Comment numériser des factures papier ?

Les entreprises peuvent conserver sous forme dématérialisée des factures d’achat / de vente initialement émises ou reçues sur support papier. Autrement dit, cela consiste à numériser des factures papier. Pour que cette procédure soit admise sur le plan fiscal, de nombreuses conditions doivent être réunies. Elles sont posées par le Livre des Procédures Fiscales (LPF). Compta-Facile présente les règles encadrant la numérisation des factures papier.

Numériser des factures papier : les conditions à respecter

Les conditions de numérisation des factures papier sont fixées par l’article A 102 B du Livre des Procédures Fiscales. Elles s’appliquent depuis le 30 mars 2017 mais, par mesure de tolérance, elles peuvent également s’appliquer aux factures papier émises ou reçues avant cette date. Ainsi, toutes les factures papier, quelle que soit leur date d’établissement, d’émission ou de réception, peuvent être numérisées.

Principes liés à la numérisation

En principe, les factures d’achat ou de vente établies sur support papier puis numérisées doivent être reproduites à l’identique vers un support informatique.

Les factures numérisées doivent, autrement dit, être les copies conformes en image et en contenu des factures papier. Les couleurs, s’il y en a, doivent aussi être reproduites ; sauf si elles ne sont pas porteuses de sens (c’est notamment le cas des logos, par exemple). En revanche, si les factures contiennent des mentions en couleur comme des annotations manuelles, un tampon encreur, des chiffres ou des montants dont la couleur varie selon le caractère positif ou négatif, elles doivent obligatoirement être numérisées en couleur.

Les dispositifs de traitement sur l’image sont interdits et toute compression de fichiers ne doit générer aucune perte.

Normes de numérisation

Toutes les factures numérisées doivent être stockées sous format « PDF » ou sous format « PDF A/3 ISO 19005-3 » et être assorties de l’une des sécurités électroniques suivantes :

• Cachet serveur fondé sur un certificat conforme (au minimum à une étoile du référentiel général de sécurité),
• Signature électronique fondée sur un certificat conforme (au minimum à une étoile du référentiel général de sécurité),
• Empreinte numérique,
• Tout autre dispositif de sécurité équivalent délivré par un organisme figurant sur la liste de confiance française.

Le fichier correspondant à la facture numérisée doit être horodatée à l’aide de moyens propres à l’entreprise. Pour plus de sécurité et de facilité, certaines entreprises vous proposent leurs services pour de la dématérialisation de vos factures aux normes.

Transmission par PDF de factures papier numérisées

Les factures conçues initialement sur support papier puis numérisées et envoyées initialement par courrier électronique ne sont pas considérées comme des factures électroniques mais comme des factures papier.

Toutefois, une tolérance s’appliquait jusqu’au 1^er janvier 2017 pour les grandes entreprises, 1^er janvier 2018 pour les entreprises de taille moyenne et continue de s’appliquer jusqu’au 1^er janvier 2020 pour les micro-entreprises. Celle-ci assimile de telles factures papier à des factures électroniques, lorsque certaines conditions sont réunies.

Ainsi, au cours de cette période, les factures créées sur papier puis numérisées et envoyées électroniquement sont considérées comme des factures électroniques si :

• Lesdites factures sont conservées et numérisées conformément à l’article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales ;
• Le destinataire traite la facture comme une facture électronique (il devra la conserver uniquement sous format dématérialisé).

Numériser des factures papier : la documentation à rédiger

La procédure d’archivage numérique des factures papier doit faire l’objet d’une documentation écrite. Cette dernière, propre à chaque entreprise, doit décrire les différentes phases de la numérisation et fournir toute explication jugée utile à la bonne compréhension des opérations.

Par ailleurs, l’entreprise concernée doit effectuer des contrôles réguliers afin de s’assurer que la procédure décrite pour gérer les factures ainsi que les règles en vigueur soient bien respectées.

Non-respect des règles de numérisation : les sanctions applicables

L’administration fiscale considère que c’est la facture d’origine, c’est-à-dire la facture émise ou reçue dans son format initial qui représente la pièce comptable permettant de justifier la déduction de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Toutefois, lorsque la facture a été établie sur support papier puis numérisée et qu’elle respecte bien toutes les conditions présentées ci-dessus, la facture numérisée peut être considérée comme valable pour déduire la TVA.

Attention toutefois, les conditions de numérisation ne sont pas remplies, l’entreprise doit présenter la facture sous forme papier. Si elle ne la détient plus, l’administration considère qu’il y a un défaut de facture, susceptible de remettre en cause le droit à déduction.

A lire également sur la facturation :

• Est-il obligatoire de faire une facture ?
• Quelles sont les obligations en matière de facturation ?
• Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
• Comment faire une facture ?
• Quelle numérotation attribuer aux factures ?
• Comment conserver des factures ?
• Comment conserver une facture faite sur informatique puis imprimée sur papier ?

Conclusion : les factures émises ou reçues sous support papier peuvent être détruites après avoir été numérisées sous certaines conditions. Elles doivent être reproduites à l’identique et n’avoir subit aucune altération ni aucune perte de données. Des sécurités électroniques doivent être déployées et l’administration fiscale exige le respect de plusieurs règles pour que les factures numérisées puissent, à elles seules, justifier le droit à déduction de TVA.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.