif

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