Comment conserver des factures électroniques, imprimées et envoyées en papier ?

De nombreux entrepreneurs utilisent des solutions informatiques afin d’établir leurs factures. Puis, ils les éditent en format papier et les envoient à leurs clients. Ces factures de ventes conçues de façon électronique et envoyées sur un support papier obéissent à des règles particulières en matière de conservation. Compta-Facile vous les présente ici en répondant à la question : comment conserver des factures conçues sur informatique, imprimées puis adressées sur un support papier ?

Factures électroniques envoyées sur support papier, de quoi parle-t-on ?

Les développements abordés ci-dessous ne concernent que le cas particulier des professionnels qui établissent leurs factures de ventes à l’aide d’outils informatiques. Il peut s’agir d’un tableur (Excel, Google Sheets) ou d’une solution de gestion (logiciel de facturation par exemple).

Ces professionnels doivent, par ailleurs, transmettre à leurs clients les factures qu’ils ont conçues de façon électronique sur un support papier. La transmission peut avoir lieu en main propre ou par courrier postal par exemple.

Demeurent donc exclus du dispositif présenté ci-dessous :

• Les factures issues de facturiers papier que l’on trouve dans le commerce à remplir à la main,
• Ainsi que les factures de ventes générées et transmises par voie électronique.

La conservation de ces factures suit un régime particulier.

Quelles sont les conditions de conservation des factures conçues par informatique et transmises au moyen d’un support papier ?

La doctrine fiscale autorise deux méthodes pour conserver les factures de vente générées à l’aide d’outils informatique, imprimées puis envoyées au format papier. Les professionnels qui procèdent ainsi peuvent :

1. Conserver un double de la facture qu’ils ont transmise à leur client au format papier,
2. Conserver la facture de vente transmise sur support papier sous forme électronique.

La conservation des factures de ventes conçues électroniquement sur un support papier

Les entreprises qui choisissent la première solution doivent imprimer chaque facture de vente en deux exemplaires originaux. Le premier exemplaire doit être adressé aux clients de l’entreprise. Cette dernière doit assurer la conservation et l’archivage du deuxième exemplaire original. Des entreprises peuvent notamment vous aider dans la gestion électronique de vos documents en vous donnant accès à des logiciels dédiés.

La conservation des factures de ventes conçues électroniquement sous forme informatique

Dans ce cas de figure, il existe deux possibilités :

• Soit l’entreprise imprime les exemplaires papier de ses factures de vente, les numérise et les sécurise en respectant les diligences prévues par le Livre des Procédures Fiscales (LPF) ;
• Soit l’entreprise conserve le fichier informatique au format PDF ou PDF A3 et le sécurise immédiatement, en s’assurant de respecter les règles de l’article A102 B-2 du LPF.

Quelle que soit la méthode retenue, le fichier conservé doit reproduire à l’identique la facture originale, tant au niveau des images que de son contenu. Un exemplaire original de la facture de vente doit être être envoyé au client sur un support papier.

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Conclusion : les factures de vente établies électroniquement puis imprimées et envoyées aux clients peuvent être conservées de différentes façons. L’entreprise émettrice peut conserver un double de la facture au format papier ou alors choisir de conserver un exemplaire au format numérique. Dans ce dernier cas, elle numérisera la facture papier ou conservera la facture au format PDF et assurera la sécurisation du fichier.