Facturation : les obligations et règles à respecter

Toutes les entreprises doivent respecter des obligations en matière de facturation. Le processus de facturation prend ici toute son importance. Il est, à juste titre, fortement encadré par la législation, notamment fiscale et commerciale. Compta-Facile vous propose d’étudier toutes les règles applicables à la facturation en répondant aux questions :

• La facturation est-elle obligatoire ?
• Pourquoi respecter les règles de facturation ?
• Quelles sont les mentions obligatoires à insérer sur les factures ?
• Comment numéroter les factures ?
• Quelle forme retenir pour la facturation ?
• Combien de temps conserver ses factures ?

La facturation, est-ce une obligation ?

La facturation est obligatoire. La législation l’impose en cas de :

• Vente de marchandises ou d’exécution de prestations de services entre professionnels ;
• Vente à distance à un particulier (vente par correspondance notamment).

Tous les statuts juridiques sont concernés : sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC, SCA, SCS, EURL, SASU…), entrepreneurs individuels (EI), entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (EIRL) et micro-entrepreneurs (anciennement auto-entrepreneurs).

Lorsque le bénéficiaire d’un service est un particulier, l’établissement d’un document spécial appelé note – dont le contenu est moins important qu’une facture – est obligatoire. Cette disposition concerne les prestations :

• Comportant l’exécution de travaux immobiliers (que ces travaux soient accompagnés d’une vente ou non),
• Ou celles dont le prix toutes taxes comprises est supérieur ou égal à 25 euros.

Enfin, pour les professions libérales, la note d’honoraires tient lieu de facture. Elle doit suivre les mêmes règles que cette dernière (mentions, conservation, utilité…).

Pour une présentation complète : la facture est-elle obligatoire ?

Pourquoi respecter les règles de facturation ?

Il est important de veiller à bien facturer ses clients et à respecter toutes les règles qui encadrent la facturation pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, il faut avoir à l’esprit que la facturation joue un rôle essentiel dans le fonctionnement des entreprises. Une facture :

• Représente un moyen de preuve juridique entre commerçants ;
• Précise les conditions de négociation d’une vente entre l’entreprise et son client ;
• Constitue un justificatif comptable saisi dans les comptes ;
• Est un support permettant de déduire la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ;
• Sert de justificatif en cas de contrôle fiscal.

Enfin, l’obligation de facturer étant prévue par la Loi, le non-respect des dispositions prévues (défaut de facturation ou omission de mentions) peut entraîner l’application de sanctions et notamment une amende pénale de 75 000 euros pouvant être amenée à 50% du montant facturé ou de celui qui aurait dû l’être, un refus du droit à déduction de TVA, ainsi qu’un redressement fiscal de 50 % des sommes.

Pour une présentation complète : les sanctions applicables pour non-respect des règles liées à la facturation.

Quelles sont les mentions à insérer lors de la facturation ?

De nombreuses mentions doivent figurer sur les factures établies par une entreprise. Voici les principales d’entre elles :

• Identification complète de l’entreprise et de son client (dénomination, siège social, numéro d’inscription à un registre, type de registre suivi de la ville d’implantation, numéro d’identification à la TVA),
• Date démission de la facture ;
• Numéro de la facture ;
• Détail de la prestation ou de la vente (désignation, quantité, prix unitaire, majorations et réductions et prix total hors taxes) ;
• Taux de TVA en vigueur, le montant de la taxe et le total TTC ;
• Référence à une éventuelle mesure d’exonération de TVA ;
• Date de livraison du bien ou la date d’exécution de la prestation de services ;
• Conditions de paiement (délai de paiement, taux d’escompte applicable, taux des pénalités de retard en cas de retard de paiement et montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement).

Des mentions spéciales sont prévues pour certaines opérations (auto-liquidation, auto-facturation ou régime des œuvres d’art, objets de collection et biens d’occasion).

Pour une présentation complète : les mentions obligatoires sur les factures.

Comment numéroter ses factures ?

Les factures obéissent à des règles également au niveau de la numérotation. Chaque numéro doit être unique et basé sur une séquence chronologique continue.

Autrement dit, les numéros doivent se suivre et ne comporter aucun trou ni aucun doublon. Les dates d’établissement des factures doivent aussi se suivre chronologiquement, au fur et à mesure de l’émission des documents.

Pour le reste, la formule de numérotation ne subit qu’un faible encadrement. Il est possible d’opter pour une séquence simple (01, 02, 03…) ou d’un préfixe identifiant l’année et le mois suivant d’une séquence (2018-01-01, 2018-01-02, 2018-01-03…). La numérotation peut faire l’objet d’une remise à zéro à chaque début d’année.

Pour une présentation complète : la numérotation des factures.

Quelle forme choisir pour sa facturation ?

Une facture doit être rédigée en langue française et établie en deux exemplaires, en format papier ou en format électronique. La facture électronique doit être acceptée préalablement par l’acheteur. Pour qu’elle soit considérée comme cela, elle doit être émise et reçue sous format électronique.

L’entreprise utilisant un procédé de facturation électronique doit mettre en oeuvre des moyens particuliers pour garantir l’authenticité de ses factures et l’intégrité de leur contenu. Il peut s’agir d’une signature électronique, d’un dispositif de contrôle fiable ou d’un message structuré régi par une norme sécurisée.

Pour plus d’informations : comment numériser des factures papier ?

Combien de temps conserver ses éléments de facturation ?

Le code de commerce précise que le délai de conservation des factures est de 10 ans. La législation fiscale, quant à elle, impose de conserver les factures pendant un délai d’au moins 6 ans. Le point de départ s’apprécie à compter :

• De la date d’établissement de la facture,
• Ou de la date de dernière inscription dans les comptes.

En pratique, le délai de conservation peut donc s’étendre au-delà du délai de 6 ans. Pour les immobilisations, par exemple, il commence à courir à partir de l’année au cours de laquelle les dernières dotations aux amortissements apparaissent dans la comptabilité. Des règles spécifiques s’appliquent pour la conservation des factures réalisées à l’aide d’outils informatiques transmises sur support papier.

A lire également sur la facturation :

• Faire une facture
• Gérer les factures d’une entreprise
• Facturer en micro-entreprise
• Classer des factures

Conclusion : Il existe de nombreuses règles à respecter en matière de facturation. Les obligations encadrant les factures sont étendues et elles concernent toutes les caractéristiques du document : forme, contenu, conservation, archivage…

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.